Khi cây được gom từ nhiều nguồn, một thay đổi danh mục có thể tác động tới vài lô nhưng không phải toàn bộ công viên. Quyết định gộp, tách, thay hoặc giữ nguồn dự phòng cần dựa trên mã nguồn, mẫu đã duyệt, lịch từng nơi và tác động vị trí, chi phí, tiến độ.
Một lô cây cho công viên có thể thiếu đúng lúc các nguồn khác đã sẵn sàng. Đội điều phối không nên lấy cây cùng tên ở nguồn khác lấp vào danh mục rồi báo bên mua rằng tổng số vẫn đủ. Trước hết phải xác định lô đang vướng, mẫu đã duyệt, những hố dự kiến nhận cây và khả năng đáp ứng của nguồn thay thế. Bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí giữ nguyên phương án ban đầu; phiếu thay đổi chỉ khoanh phần bị tác động và ngày bắt đầu áp dụng. Nhờ vậy, các lô không đổi vẫn được giao và kiểm theo phiên bản đã chốt.
Khoanh đúng lô và vị trí chịu tác động
Mỗi nguồn có mã, lô, số dự kiến và lịch gom riêng. Khi một nơi báo đổi mẫu, trễ lịch hoặc không đủ cây, người phụ trách ghi bằng chứng hiện có, thời điểm biết và người báo. Thông tin từ điện thoại có thể khởi động rà soát, nhưng quyết định thay lô cần mô tả quy cách, ảnh hoặc mẫu đối chiếu, số cây và vị trí liên quan. Nếu lô đã lên xe, phiếu cần nêu có dừng xe, nhận tạm hay trả lại theo phạm vi được các bên chấp thuận. Đừng viết “thay toàn bộ” khi chỉ một nhóm cây chưa đạt; điều đó làm mất khả năng giữ phần đã sẵn sàng.
Nội dung thay đổi có thể là gộp hai lô lên một chuyến, tách lô lệch ra, thay bằng lô khác hoặc giữ nguồn dự phòng. Gộp chuyến không có nghĩa gộp mã lô: người nhận vẫn cần biết cây từ đâu và vị trí dự kiến. Tách lô cần danh sách cây đạt, cây chờ và người đang phụ trách từng nhóm. Thay lô cần mẫu, lịch, giá hoặc cách điều chỉnh được xác nhận cho giao dịch cụ thể. Nguồn dự phòng chỉ là phương án cho tới khi bên cung cấp xác nhận cây và thời điểm thực giao; không coi danh sách dự phòng là chứng cứ hàng đang có.
So bốn hướng xử lý trước khi duyệt
Bên mua cần thấy tác động theo từng mã vị trí. Nếu cây của lô thiếu ở khu sẽ bàn giao trước một sự kiện, có thể đổi thứ tự giao nhưng phải kiểm khu thay thế đã sẵn mặt bằng và mẫu cây phù hợp. Nếu chuyển cây đã giao sang hố khác, bản vị trí cũ và mới cùng tồn tại trong lịch sử; không xóa nơi dự kiến rồi để biên bản giao trước đó mất tham chiếu. Đội trồng và ban quản lý công viên xác nhận ranh giới khu được mở. Quyết định đổi vị trí hoặc quy cách thuộc người được phân quyền kỹ thuật và thương mại, không do người điều xe chốt vì còn chỗ trống trên xe.
Phiếu thay đổi ghi số lượng, nhóm quy cách, mã nguồn-lô cũ và mới, khu áp dụng, lịch, chi phí và người duyệt. Nếu một phương án tăng chặng chuyển hoặc tạo thời gian chờ, tác động được nêu trước khi bên mua chọn; không đợi hóa đơn rồi giải thích ngược. Bản duyệt có thời điểm hiệu lực để chuyến đã giao trước đó dùng đúng danh mục của nó. Nếu quyết định có điều kiện, ví dụ phải xem mẫu mới trước khi bốc, mốc kiểm và người xác nhận được ghi rõ. Không gửi lệnh xếp hàng chỉ từ một phiếu chưa đủ chữ ký theo quy trình dự án.
| Hướng | Cần xác nhận trước | Dấu vết sau duyệt |
|---|---|---|
| Gộp lô | Mẫu và mã cây vẫn phân biệt được | bảng phân bổ lô theo vị trí |
| Tách lô | Phần đạt và phần chờ xác định riêng | Lịch giao từng phần |
| Thay lô | Mẫu thay và điều kiện thương mại | Mã cũ, mã mới, người duyệt |
| Giữ nguồn dự phòng | Khả năng giao được xác nhận | Mốc gọi nguồn và phạm vi dự phòng |
Sau khi duyệt, bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí được gửi cho điểm lấy cây, đội xe, điểm nhận, đội trồng và người kiểm. Mỗi bên làm theo đúng phiên bản đang có hiệu lực, còn bản cũ vẫn được lưu để đối chiếu các biên nhận đã ký. Nhãn lô trên cây và phiếu xếp xe phải khớp danh mục mới; cây chưa đủ điều kiện không đi nhờ dưới mã của lô đạt. Nếu một nơi đã bốc cây trước khi nhận cập nhật, hồ sơ phải ghi sự việc và quyết định xử lý, không lùi ngày hiệu lực để tạo cảm giác mọi người đã biết từ đầu.
Phát hành bản danh mục có hiệu lực
Biên nhận theo mã tại từng nguồn và điểm giao công viên cho thấy phương án mới đã thực hiện đến đâu. Nếu lô thay chỉ giao được một phần, số cây chưa giao phải được ghi riêng, kèm người phụ trách và mốc xử lý; người nhận không ký đủ theo kế hoạch. Nếu cây từ lô cũ đã trồng rồi mới có quyết định thay, việc tháo và trồng lại phải có biện pháp, người duyệt và lần kiểm riêng. Phiếu thay đổi không tự chứng minh cây mới đã tới hoặc đã đạt nghiệm thu; nó tạo quyền triển khai, còn biên nhận và kiểm tại hố ghi việc thực tế.
Trước khi xác nhận thay đổi đã hoàn tất, kiểm một mã vị trí từ yêu cầu gốc tới quyết định, lô mới, chuyến đã thực hiện, biên nhận và cây đang ở hố.
Phần chưa khớp có người phụ trách và mốc xử lý. Bên mua có thể thấy phương án gộp, tách, thay hoặc giữ dự phòng đã ảnh hưởng đúng nhóm cây nào, thay vì chỉ còn một số tổng sau cùng. Hồ sơ này hỗ trợ đối soát thanh toán về sau nhưng không thay bước kiểm khối lượng và chứng từ; quyết định thay đổi và sự kiện giao cây là hai mốc khác nhau.