Một cây mẫu có thể làm chuẩn định hướng lựa chọn cho cả dự án, nhưng không chứng minh mọi cây giao sau đều đúng. Biên bản duyệt mẫu phải nêu nhóm vị trí, đợt áp dụng, đặc điểm được chấp thuận và cách xử lý khi lô thực khác mẫu.
Một cây đứng đẹp trong buổi xem mẫu có thể khiến các bên nói “cứ theo cây này” cho toàn bộ khu đô thị. Câu đó chưa đủ để nhận cây ở những đợt cách xa nhau, từ những lô và phân khu khác nhau. Biên bản duyệt mẫu phải chỉ cây nào được xem, nhóm quy cách và vị trí nào dùng nó, đặc điểm nào được chấp thuận, sai số cho phép, ai duyệt và ngày hiệu lực. Đợt giao sau dùng mã mẫu để so cây thực, không dùng ảnh chụp vội của cây đợt trước làm chuẩn mới. Việc duyệt xác lập mẫu làm mốc đối chiếu; nó không phải chữ ký nhận trước mọi cây sẽ đi theo ở các đợt sau.
- Chọn cây đại diện của đúng nhóm quy cách và khu áp dụng.
- Chụp các góc cần cho tiêu chí hình thái, gắn mã và ngày.
- Ghi thuộc tính chấp thuận, sai số cho phép và phần chưa được duyệt.
- Xác nhận người có quyền duyệt và phiên bản có hiệu lực.
- Dẫn mã mẫu vào đơn hàng, lô và phiếu kiểm từng đợt.
Định nghĩa mẫu đại diện đã duyệt
Trước khi chọn mẫu, người mua cần có bảng nhóm cây, phân khu và quy cách đang hỏi. Mẫu đại diện cho một nhóm có thuộc tính tương đối đồng nhất; nếu hai khu cần dáng hoặc kích thước khác, có thể phải dùng hai mẫu hoặc ghi ngoại lệ đúng vị trí. Người kỹ thuật xác nhận cách đo và khoảng chấp nhận, còn những đặc điểm hình thái người duyệt chấp thuận cần được thể hiện bằng ảnh. Bầu, thân, tán và cách phân cành được ghi ở mức phục vụ quyết định; phần nào không thấy tại buổi duyệt phải ghi rõ là chưa xác nhận. Không dùng một mẫu đẹp để hợp thức hóa bảng quy cách còn thiếu điểm đo, vì tới lần giao người nhận vẫn không biết điểm đo và giới hạn áp dụng.
Ảnh mẫu cần có mã, ngày, nguồn ảnh, góc chụp và mốc cho biết kích thước nếu ảnh được dùng để đối chiếu. Các góc nên cho thấy thuộc tính thực sự được duyệt; một ảnh nghiêng ánh sáng đẹp không đủ cho độ cân của tán. Biên bản nêu sai số cho phép theo thuộc tính đã được người có thẩm quyền chấp thuận, không ghi “tương đương” rồi để mỗi đợt tự hiểu. Nếu có tiêu chí không thể xác nhận trên cây mẫu tại thời điểm xem, ghi điều kiện xác nhận sau. Mẫu là một mốc kỹ thuật, không phải chứng từ xuất xứ hoặc xác nhận số cây đang có ở một nguồn cụ thể.
Khu đô thị mở theo giai đoạn cần bảng cho biết mẫu nào áp dụng ở khu nào, từ đợt nào tới đợt nào. Mã mẫu trên đơn hàng và yêu cầu giao phải khớp phiên bản biên bản; người nhận tại cổng hoặc điểm tập kết đối chiếu đúng mã trước khi kiểm cây thực. Nếu mẫu thay vì thiết kế hoặc điều kiện khu đổi, quyết định nêu mã cũ–mới, lý do, vị trí và ngày hiệu lực. Cây giao trước mốc ấy vẫn lưu kết quả theo mẫu cũ; không sửa ảnh hoặc biên bản để trông như mẫu mới đã áp dụng từ đầu. Một đợt có thể chứa nhiều nhóm cây nên phiếu giao phải chỉ mẫu theo đúng nhóm, không gắn một mã chung cho cả xe.
Gắn mã mẫu vào từng đợt và lô
Đơn vị cung cấp xác nhận lô dự kiến cho từng đợt và nêu tiêu chí áp dụng cho lô khi cây thực được đối chiếu mẫu. Nếu cây từ nguồn khác được đưa vào sau, mã lô và mẫu áp dụng vẫn phải rõ; cùng tên cây không tự làm mẫu của nguồn trước đại diện cho lô mới. Bên mua có thể yêu cầu xem mẫu bổ sung khi sai khác hình thái vượt phần được duyệt, nhưng quyết định ấy phải ghi phạm vi lô bị tác động. Nguồn dự phòng chỉ là phương án cho tới khi cây cụ thể và khả năng giao được xác nhận; một biên bản mẫu không chứng minh tồn kho. Việc chia hoặc gộp đợt thay đổi lịch, không tự thay đặc điểm hình thái đã chốt.
Đợt đầu tới điểm nhận cần biên nhận cây thực: mã lô, số cây, mã nhóm, mã mẫu áp dụng, vị trí dự kiến và người nhận. Người kiểm xem từng cây hoặc nhóm cây được phép lấy mẫu theo hồ sơ, rồi ghi kết quả quan sát, ảnh và sai lệch. Nếu cây ở điểm tập kết chưa vào hố, biên nhận ở đó chỉ nói về chặng giao và tình trạng thấy được. Kết quả tại hố được lập sau và phải giữ cùng mã cây hoặc lô; không thể điền trước từ biên bản mẫu. Khi đợt sau tới, nó có phiếu riêng ngay cả khi cùng lô chuẩn bị; điều kiện vận chuyển, thời điểm và tình trạng cây đã khác.
| Tài liệu | Điều được xác nhận | Điều chưa được xác nhận |
|---|---|---|
| Biên bản mẫu | Cây đại diện, thuộc tính, sai số và phạm vi áp dụng | Mọi cây của các lô sau đều đạt |
| Danh mục lô | Nguồn, số cây, khu và đợt dự kiến | Tình trạng từng cây tại hố |
| Phiếu nhận từng đợt | Cây thực giao, ảnh, kết quả và sai lệch | Đợt khác hoặc lô thay |
| Quyết định thay mẫu | Mã cũ–mới, khu/đợt hiệu lực, người duyệt | Sửa ngược kết quả đã lập |
Sai lệch được đặt cạnh đúng tiêu chí mẫu: thân, tán, bầu, dáng hoặc số đo theo bảng quy cách. Ghi mã cây, ảnh, mức khác, khu và đợt. Người kiểm mô tả và đề xuất; người được phân quyền quyết định nhận có điều kiện, chỉnh, thay hoặc mở rộng phạm vi kiểm theo hợp đồng. Một cây lệch không tự loại cả lô, nhưng nhiều cây cùng lệch có thể là lý do kiểm thêm. Nếu mẫu bị thay sau khi một phần lô đã nhận, biên bản nêu cây nào theo mẫu cũ, cây nào phải xem lại vì quyết định mới, không dùng câu “áp cho toàn bộ” thiếu ranh giới ngày và vị trí.
Giữ sai lệch theo đúng lần giao
Đợt sau có thể giao bù cây bị thiếu hoặc thay cây đã bị loại ở đợt trước. Cây mới có mã, ảnh, mẫu áp dụng, kết quả kiểm riêng và tham chiếu tới mã vị trí cũ; nó không làm biên bản sai lệch trước đó biến mất. Nếu nhà cung cấp đề xuất gộp hai đợt để giảm chuyến, bảng giao cần giữ danh mục và sai lệch của từng phần dự kiến, vì mặt bằng từng khu có thể do đầu mối khác nhận. Ban quản lý xác nhận khu mở và người tiếp quản, bên giao ký cây tại điểm nhận, người kiểm mẫu xác nhận phần kỹ thuật. Những chữ ký có thể gần nhau về giờ nhưng không thay cho nhau.
Khi cần giải thích vì sao một cây ở hố được chấp thuận, hồ sơ phải đối chiếu được từ mã vị trí tới mã cây, đợt giao, lô, mã mẫu, biên bản duyệt và phiếu kiểm thực tế. Chiều ngược lại, một biên bản mẫu phải cho biết những lô và khu nào đã dùng mẫu đó cùng các ngoại lệ được duyệt. Lô chưa xác định được mẫu áp dụng phải được tách để đối chiếu, không gán theo màu nhãn hay trí nhớ người bốc. Nếu mẫu cũ đã hết hiệu lực cho đợt mới, người phụ trách kỹ thuật xác nhận mẫu thay trước khi nhận cây theo chuẩn mới; hồ sơ ghi người xử lý và hạn bổ sung.
Hoàn tất hồ sơ theo mẫu và cây thực
Bộ hồ sơ cuối gồm ảnh mẫu có mã, biên bản duyệt nêu thuộc tính và sai số cho phép, bảng khu–đợt–lô, biên nhận từng đợt, phiếu kiểm cây thực, quyết định thay mẫu hoặc thay cây và lịch sử sai lệch. Bảng quy cách nền vẫn giữ cách đo chung; biên bản mẫu làm rõ hình thái của nhóm được duyệt, còn phiếu lô cho biết cây thực đã đáp ứng đến đâu. Một đợt có thể hoàn tất trong khi đợt khác còn chờ, miễn kết quả không bị gộp thành nhận toàn bộ khu đô thị. Cách giữ mốc này giúp mẫu có giá trị lâu dài mà không biến nó thành chứng nhận cho cây chưa từng được nhìn thấy.