Khi cây được giao theo nhiều đợt, đội trồng không thể dùng một biên bản chung để khép mọi vị trí. Cần chia mặt bằng thành phần việc có ranh giới, xác định điều kiện bắt đầu và ghi riêng trạng thái đã trồng, đã dọn sạch, còn tồn tại của từng đợt.
Với công viên nhận cây nhiều đợt, hãy chia công tác trồng theo khu vực và thời điểm bàn giao mặt bằng, không theo số chuyến xe. Một xe có thể mang cây cho hai khu, trong khi một khu có thể cần cây của nhiều chuyến. Mỗi đợt trồng phải nêu nhóm vị trí, điều kiện vào việc, lối vận chuyển, cách cô lập khu vực công cộng, người phụ trách và thời điểm trả lại lối đi. Khi phần cây đến trễ, chỉ phần việc bị ảnh hưởng được đổi lịch; những hố đã đủ điều kiện không phải chờ một biên bản tổng.
Chốt khu vực bàn giao trước mỗi đợt
Trước khi nhận một khu, đội trồng cùng ban quản lý kiểm hiện trạng lối đi, hố, hạ tầng dễ bị ảnh hưởng và lịch sử dụng công viên. Nếu khu có sự kiện đã lên lịch, cần biết mốc phải dọn xong hoặc tạm hoãn mở hố. Biên bản bàn giao mặt bằng nên có sơ đồ đánh dấu ranh giới và các điểm chưa được phép chạm tới. Một tấm ảnh toàn khu không thay cho thông tin về vị trí cụ thể, nhất là khi nhiều đội cùng làm gần nhau.
Danh mục của đợt trồng nối mã cây đã nhận với vị trí dự kiến, nhưng đội trồng còn phải kiểm cây thực có mặt, tình trạng bầu có thể quan sát và khả năng đưa tới hố. Cây chưa tới hoặc đang chờ quyết định thay không được ghi là đã trồng. Nếu đổi vị trí trong cùng khu, người chỉ huy cập nhật sơ đồ và xin xác nhận từ đầu mối có quyền trước khi lấp hố. Mã vị trí mới phải đi theo ảnh thi công và biên bản của đợt để lần sau không phải đoán cây nào đã được đặt ở đâu.
Bàn giao mặt bằng cho đội trồng
Trong lúc làm, trách nhiệm an toàn không thể chỉ ghi chung là của nhà thầu. Cần chỉ rõ ai dựng và kiểm rào tạm, ai hướng dẫn người đi bộ qua tuyến thay thế, ai trông thiết bị và ai có quyền dừng khi khu công cộng không còn được cô lập. Ranh giới này nên được nhắc trong buổi giao ca, vì người phụ trách đợt đầu có thể không có mặt ở đợt sau. Nếu lối đi buộc mở lại sớm, phần hố và vật tư còn lại phải được che chắn, đánh dấu và bàn giao tình trạng trước khi đội rời khu.
Ghi tiến độ theo ba việc dễ phân biệt: cây đã đến điểm nhận, cây đã đặt vào vị trí, và khu vực đã được hoàn trả sau thi công. Cây đã vào hố không có nghĩa là khu vực đã được bàn giao lại. Khi đất, vật liệu hoặc rào chắn còn chiếm lối đi, đội thi công vẫn phải quản lý phần mặt bằng đó. Biên bản từng đợt cần mô tả số vị trí hoàn tất, phần tạm dừng, ảnh tại điểm liên quan và người nhận lại khu. Việc cây có đạt tiêu chí nghiệm thu sau trồng hay không được kết luận theo tiêu chí và thời điểm đã thỏa thuận riêng.
- Nhận cây và xác nhận mã vị trí của đợt trồng.
- Ghi vị trí đã đặt cây, phần chờ và người quản lý khu vực.
- Thu dọn rồi xác nhận mặt bằng đã được bàn giao lại trước khi mở đợt sau.
Ghi phần hoàn thành theo vị trí
Khi đợt tiếp theo đến trong lúc đợt trước còn phần chưa xong, không nên nhập hai danh mục thành một số tổng. Danh sách phần dở dang ghi mã vị trí, nguyên nhân, người xử lý và mốc kiểm lại. Nếu thiết bị của đợt mới phải đi qua khu đã bàn giao, ban quản lý xác nhận cách bảo vệ mặt bằng đó. Ngược lại, nếu phải mượn lại lối đi đang mở cho người dân, kế hoạch cần có khung giờ và cách thông báo phù hợp với cách vận hành của công viên. Nhờ vậy, nếu phát sinh hư hại, các bên có thể xác định nó xuất hiện trong đợt nào.
Đối với thay đổi lịch, nên lưu kế hoạch của từng đợt và ghi nguyên nhân làm mốc bàn giao dịch chuyển: cây chưa tới, mặt bằng chưa sẵn sàng, sự kiện hoặc phát sinh tại hố. Không ghi một dòng “chậm tiến độ” cho cả công viên khi chỉ một cụm vị trí đang vướng. Quyết định tăng người, chuyển đội hay đổi thứ tự khu phải xét khả năng cô lập và hoàn trả từng khu. Đẩy nhanh một đợt nhưng để lại lối đi nguy hiểm không phải là hoàn thành trách nhiệm bàn giao.
Đợt sau chỉ bắt đầu khi phần dở dang đã có người tiếp quản
Sau mỗi đợt, đội trồng giao lại sơ đồ vị trí thực, ảnh phần việc, biên bản thu dọn và danh sách phần dở dang cho đầu mối công viên. Bên mua hoặc giám sát xác nhận phạm vi đã làm theo thỏa thuận; đội giao cây xác nhận số cây đã chuyển vào khu, không ký thay kết quả thi công. Nếu SADECX tham gia nguồn hoặc giao cây, dữ liệu lô và chuyến giúp đối chiếu cây đã đưa vào vị trí, nhưng việc phân công an toàn và xác nhận hoàn trả mặt bằng cần do các bên quản lý hiện trường chốt rõ. Nhờ vậy, đợt sau bắt đầu khi mọi người đều biết phần nào đã xong và phần nào vẫn có người theo dõi.