Khi công viên nhận cây từ nhiều nơi, đội trồng cần tránh mất liên hệ giữa cây thực tế với lô bàn giao và vị trí đã dự kiến. Đội hiện trường cần tách khu chờ, kiểm dấu khi nhận, lập phân bổ theo cây thực có mặt và xác nhận lại tại hố. Cây chưa rõ thông tin, cây cần xem lại và cây thay thế phải được ghi và lưu riêng với nhóm đã sẵn sàng. Nhật ký chỉ ghi việc đã xảy ra; quyết định thay thế, nghiệm thu hay chi phí thuộc người có thẩm quyền. SADECX xác nhận đúng phần cây hoặc lần bàn giao do mình thực hiện, không xác nhận thay các nguồn khác.
Khi cây trồng cho công viên được giao từ nhiều nơi, đội hiện trường phải giữ được thông tin nhận diện của từng cây từ lúc tiếp quản đến lúc đặt vào hố. Cây cùng tên gọi hoặc gần nhau về hình thức vẫn có thể thuộc các lần bàn giao khác nhau, dành cho khu khác nhau hoặc đang có sai khác cần xử lý. Nếu tháo dấu ngay tại bãi và chỉ nhớ cây bằng vị trí xếp, lần di chuyển đầu tiên có thể làm mất căn cứ đối chiếu. Vì vậy, việc tổ chức khu chờ và phân cây vào hố phải đi trước nhịp trồng.
Tiếp nhận theo từng lần bàn giao
Mỗi xe được nhận bằng danh mục cây thực dỡ, dấu nhận biết, thời điểm, vị trí và người giao nhận. Nhân sự kiểm trong phạm vi có thể quan sát rồi ghi riêng cây thiếu dấu, sai khác hoặc cần xem thêm. Không đưa những cây này vào nhóm sẵn sàng chỉ để khớp số đặt mua. Nếu cây đã qua điểm tập kết, biên nhận chặng trước được giữ kèm lần bàn giao mới để người tại công viên biết cây được tiếp quản ở đâu.
| Nhóm tại hiện trường | Cách xử lý | Căn cứ để chuyển bước |
|---|---|---|
| Đã nhận diện và đúng phân khu | Kê tại khu chờ dành cho lượt thi công gần nhất | Hố, tuyến và người nhận đã sẵn sàng |
| Chưa rõ dấu hoặc giấy bàn giao | Giữ riêng, bảo vệ cây và yêu cầu làm rõ | Biên nhận hoặc người bàn giao xác nhận cây thuộc lần giao nào |
| Có sai khác cần quyết định | Gắn ghi chú vào đúng cây, không tháo dấu | Người có quyền chấp thuận dùng, thay hoặc trả |
| Cây thay thế | Lập lần nhận mới và nêu cây được thay | Phân bổ mới đã được chấp thuận |
Khu chờ nên được chia bằng biển và sơ đồ đủ rõ cho người thực hiện, nhưng cách chia không được biến thành kết luận về chất lượng. Một nhóm “chờ làm rõ” chỉ nói rằng chưa đủ căn cứ để đưa vào lượt trồng. Người phụ trách vẫn phải chăm và bảo vệ cây theo điều kiện thực tế. Nếu cây được chuyển sang khu khác vì mặt bằng thay đổi, lần chuyển có người giao, người nhận và vị trí mới, thay vì sửa sơ đồ mà không để lại dấu vết.
Lập phân bổ từ cây thực có mặt, không từ danh sách dự kiến
Danh sách thiết kế hoặc đặt mua cho biết nhu cầu, còn bảng phân bổ hiện trường phải dựa trên cây đã tiếp quản. Với mỗi hố, đội ghi cây dự kiến, dấu nhận biết, phân khu và thứ tự thi công. Nếu một cây chưa sẵn sàng, hố đó được giữ hoặc người có thẩm quyền chọn phương án khác. Không tự lấy cây tương tự của nguồn khác để lấp chỗ trống, vì lựa chọn này có thể ảnh hưởng hồ sơ bàn giao, kết quả kiểm và thanh toán.
Dấu nhận biết được đặt ở vị trí không gây hại và còn đọc được qua quá trình vận chuyển nội bộ. Nếu dấu hư hoặc phải tháo vì thao tác, người phụ trách ghi cây, dấu cũ, cách nhận diện thay thế và người chứng kiến trước khi tiếp tục. Ảnh có thể hỗ trợ hình dáng và vị trí, nhưng không nên thay hoàn toàn biên nhận khi nhiều cây giống nhau. Sau trồng, hồ sơ vị trí giữ thông tin đủ để lần lại cây mà không cần để vật đánh dấu không phù hợp trên cây.
- Không trộn cây chưa kiểm với nhóm đã phân hố.
- Không đổi cây giữa hai hố chỉ bằng thỏa thuận miệng trong đội.
- Không lấy ngày xe vào cổng làm ngày cây đã trồng.
- Không sửa số cây ở biên nhận cũ khi có cây trả hoặc cây thay.
- Không yêu cầu người chăm cây ký thay quyết định nghiệm thu.
Tại hố, kiểm lại trước khi thao tác không thể đảo ngược
Người nhận tại hố đối chiếu dấu cây, vị trí và giấy giao việc trước khi dựng cây. Hố cùng tuyến phải sẵn sàng; nếu vị trí thực tế khác sơ đồ hoặc cây không khớp, thao tác dừng tại nơi có thể bảo vệ. Quyết định đổi hố hoặc đổi cây được đầu mối có quyền xác nhận trước khi hoàn thiện. Việc đã đưa cây đến cạnh hố không tạo nghĩa vụ phải trồng bằng mọi giá, nhất là khi căn cứ nhận diện chưa rõ.
Sau khi cây vào hố, đội ghi thời điểm, vị trí thực, cây đã dùng và người tiếp quản phần chăm sóc. Việc xử lý bầu, lấp hố, giữ cây và tưới phải tuân theo hồ sơ đã được dự án chấp thuận cùng điều kiện tại chỗ; hướng dẫn chung không được dùng thay hồ sơ áp dụng cho hạng mục. Ảnh toàn cảnh giúp nhận ra vị trí, còn ảnh gần ghi chi tiết cần xem. Hai loại ảnh chỉ có ý nghĩa khi đi cùng cây và lần thi công cụ thể.
Cây trả và cây thay cần hai lần bàn giao rõ ràng
Khi một cây không được sử dụng, biên bản nêu cây nào, đang ở đâu, ai tiếp quản và quyết định tiếp theo do ai đưa ra. Nếu có cây thay, cây mới được nhận như một lần giao mới, không sửa tên trên dòng cũ để làm như chưa từng có sai khác. Danh sách phân bổ cập nhật hố nào nhận cây thay và cây cũ được đưa về đâu. Cách làm này bảo vệ cả bên mua lẫn bên giao khi đối chiếu sau đó.
Một cây có thể được giao nhưng chưa trồng, đã trồng nhưng chưa được chấp nhận, hoặc được tháo lên theo quyết định sau kiểm. Các mốc này không nên gộp. Nhật ký hiện trường ghi hành động và người bàn giao; biên bản nghiệm thu ghi kết quả do người có quyền xác nhận; hồ sơ thương mại xử lý theo hợp đồng. Việc tách đúng giúp tránh tình huống số lượng trùng nhau trên giấy nhưng không giải thích được cây đang ở đâu.
Giới hạn trách nhiệm phải đi cùng từng lần xác nhận
Nơi giao cây xác nhận nhóm do mình bàn giao trong phạm vi giấy tờ có được. Đơn vị vận chuyển chịu chặng đã nhận và cách giữ cây trên phương tiện. Đội thi công chịu cây sau khi tiếp quản tại công viên cùng việc đưa vào đúng hố. Ban quản lý công viên quyết định khu vực được dùng; bên mua hoặc đại diện được ủy quyền quyết định thay đổi và nghiệm thu. Không bên nào nên ký thay nội dung ngoài điều họ thực hiện hoặc quan sát.
Nếu SADECX cung cấp một phần cây, SADECX xác nhận cây và biên nhận thuộc phần cung cấp đó. Nếu được giao điều phối, SADECX phối hợp danh mục và lần bàn giao trong phạm vi thỏa thuận. SADECX không xác nhận nguồn khác, không tự quyết định đổi hố, không thay đơn vị thi công chọn biện pháp và không thay chủ thể có thẩm quyền nghiệm thu. Việc nói rõ giới hạn này giúp hồ sơ phản ánh đúng vai trò thay vì gom mọi chữ ký vào một đầu mối.
Cuối ca, danh sách hiện trường cần chỉ ra cây đã vào hố, cây còn ở khu chờ, cây cần làm rõ và cây đã chuyển cho bên khác. Mỗi cây giữ được mối liên hệ với lần bàn giao và vị trí thực. Ca sau bắt đầu bằng việc kiểm lại cây đang có, không sao chép nguyên kế hoạch hôm trước. Nhờ đó, nhiều nơi cung cấp vẫn có thể cùng phục vụ một công viên mà đội thi công không đánh mất căn cứ nhận diện khi tiến độ thay đổi.