Khi cây được gom từ nhiều nơi, tổng số và một giá trọn gói chưa cho biết lô nào theo mẫu, đi tới phân khu nào hoặc xử lý ra sao nếu một nguồn hụt. Bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí dự kiến giúp các phương án được so trên cùng cơ sở.
Với khu đô thị có nhiều phân khu và khối lượng cây lớn, bên mua thường phải so phương án lấy cây từ nhiều nơi. Nếu hồ sơ yêu cầu chỉ đưa tên cây, tổng số và một điểm giao, người báo giá có thể tự phân bổ nguồn vào các khu theo cách thuận tiện cho họ. Đến lúc triển khai, cây cùng tên nhưng khác mẫu hoặc lịch sẵn hàng có thể bị đổi qua lại mà bên mua không thấy. Hồ sơ yêu cầu nên xuất phát từ mã khu, vị trí, danh mục và quy cách dự kiến, rồi mới yêu cầu nhà cung cấp gắn lô và nguồn vào. Đây là bước xác định nền so sánh báo giá, chưa phải chứng cứ cây đã được giữ ở vườn hay giao tới dự án.
Đặt danh mục khu trước danh sách nguồn
Mỗi nhóm vị trí cần số lượng, mô tả cây, mẫu hoặc ảnh đối chiếu nếu đã duyệt, khoảng giao dự kiến và điểm nhận. Nếu một phân khu chưa mở, ghi điều kiện mở và người thông báo. Có thể cho phép báo giá một lô phục vụ nhiều khu, nhưng yêu cầu bản phân bổ dự kiến để thấy khu nào phụ thuộc nguồn nào. Khi cây từ một nơi chỉ đáp ứng một phần quy cách, phần đó thành dòng riêng; không đặt tên lô theo cả danh mục rồi để sai khác nằm trong ghi chú. Những chỗ chưa có quy cách cuối được đánh dấu để bước kỹ thuật chốt sau, không để người báo giá tự chọn tiêu chí không báo lại.
Với từng nguồn dự kiến, hỏi mã lô hoặc cách nhận diện lô, nhóm cây, số dự kiến, nơi lấy, thời gian có thể xác nhận và bằng chứng mẫu. Tên nguồn chỉ là dữ liệu truy nguyên trong giao dịch; nó không tự xác nhận xuất xứ thương mại hoặc cây đang sẵn. Nếu hồ sơ mua cần chứng từ xuất xứ, yêu cầu loại chứng từ cho đúng lô theo thỏa thuận, không dùng một nhãn địa danh trên báo giá làm chứng cứ. Nguồn dự phòng chỉ là lựa chọn cho tới khi có lô cụ thể, mẫu và khả năng giao được xác nhận ở thời điểm cần. Giá cho phương án dự phòng nên tách khỏi phần chắc để bên mua không hiểu nhầm đã đặt cả hai.
| Trường | Điều cần khai trong báo giá | Nếu chưa xác định |
|---|---|---|
| Cây | Nhóm quy cách, mẫu đối chiếu, số dự kiến | Nêu cách duyệt mẫu |
| Nguồn và lô | Mã nguồn, mã lô dự kiến, người xác nhận | Không ghi như hàng chắc |
| Đích | Phân khu và vị trí dự kiến | Nêu điều kiện đổi khu |
| Giao | Điểm lấy, điểm nhận, chặng chuyển | Tách chi phí và người giữ cây |
Bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí dự kiến giúp bên mua nhìn được phương án ở mức đủ để tổ chức giao. Mỗi hàng ghi nguồn đề xuất, lô, nhóm quy cách, số cây, khu dự kiến, cửa nhận, lịch và phần việc sau điểm nhận. Nếu nhà cung cấp chưa thể chốt lô trước khi đặt hàng, báo giá phải nêu thời điểm cung cấp mã lô và điều kiện áp dụng khi có thay đổi. Không cần tạo mã giả cho một lô chưa tồn tại; quan trọng là sau khi xác nhận, lô thực phải đối chiếu được với đúng đề xuất và đúng nhóm cây. Bảng này không thay bảng đo quy cách, nhưng cả hai phải dùng chung mã nhóm.
So phương án gộp, tách và dự phòng
Phương án gộp chuyến có thể giảm số lần xe vào khu, nhưng gộp xe không có nghĩa gộp lô. Phiếu xếp và biên nhận vẫn phải phân biệt cây của từng nơi, nhất là khi một lô bị giữ lại để xem mẫu. Phương án tách lô giúp khu đã sẵn nhận phần đạt mà không phải chờ nguồn khác; nó có thể thêm chuyến hoặc điểm nhận. Bên mua nên yêu cầu hai phương án ghi cùng số cây và cùng ranh giới công việc, nêu chi phí, lịch và điều kiện thực hiện. Quyết định gộp hay tách được chốt theo mặt bằng và hợp đồng, không chỉ theo chiếc xe đang còn chỗ.
Nếu một nguồn hụt cây, báo giá cần cho thấy bước đề xuất lô thay: ai thông báo, mẫu nào được đối chiếu, quy cách nào giữ nguyên và tác động tới lịch hoặc giá. Không tự động dùng cây cùng tên từ nguồn khác để lấp dòng thiếu. Bên mua cũng có thể yêu cầu phương án giữ lịch giao cho khu có cây đạt, dời lịch ở khu phụ thuộc lô thiếu hoặc dùng nguồn dự phòng sau duyệt. Mỗi lựa chọn có trạng thái riêng, người có quyền chấp thuận và phiên bản danh mục sau quyết định. Hồ sơ yêu cầu hỏi trước cách xử lý để báo giá có thể so; phiếu thay đổi thực tế chỉ được lập khi sự kiện xảy ra và các bên duyệt theo hồ sơ.
- Giữ một lô cho đúng nhóm vị trí nếu mẫu và lịch cho phép.
- Gộp chuyến từ nhiều lô nhưng không gộp mã truy xuất.
- Tách lô đạt khỏi lô chờ để không dừng cả khu.
- Đề xuất lô thay hoặc nguồn dự phòng với điều kiện xác nhận riêng.
Ranh giới trách nhiệm giao nhận phải đi qua từng chặng. Cây từ nguồn A và B có thể tập kết chung trước khi vào khu đô thị; hỏi rõ ai kiểm lúc rời từng nguồn, ai giữ ở điểm gom, ai chịu chặng xe cuối và ai nhận tại dự án. Nếu hai bên vận chuyển khác nhau, biên nhận tại điểm bàn giao giữa hai đơn vị cần ghi mã lô, số cây và tình trạng quan sát được. Nếu cây được đưa tiếp từ cổng tới hố bởi đội trồng, hồ sơ yêu cầu tách điểm kết thúc giao khỏi vị trí trồng. Giá “giao tới dự án” không đủ rõ để phân trách nhiệm khi một cây thiếu nhãn sau chặng nội bộ.
Hỏi rõ dấu vết của mỗi chặng giao
Khu đô thị có thể mở nhiều cổng theo giai đoạn. Sơ đồ vị trí và điểm nhận của từng khu đi cùng bảng lô để nhà cung cấp không báo một xe giao toàn bộ ở cổng thuận tiện nhất. Ban quản lý xác nhận điều kiện vào khu, giờ xe và nơi tập kết; bên cung cấp tính phương án chặng giao theo dữ liệu ấy; đội trồng hoặc đơn vị vận hành nêu phần tiếp quản. Nếu một chặng phải dời vì khu chưa sẵn, lô có nơi giữ và người theo dõi. Báo giá cần nêu ảnh, nhãn và biên nhận sẽ bàn giao khi thực hiện; một vài ảnh minh họa ở bước chào giá không đủ để chốt nghiệm thu.
Khi so các báo giá, đặt cạnh nhau số lô, mức phụ thuộc từng nguồn, lịch theo khu, điểm bàn giao và cách xử lý phần thiếu. Một giá thấp nhưng để người mua tự nhận mọi cây tại điểm gom khác với giá có xe đến từng cổng; phần chênh phải được giải thích bằng phạm vi. Nếu nhà cung cấp nêu mẫu gần giống nhưng không đúng mẫu đã duyệt, ghi phương án thay để đầu mối kỹ thuật xem riêng. Nếu điều kiện chấp nhận lô chưa rõ, hỏi lại trước khi so giá. Không xếp hạng báo giá bằng một điểm tổng hợp nếu vẫn có phân khu chưa được nguồn nào xác nhận giao.
Bộ yêu cầu báo giá phát hành giữ phiên bản sơ đồ, danh mục và quy cách dự kiến, bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí, các phương án gộp hoặc tách, điểm giao, đầu mối tiếp quản và nội dung cần xác nhận. Khi chọn phương án, bên mua lưu giả định đã chấp thuận để lô thực giao sau này không vượt khỏi phần đã hỏi. Biên nhận thực, ảnh tại vị trí và quyết định đổi lô thuộc giai đoạn triển khai; chúng sẽ kiểm xem đề xuất đã được làm đúng hay không. Một bảng nguồn rõ ngay từ đầu giúp phân biệt phần nhà cung cấp đề xuất với phần hàng đã xác nhận, và giúp từng phân khu nhận cây mà không mất dấu nguồn của nó.