Một thay đổi danh mục ở công viên có thể tác động tới biên bản nghiệm thu, pháp nhân lập chứng từ, hạng mục và thời điểm phát hành hóa đơn. Phiếu thay đổi phải giữ yêu cầu gốc, mô tả phần mới, người duyệt và cách ghi nhận phát sinh trước khi đội thực hiện.
Một công viên đã có đơn đặt hàng, cây giao một phần và bảng nghiệm thu đang chạy thì yêu cầu đổi danh mục không thể chỉ sửa tên cây trong tệp mới nhất. Phiếu thay đổi phải chỉ rõ yêu cầu gốc bị tác động, cây hoặc phần việc thay đổi, phần đã thực hiện và người có quyền chấp thuận. Nếu hồ sơ VAT đã hình thành, thay đổi có thể kéo theo dòng chứng từ cần xử lý riêng; thông tin về vị trí, khối lượng, phần việc và thời điểm phải đủ căn cứ trước khi đội triển khai phần mới. Người quản lý thay đổi không tự quyết thuế suất hay cách điều chỉnh hóa đơn, nhưng phải chuyển đúng hồ sơ cho người phụ trách thương mại xem xét.
Trước khi duyệt, xác định trạng thái của từng dòng chịu ảnh hưởng: chưa giao, đã giao, đã trồng, đã kiểm hay đã đưa vào chứng từ. Cùng một yêu cầu thay cây nhưng ở mỗi trạng thái sẽ có cách triển khai khác. Cây chưa giao có thể đổi lô trước chuyến; cây đã trồng cần xem tác động thiết kế, tháo và trồng lại; cây đã nghiệm thu cần giữ biên bản cũ và một lần kiểm sau thay. Nếu đã có dòng hóa đơn, bộ phận thương mại kiểm chứng từ gốc và quy định hiện hành để đề xuất bước xử lý. Không xóa lịch sử hiện trường chỉ để bảng mới trông khớp số.
Xác định mốc hồ sơ đã đi tới đâu
Phiếu mô tả nội dung thay đổi theo mã vị trí, lô, quy cách, phần cung cấp hay trồng và khối lượng tăng giảm. Ghi lý do, ảnh hoặc biên bản hiện trạng, ngày yêu cầu và mốc muốn áp dụng. Nếu thay đổi do bên mua yêu cầu, người có quyền duyệt xác nhận phạm vi kỹ thuật và thương mại theo quy trình dự án. Nếu do hiện trường đề xuất, cần nêu lựa chọn giữ nguyên để bên mua so tác động. Một dòng “đổi theo thực tế” không cho thấy vị trí nào được đổi hay phần đã nghiệm thu có còn giá trị cho cây hiện đang đứng tại hố.
Ranh giới trách nhiệm phải thể hiện rõ. Bên cung cấp xác nhận lô mới và điều kiện giao nếu thay cây; đội trồng nêu phần tháo, đặt lại và mặt bằng; người kiểm nêu tiêu chí và biên bản cần kiểm lại; ban quản lý công viên xác nhận khi nào có thể cô lập khu. Bộ phận thương mại xác định pháp nhân, hạng mục chịu thuế, tham chiếu chứng từ và mốc xuất hóa đơn theo hợp đồng cùng quy định áp dụng. Phiếu không cần viết sẵn một kết luận pháp lý chung cho mọi dự án, nhưng không thể bỏ trống bên phải xử lý chứng từ rồi mới phát hiện sau khi việc đã xong.
| Tình trạng khi yêu cầu đến | Điều phải ghi trên phiếu | Người cần xác nhận |
|---|---|---|
| Chưa giao hoặc trồng | Phạm vi mới và mốc áp dụng | Bên mua, đơn vị thực hiện |
| Đã giao hoặc nghiệm thu một phần | Mã cây, hố và biên bản chịu tác động | Hiện trường và người kiểm |
| Đã lập chứng từ | Tham chiếu chứng từ và cách xử lý đề xuất | Bộ phận thương mại có thẩm quyền |
Nếu thay đổi tạo phát sinh, bảng tác động ghi phần gốc, phần bỏ, phần thêm và cách tính theo báo giá hoặc điều khoản cụ thể. Một cây thay không tự đồng nghĩa có thêm một cây được thanh toán: cần biết cây cũ được trả, đã ghi nhận hay thuộc phạm vi sửa lỗi. Nếu thêm dịch vụ vận chuyển hoặc thi công, nêu việc nào thật sự mới so với gói đã ký. Người duyệt xem chi phí và lịch trước khi phê duyệt; đơn vị thực hiện không nên dùng một hóa đơn dự kiến làm bằng chứng phê duyệt phạm vi.
Chốt thay đổi và giữ tham chiếu tới hồ sơ gốc
Phiếu được phát hành với mã tham chiếu, phiên bản, người duyệt và thời điểm hiệu lực. Bản cũ vẫn đi cùng hồ sơ cho những cây đã giao trước mốc đó. Bản mới tới đội giao, đội trồng, người kiểm và bộ phận hồ sơ để họ ghi biên nhận hoặc biên bản theo đúng phạm vi. Nếu đội thực hiện khác phiếu được duyệt, lập biên bản chênh lệch; không sửa nội dung phiếu sau khi đã có biên bản hiện trường. Trường hợp phải làm việc khẩn để giữ an toàn, sự kiện và quyết định theo quy trình ngoại lệ được ghi ngay, rồi tách phần phê duyệt thương mại theo thỏa thuận.
Sau khi thực hiện, biên bản giao nhận, ảnh tại hố và kết quả kiểm lại dùng mã phiếu để nối cây mới với cây cũ. Bảng nghiệm thu nêu rõ phần nào của biên bản trước vẫn có hiệu lực, phần nào được thay bằng kết quả mới. Nếu có phát sinh chi phí, đơn vị thực hiện cung cấp chứng cứ phạm vi thực làm, để bước đối soát sau này không chỉ dựa vào phiếu duyệt. Người xử lý chứng từ đối chiếu hóa đơn và phát sinh theo cùng tham chiếu, giữ pháp nhân và hạng mục của đúng giao dịch. Phiếu thay đổi là quyết định cho việc sẽ làm, không thay thế hồ sơ xác nhận đã làm.
Khi hoàn tất việc thay đổi, đặt cạnh nhau yêu cầu gốc, bản mô tả trước và sau, người duyệt, ngày hiệu lực, biên bản thực hiện cùng chứng từ liên quan. Phiếu đã ký không có nghĩa phần việc đã xong; cây đã thay cũng chưa thể ghi nhận nếu lần kiểm sau thay chưa đạt. Bộ phận thanh toán căn cứ hồ sơ và điều khoản cụ thể để quyết định khoản nào được ghi nhận, tạm giữ hoặc điều chỉnh. Toàn bộ hồ sơ phải phản ánh đúng lịch sử thi công, không chỉ làm cho số cuối cùng khớp nhau.