Một cây đẹp và đúng quy cách vẫn có thể không đi qua cổng, góc rẽ hoặc đoạn đường nội bộ của khu đô thị. Vì vậy, biên bản duyệt mẫu cần ghi rõ cây đại diện cho điều gì; còn loại xe, thiết bị, cách trung chuyển và điểm kết thúc giao phải được xác nhận bằng số đo của tuyến và kích thước cây sau khi bọc bầu, buộc tán.
Duyệt cây mẫu cho khu đô thị có lối xe vào hẹp phải trả lời hai câu hỏi tách biệt: cây có đúng hình thái, quy cách hay không, và cây đã bọc bầu, buộc tán có thể đi qua tuyến nào. Biên bản mẫu giải quyết câu hỏi thứ nhất. Khảo sát cổng, chiều rộng thông thủy, chiều cao vướng, góc rẽ, tải trọng được phép và nơi có thể đổi phương tiện giải quyết câu hỏi thứ hai. Nếu gộp hai việc thành một chữ ký, bên mua dễ duyệt được cây nhưng đến ngày giao mới phát hiện xe không vào được, hoặc phải bó tán quá mức so với hình thái đã chọn.
Biên bản mẫu phải nói rõ phần được duyệt
| Nội dung | Cần ghi nhận | Không thể suy ra |
|---|---|---|
| Cây mẫu | Mã mẫu, ảnh, điểm đo, hình thái, khoảng chấp nhận và nhóm vị trí áp dụng | Toàn bộ cây trong lô đều đạt |
| Tuyến nội bộ | Kích thước thông thủy, góc rẽ, điểm hạn chế và thời gian được đi qua | Một loại xe chắc chắn phù hợp nếu chưa thử tải và quay đầu |
| Cây khi vận chuyển | Bầu sau bọc, tán sau buộc, chiều dài tổng thể và điểm nâng | Cây sau tháo buộc sẽ giống hoàn toàn ảnh mẫu |
| Điểm chuyển | Nơi dừng, thiết bị, người giao và người nhận từng chặng | Chặng sau đã được bàn giao chỉ vì xe lớn tới cổng |
Mã mẫu nên gắn với nhóm cây và những vị trí thực sự dùng mẫu đó. Ảnh mẫu cần cho thấy thân, tán, bầu và các góc phục vụ việc so sánh; nếu ảnh có chức năng chứng minh kích thước thì phải có thước hoặc mốc đo rõ. Sai số cho phép được ghi theo thuộc tính đã thống nhất, không dùng từ “tương đương” để bao hết mọi khác biệt. Với khu đô thị nhiều phân khu, cùng tên cây có thể cần mẫu khác nhau do kích thước không gian hoặc yêu cầu cảnh quan. Khi ấy phải chỉ ra mẫu nào áp dụng cho phân khu, giai đoạn và nhóm vị trí nào.
Một điểm thường bị bỏ sót là kích thước cây mẫu lúc đứng tự nhiên khác kích thước kiện hàng lúc vận chuyển. Bầu có lớp bọc, tán được buộc, cành được bảo vệ và điểm kê trên xe đều làm thay đổi chiều rộng, chiều cao hoặc chiều dài cần chừa. Đội vận chuyển phải đo cây theo tư thế thực sẽ đi qua tuyến, không lấy đường kính tán trong bảng quy cách thay cho khổ hàng. Việc buộc tán cũng cần giới hạn đã được người phụ trách cây chấp thuận; không thể ép cây lọt cổng bằng cách làm biến dạng phần hình thái vừa được duyệt.
Khảo sát đường đi từ cổng tới đúng nơi nhận
- Đo bề rộng và chiều cao thông thủy tại cổng, mái che, nhánh cây, dây hoặc kết cấu thấp.
- Xem bán kính quay tại góc hẹp, khoảng lùi và nơi xe có thể quay đầu mà không chiếm vùng cấm.
- Xác nhận tải trọng hoặc loại phương tiện được ban quản lý cho phép trên từng đoạn.
- Chọn điểm trung chuyển có đủ chỗ đặt thiết bị và giữ cây tạm mà không cản vận hành của cư dân.
- Ghi điểm kết thúc giao của từng chặng thay vì gọi chung là giao tại công trình.
Sơ đồ tuyến chỉ có ích khi các số đo đi kèm đúng đoạn đường. Chiều rộng ở cổng không đại diện cho góc cua sau nhà bảo vệ; khoảng trống ban ngày có thể bị thu hẹp bởi xe cư dân hoặc rào tạm vào khung giờ giao. Ban quản lý cần xác nhận khu vực được sử dụng, khung giờ, đầu mối mở cổng và giới hạn thiết bị. Đơn vị vận chuyển chọn xe và cách đi dựa trên những điều kiện đã xác nhận. Người duyệt cây mẫu không nên ký thay phần tuyến nếu họ chưa có trách nhiệm và thông tin để đánh giá phương tiện.
Chọn loại xe sau khi đã biết điểm phải đổi chặng
Xe lớn có thể phù hợp cho chặng đường ngoài nhưng không vào được đường nội bộ. Khi phải sang xe nhỏ hoặc dùng thiết bị nâng, phương án cần nêu cây nào chuyển, thao tác ở đâu, cách giữ bầu và tán, ai chịu trách nhiệm trước và sau lần chuyển. Thiết bị được chọn theo tải thực, mặt bằng và điều kiện vận hành do bên có chuyên môn xác nhận; bài toán không thể giải bằng một con số tải ước đoán. Nếu vị trí trung chuyển thay đổi, đường đi từ vị trí mới tới phân khu cũng phải được xem lại trước ngày giao.
Không phải mọi cây cùng mẫu đều có cùng kích thước vận chuyển. Những cây nằm gần biên trên của khoảng chấp nhận có thể cần xe hoặc thao tác khác cây nhỏ hơn. Danh sách giao nên ghi kích thước liên quan đến tuyến cho từng cây hoặc nhóm có cùng điều kiện, rồi phân xe phù hợp. Nếu một cây đúng mẫu nhưng không thể đưa qua đoạn cuối mà không làm hại bầu hay tán, bên mua cần chọn vị trí khác, phương tiện khác hoặc cây khác theo đúng quyền phê duyệt. Việc đổi không làm mất biên bản mẫu cũ; nó phải được ghi cho đúng cây và vị trí bị ảnh hưởng.
Mỗi lần chuyển cây cần một biên nhận riêng
Khi xe ngoài giao tại điểm trung chuyển, biên nhận ghi số cây, dấu nhận diện, tình trạng nhìn thấy, thời điểm và người tiếp quản. Chặng từ điểm chuyển vào phân khu lập xác nhận khác, vì phương tiện, người giữ cây và rủi ro đã đổi. Ảnh nên cho thấy cây và vị trí giao, không chỉ chụp biển số xe. Nếu một cây được giữ lại do chưa có thiết bị hoặc phân khu chưa mở, nơi giữ và cách bảo vệ phải được giao cho đầu mối cụ thể. Biên nhận từng chặng giúp xác định hư hại được thấy ở mốc nào mà không vội gán nguyên nhân khi chưa đủ căn cứ.
Khu đô thị thường triển khai theo nhiều giai đoạn. Cây của giai đoạn sau không nên nhập vào danh sách tiếp quản của phân khu đang nhận chỉ vì cùng chuyến xe. Phiếu giao cần tách khu, giai đoạn, điểm dỡ và người nhận. Nếu ban quản lý trung tâm nhận tại cổng nhưng đội cảnh quan phân khu nhận ở điểm trồng, hai chữ ký nói về hai chặng khác nhau. Cách ghi này cũng giúp bên mua không nghiệm thu nhầm cây mới tới cổng như cây đã vào đúng vị trí, đồng thời cho bên giao biết chính xác trách nhiệm của mình kết thúc ở đâu.
Kiểm lại mẫu sau khi tháo bảo vệ vận chuyển
Cây tới điểm cuối cần được nhận diện theo mã mẫu và kiểm những phần có thể thay đổi trong quá trình đi qua tuyến, chẳng hạn tán sau tháo buộc, bầu sau nâng chuyển hoặc dấu trầy nhìn thấy. Kết quả ở công trình không sao chép từ biên bản duyệt mẫu. Người kiểm đối chiếu cây thực với thuộc tính và sai số đã chốt, ghi phần đạt, phần cần xử lý và người quyết định. Nếu hình thái tạm thời bị ảnh hưởng bởi việc buộc tán, mốc xem lại phải được thỏa thuận theo tình trạng thực tế; không kết luận chắc chắn khi phần cần quan sát chưa bộc lộ.
Bộ hồ sơ gọn cho tình huống này gồm biên bản duyệt cây mẫu, ảnh và mã mẫu, bảng quy cách, số đo tuyến, sơ đồ điểm hẹp, phương án xe và thiết bị, danh sách cây theo phân khu, cùng biên nhận từng chặng. Nó cho phép bên mua thấy cây nào được duyệt, cây nào có thể đi theo phương án đã chọn và cây đã được bàn giao tới đâu. Khi SADECX tham gia cung cấp hoặc điều phối cây, SADECX có thể chuẩn bị thông tin cây và chặng thuộc phạm vi được giao; quyền cho phép sử dụng đường nội bộ, xác nhận tải đường và tiếp quản phân khu vẫn thuộc các đầu mối của dự án.