Duyệt mẫu trong lô nhiều nguồn nhằm giữ một chuẩn chọn cây thống nhất mà không che mất khác biệt giữa các nơi chuẩn bị. Bên mua cần biết mẫu áp dụng cho nhóm nào, những cây nào đã được xem, sai số nào chấp nhận được và khi nào phải tách nhóm, thay cây hoặc dùng phương án dự phòng.
Lô cây gom từ nhiều nguồn chỉ nên dùng chung một mã mẫu khi tất cả nhóm được đánh giá bằng cùng cách đo, đặc điểm hình thái và sai số đã chấp thuận. Cây mẫu xác lập mốc so sánh, không xác nhận trước chất lượng của những cây chưa được nhìn thấy. Mỗi nguồn vẫn cần danh sách cây, ảnh có dấu nhận diện, ngày kiểm và mã lô riêng. Khi một nhóm khác đáng kể về dáng, bầu hoặc kích thước, bên mua phải quyết định tách nhóm, duyệt bổ sung, thay cây hay giữ nguồn đó làm dự phòng; không nên gộp chỉ để đủ tổng số lượng.
| Lớp | Điều cần biết | Quyết định hỗ trợ |
|---|---|---|
| Mẫu đã duyệt | Mã, ảnh, thuộc tính, điểm đo và sai số | Cây thực được so với chuẩn nào |
| Nguồn chuẩn bị | Nơi cây đang được giữ và người cung cấp thông tin | Nhóm nào cần kiểm tại chỗ hoặc kiểm bổ sung |
| Lô cây | Danh sách, dấu nhận diện, ngày kiểm và phân khu dự kiến | Gộp, tách hay thay nhóm nào |
| Cây tại điểm nhận | Cây thực, tình trạng và kết quả so mẫu | Nhận, giữ, xử lý hoặc thay đúng cây |
Bắt đầu bằng một chuẩn có thể áp dụng ở mọi nguồn
Biên bản mẫu phải mô tả đủ để hai người ở hai nơi kiểm theo cùng một cách. Chiều cao, đường kính hoặc kích thước bầu cần điểm đo và đơn vị; hình thái cần các góc ảnh thể hiện rõ phần được chấp thuận. Sai số cho phép nên gắn với từng thuộc tính, không dùng một tỷ lệ chung cho mọi dấu hiệu. Nếu mẫu chỉ được xem tại một nguồn, biên bản nói rõ nó là mốc kỹ thuật cho các nhóm khác, chứ không xác nhận những nhóm đó cùng tình trạng. Mẫu có thể phù hợp với nhiều phân khu, nhưng danh sách áp dụng phải nêu khu và giai đoạn.
Mỗi nguồn gửi danh sách cây dự kiến theo mã lô riêng cùng ảnh nhận diện. Ảnh toàn khu chỉ cho thấy nơi chuẩn bị, không đủ để chứng minh cây cụ thể. Khi kiểm theo nhóm, phương pháp chọn cây cần được bên mua chấp thuận và ghi số lượng đã xem; kết quả không được nói rộng hơn phạm vi đã kiểm. Nếu một cây dùng làm mẫu bổ sung, phải nói nó đại diện cho nhóm nào và khác mẫu ban đầu ở điểm gì. Cách làm này giúp giữ một chuẩn chung mà vẫn nhìn thấy sai khác giữa các nguồn.
Chỉ gộp những nhóm có căn cứ tương đương
- Cùng mã mẫu hoặc có quyết định duyệt bổ sung cho đúng nhóm.
- Cùng cách đo và nằm trong khoảng quy cách của các vị trí dự kiến.
- Hình thái không vượt sai số đã chấp thuận ở những đặc điểm dùng để nhận cây.
- Mỗi cây hoặc nhóm vẫn giữ dấu nhận diện của nguồn và lô ban đầu.
- Lịch gom không làm mất khả năng chăm giữ, kiểm lại và bàn giao riêng từng nhóm.
Gộp về một chuyến không có nghĩa hồ sơ nguồn cũng gộp thành một tên mới. Danh sách xếp xe cần cho biết cây nào đến từ đâu, thuộc lô nào và dự kiến vào phân khu nào. Nếu đổi vị trí trên xe hoặc chuyển cây qua bãi tập kết, người tiếp quản kiểm số lượng và dấu nhận diện. Nhãn bị hỏng phải được thay có ảnh và người xác nhận; không suy cây thuộc lô bên cạnh chỉ vì chúng cùng loài. Đến công trình, biên nhận theo mã giúp tách đúng nhóm nếu phát hiện một sai khác lặp lại.
Nguồn dự phòng không phải cam kết có sẵn cây
Một nguồn dự phòng chỉ có ý nghĩa khi bên mua biết tiêu chí phải đáp ứng và thời điểm cần xác nhận lại. Danh sách tham khảo hoặc ảnh cũ không chứng minh cây vẫn ở đó, còn đúng tình trạng hoặc có thể giao. Khi cần thay, người phụ trách yêu cầu ảnh và phép đo mới của cây cụ thể, đối chiếu mẫu, rồi quyết định phạm vi dùng. Nếu nguồn dự phòng có hình thái khác nhưng vẫn phù hợp một số vị trí, việc phân lại phải được người có quyền duyệt theo từng phân khu. Không dùng cây của khu sau để bù khu trước mà không cập nhật trách nhiệm và lịch.
Sai lệch nên được ghi theo cây hoặc nhóm đã kiểm, không theo nhận xét chung về một nguồn. Ví dụ, nếu một số cây có tán hẹp hơn mẫu, phiếu ghi mã cây, mức khác và vị trí dự kiến; người quyết định có thể chấp thuận ở vị trí phù hợp hoặc yêu cầu thay. Nếu bầu một nhóm dùng cách bọc khác, người có chuyên môn xem ảnh hưởng đến vận chuyển và trồng trước khi kết luận. Một sai lệch lặp lại là lý do mở rộng phạm vi kiểm ở nhóm liên quan, nhưng không tự chứng minh tất cả cây từ nguồn đó đều không đạt.
Phân khu và giai đoạn phải theo cây khi lịch gom thay đổi
Khu đô thị thường nhận cây theo tiến độ từng khu. Nếu một nguồn giao trễ, đội điều phối có thể đề xuất dùng cây từ nguồn khác cho phân khu đang mở. Đề xuất phải chỉ cây, mẫu áp dụng, vị trí cũ, vị trí mới và đầu mối tiếp quản. Cây của giai đoạn sau không mặc nhiên chuyển sang giai đoạn trước vì đang có trên xe. Mỗi lần đổi cần giữ tổng số theo từng khu để tránh một cây xuất hiện trong hai danh sách. Người nhận tại cổng xác nhận chặng giao; đầu mối phân khu xác nhận phần cây thực sự được chuyển tới họ.
Cây thực vẫn phải được kiểm tại điểm nhận
Biên bản duyệt mẫu và ảnh tại nguồn giúp chuẩn bị quyết định, nhưng cây sau vận chuyển vẫn cần đối chiếu khi giao. Người nhận kiểm dấu nhận diện, mã lô, số lượng, phần quy cách có thể đo và tình trạng nhìn thấy. Nếu tán đang buộc hoặc bầu bị che, giới hạn quan sát được ghi cùng mốc xem tiếp. Cây được giữ tạm không được trộn vào nhóm đã chấp thuận. Khi cây thay đến sau, nó có biên nhận và kết quả riêng, đồng thời chỉ rõ vị trí mà nó thay thế để hồ sơ mua và chăm sóc không nhầm.
Bộ hồ sơ đủ dùng gồm biên bản và ảnh mẫu, bảng quy cách, danh sách cây theo từng nguồn và lô, ảnh kiểm có ngày, quyết định gộp hoặc tách, phân bổ cây cho phân khu, biên nhận theo mã và quyết định thay nếu có. SADECX có thể hỗ trợ tập hợp thông tin nguồn cây và điều phối trong phần việc được giao, nhưng không nên tuyên bố toàn bộ lô đạt chỉ từ một cây mẫu hoặc ảnh đại diện. Giá trị của hồ sơ nằm ở chỗ bên mua biết cây nào đã được xem, theo chuẩn nào và ai tiếp quản, ngay cả khi nhiều nguồn cùng xuất hiện trong một chuyến.