Mã cây mẫu có tác dụng khi người mua có thể nhìn từ hạng mục đặt mua sang đúng lô giao, cây tại vị trí và kết quả nghiệm thu. Khi mẫu thay đổi, phiên bản cũ vẫn được giữ cho những cây đã áp dụng; phần mới ghi rõ ngày hiệu lực, phân khu và người chấp thuận.
Một mã mẫu chỉ có giá trị thương mại khi đơn hàng, danh sách giao và biên bản nghiệm thu cùng chỉ đúng mẫu đã được duyệt cho cây thực. Nếu mã chỉ nằm trong biên bản kỹ thuật nhưng đơn hàng ghi một tên cây chung, bên nhận có thể không biết lô giao phải theo phiên bản nào. Ngược lại, có mã trên đơn hàng không thay kết quả kiểm cây tại công trình. Cách làm rõ là giữ mã mẫu như một tham chiếu ổn định, ghi nó ở những chứng từ có liên quan và để mỗi tài liệu kết luận đúng phần của mình.
Đơn hàng phải chỉ được nhóm cây và phạm vi áp dụng
Hạng mục đặt mua nên có tên cây, số lượng, quy cách, mã mẫu hoặc biên bản duyệt liên quan, phân khu, giai đoạn và điểm giao. Nếu một hạng mục bao gồm nhiều nhóm hình thái, tách chúng thành phần đủ rõ để người giao không chọn tùy ý. Đơn hàng cũng cần nói phần nào là cung cấp cây, phần nào là vận chuyển hoặc trồng nếu các công việc được đặt cùng lúc. Mã mẫu không quyết định giá, nhưng giúp hai bên hiểu cây nào đang được định giá. Khi báo giá dùng một ký hiệu khác, bảng giải thích ký hiệu phải cho thấy hạng mục tương ứng mà không sửa chứng từ cũ.
| Chứng từ | Thông tin cần đi cùng | Điều chứng từ đó xác nhận |
|---|---|---|
| Đơn hàng | Hạng mục, số lượng, khu, giai đoạn và phiên bản mẫu | Phạm vi bên mua đặt |
| Danh sách giao | Mã cây hoặc nhóm, mã lô, mã mẫu và điểm nhận | Cây nào được đưa tới từng khu |
| Biên nhận | Thời điểm, số lượng, tình trạng thấy được và người tiếp quản | Cây đã được giao ở một chặng |
| Biên bản nghiệm thu | Vị trí, tiêu chí, kết quả, sai lệch và người ký | Phần cây hoặc công việc được chấp nhận |
| Hồ sơ thanh toán | Hạng mục, khối lượng đủ căn cứ và chứng từ kèm theo | Khoản được đề nghị xử lý theo hợp đồng |
Danh sách giao cần giữ mã lô và dấu nhận diện của cây bên cạnh mã mẫu. Hai mã trả lời hai câu hỏi khác nhau: mẫu nào được dùng để so, và cây thực thuộc nhóm giao nào. Nếu nhiều lô cùng theo một mẫu, mỗi lô vẫn có danh sách riêng. Nếu một lô chứa hai nhóm mẫu, từng cây hoặc nhóm phải được phân rõ trước khi dỡ. Ở khu đô thị có nhiều cổng, danh sách còn phải nêu điểm nhận và đầu mối tiếp quản để chữ ký tại cổng không bị hiểu là nghiệm thu ở vị trí trồng.
Biên bản nghiệm thu ghi cây thực, không sao chép kết quả mẫu
Mẫu đã duyệt cho biết tiêu chí hình thái và quy cách đã được chấp thuận. Biên bản nghiệm thu phải ghi cây hoặc nhóm cây thực, vị trí, phép đo hay quan sát đã làm, kết quả và sai lệch. Một cây có cùng mã mẫu vẫn có thể không đạt do kích thước, tình trạng sau vận chuyển hoặc công việc trồng. Ngược lại, một khác biệt nằm trong sai số đã duyệt không nên bị coi là thay mẫu. Người kiểm cần xem đúng phiên bản có hiệu lực cho khu và giai đoạn, tránh dùng ảnh mới cho cây đã được đặt theo phê duyệt cũ.
Bàn giao cây và bàn giao mặt bằng cần được xác nhận riêng. Cây có thể đã tới điểm giữ nhưng chưa vào hố; công việc trồng có thể đã xong trong khi phần hoàn trả lối đi chưa hoàn tất. Mã mẫu hỗ trợ nhận cây, không thay bằng chứng của vận chuyển, trồng hoặc hoàn trả. Khi phạm vi hợp đồng chia cho nhiều đơn vị, mỗi bên ký phần mình biết và thực hiện. Biên bản gộp tất cả thành một câu “đã hoàn thành” sẽ khó xác định phần nào đủ điều kiện thanh toán và phần nào còn phải xử lý.
Phiên bản thay đổi phải có ngày và nơi áp dụng
- Giữ mã và biên bản của phiên bản cũ cho cây đã đặt hoặc đã giao theo quyết định trước.
- Ghi lý do đổi, người chấp thuận và ngày phiên bản mới bắt đầu áp dụng.
- Nêu rõ phân khu, giai đoạn, nhóm cây hoặc vị trí chịu ảnh hưởng.
- Đối chiếu lại cây chưa giao trước khi chuyển sang mẫu mới.
- Không sửa mã mẫu trên biên nhận hoặc nghiệm thu đã ký để mọi giấy tờ trông giống nhau.
Khi mẫu thay giữa dự án, câu hỏi quan trọng không phải mẫu nào mới hơn mà là cây nào được phép dùng phiên bản nào. Một nhóm đã được đặt và chuẩn bị theo mẫu cũ có thể được giữ nếu người có thẩm quyền xác nhận; nhóm chưa đặt có thể chuyển sang mẫu mới. Nếu cây thay thế được đưa vào vị trí của cây cũ, biên bản nêu cây mới, mã mẫu áp dụng và lý do thay. Không để cùng một vị trí mang hai cây trong hồ sơ chỉ vì chứng từ của cây cũ chưa được cập nhật tình trạng.
Đối chiếu theo từng phân khu trước khi đề nghị thanh toán
Ở khu đô thị, một đơn hàng có thể phục vụ nhiều phân khu nhưng mỗi khu mở vào thời điểm khác nhau. Hồ sơ thanh toán nên dựa trên cây và công việc đã có căn cứ ở từng khu, không dùng tổng số cây đã rời nơi chuẩn bị. Nếu khu A đã nghiệm thu còn khu B mới nhận tại cổng, hai phần có tình trạng khác nhau. Người phụ trách thương mại đối chiếu hạng mục và điều khoản; người kỹ thuật xác nhận kết quả chuyên môn; kế toán hoặc chức năng thuế xác định thời điểm và cách lập chứng từ theo quy định áp dụng. Mã mẫu không thay quyền quyết định của các vai trò ấy.
Sai khác cần được giữ cạnh đúng cây và chứng từ
Nếu cây giao không đúng mẫu, biên bản ghi mã cây, lô, khu, tiêu chí khác và quyết định xử lý. Khi thay cây, danh sách giao mới chỉ ra vị trí được bù; khi chấp nhận ngoại lệ, quyết định nêu phạm vi và người duyệt. Khoản giữ lại hoặc điều chỉnh thanh toán, nếu có, phải theo hợp đồng và phần việc liên quan, không suy từ một chú thích kỹ thuật. Một ảnh mẫu không phải hóa đơn; một hóa đơn cũng không chứng minh cây đã được nghiệm thu. Mỗi chứng từ hỗ trợ quyết định riêng và được đọc cùng nhau khi cần.
Trước khi hoàn tất hồ sơ, có thể chọn một vị trí bất kỳ và kiểm xem đơn hàng ghi nhóm cây nào, cây nào đã giao, mã lô nào, mẫu nào áp dụng, ai nhận và kết quả nghiệm thu ra sao. Sau đó chọn một cây từ danh sách giao để xác định nó đang ở phân khu nào và đã được xử lý thương mại đến đâu. Nếu phải dựa vào trí nhớ để trả lời, hồ sơ còn thiếu. Việc kiểm hai chiều này nên thực hiện với một số trường hợp có thay mẫu, thay cây hoặc đổi khu, vì đó là nơi sai sót dễ xuất hiện.
SADECX chỉ xác nhận phần mình trực tiếp cung cấp hoặc thực hiện
Khi tham gia cung cấp cây, SADECX có thể đưa mã mẫu, mã lô, danh sách cây và biên nhận thuộc chặng được giao. Nếu SADECX thực hiện thêm vận chuyển hoặc trồng theo thỏa thuận, kết quả phần việc được ghi riêng theo phạm vi đó. SADECX không thay bên mua phê duyệt mẫu, không thay ban quản lý tiếp nhận phân khu và không tự quyết điều kiện thanh toán hay thuế. Một mã tham chiếu dùng nhất quán giúp các bên trao đổi cùng một cây, nhưng giá trị cuối cùng vẫn nằm ở cây thực, công việc thực và chữ ký đúng trách nhiệm.