Khi cây cho công viên phải gom nhiều nguồn, đơn đặt hàng có thể thống nhất nhưng biên nhận và lịch giao khác nhau. Đối chiếu từng nguồn, lô và vị trí giúp khớp số lượng thực giao, phần trồng, cây thay và chứng từ của đúng bên trước khi thanh toán.
Gom cây từ nhiều nguồn có thể giúp đủ danh mục cho công viên, nhưng hồ sơ thanh toán không thể dừng ở một con số tổng. Một nguồn giao đủ, nguồn khác thiếu vài cây, nguồn thứ ba thay mẫu đã duyệt: ba tình huống cần ba cách ghi và quyết định khác nhau. Người lập bảng bắt đầu từ đơn đặt hàng và danh sách nguồn-lô đã được thống nhất, rồi đối chiếu từng biên bản giao nhận với vị trí thực. Số đề nghị phải đi từ cây đã nhận và phần việc đạt điều kiện hợp đồng; cây dự kiến hoặc lô dự phòng chưa giao không thể lấp chỗ trống trên bảng bằng một dòng cộng.
Lập bảng đối chiếu theo từng nguồn
Mỗi nguồn có mã riêng, mỗi lô có mã và nhóm quy cách; bảng đối chiếu ghi các mã này xuyên suốt tới từng hố. Mỗi mục ghi số dự kiến, số thực nhận, ngày nhận, người ký, tình trạng mẫu, vị trí trồng và lần kiểm liên quan. Nếu hai nguồn cùng gọi cây bằng tên giống nhau, không gộp trước khi đối chiếu quy cách đã được chấp thuận. Bảng không nhằm quyết định chọn nguồn nào tốt hơn; nó làm rõ lô nào thực sự thuộc phần đề nghị thanh toán. Khi mã lô trên phiếu giao không xuất hiện trong bảng vị trí, cần tìm điểm tập kết hoặc phần trả lại trước khi ghi nhận.
Ở điểm nhận, biên bản giao nhận của từng nguồn ghi số cây và tình trạng quan sát được. Nếu một xe chở cây của hai lô, phiếu tổng của xe vẫn phải tách được số của mỗi lô. Người nhận không ký “đủ tổng” rồi để bộ phận hồ sơ tự chia theo kế hoạch. Ảnh nhãn hoặc danh sách xếp xe giúp đối chiếu, nhưng chính số thực nhận có chữ ký và mã lô mới là mốc giao. Nếu hàng thiếu, ghi riêng số còn thiếu và người theo dõi lần bổ sung; không cộng vào kỳ hiện tại chỉ vì nhà cung cấp báo sẽ giao sau.
- Lô khớp: giữ biên nhận và vị trí thực để đưa vào đối soát.
- Lô thiếu: giữ số thiếu và ngày bổ sung dự kiến ngoài số đã nhận.
- Lô thay: nối mã cũ, mã mới và quyết định phê duyệt.
Giữ riêng lô thiếu, lệch hoặc thay
Khi một lô lệch mẫu hoặc hư ở điểm nhận, giữ phần sai lệch riêng: số cây, đặc điểm lệch, ảnh, người xác nhận và quyết định giữ, trả hay thay. Nếu thay bằng lô khác, dòng mã cũ không bị xóa. Lô mới chỉ được ghi vào phần thực nhận khi có biên bản giao thực tế; nếu cây cũ đã từng được tính, phải đối chiếu cách xử lý theo hợp đồng để tránh tính hai lần. Người lập hồ sơ không tự phê duyệt thay lô từ một hóa đơn gửi sau. Quyết định thay đổi danh mục đã được duyệt là căn cứ, còn bảng đối soát kiểm việc thực hiện có đúng quyết định ấy hay không.
Ở công viên, cây thực trồng có thể đổi vị trí so với kế hoạch theo quyết định được chấp thuận. Bảng đối chiếu được cập nhật với mã hố thực tế, ngày trồng và kết quả kiểm, đồng thời giữ vị trí dự kiến để tham chiếu. Một cây đã giao nhưng chưa trồng nằm ở phần giao nhận, không được nhập sang khối lượng trồng. Một cây đã trồng nhưng còn phải chỉnh theo biên bản kiểm được ghi riêng. Nếu hợp đồng thanh toán theo mốc cung cấp, thi công hoặc kết hợp, áp đúng điều kiện của từng khoản. Không tạo một mốc chung chỉ vì các lô được gom vào cùng khu công viên.
Chứng từ của các nguồn có thể do những pháp nhân khác nhau lập. Người phụ trách thương mại đối chiếu bên bán, hạng mục và tham chiếu đơn đặt hàng hoặc phụ lục với số thực nhận của đúng nguồn. Hóa đơn không chứng minh cây đã trồng hay đạt nghiệm thu; biên bản hiện trường không tự quyết thời điểm phát hành hoặc cách điều chỉnh hóa đơn. Nếu có chi phí phát sinh do đổi lô, giữ yêu cầu, phê duyệt và chứng cứ thực hiện riêng. Không lấy phần lô còn thiếu của một bên để bù bằng số dư chứng từ của bên khác khi phạm vi và pháp nhân chưa được điều chỉnh hợp lệ.
Chốt dòng chứng từ theo thực giao
Trước khi chốt kỳ, chọn từng mã lô và rà hai chiều: từ đơn đặt hàng đến biên nhận, vị trí và dòng đề nghị; rồi từ hóa đơn hoặc bảng thanh toán quay về mã lô thực nhận. Những cây chưa truy được nguồn, chưa có người nhận hoặc chưa khớp mẫu được giữ ở danh sách cần làm rõ. Phần đã đủ chứng cứ có thể được xem xét riêng nếu điều khoản cho phép, không phải chờ toàn bộ nguồn cùng khép. Người duyệt ghi rõ phần chấp nhận, phần loại hoặc chờ và lý do, để kỳ sau không lặp lại quyết định cũ bằng một bảng tổng mới.
Hồ sơ cuối gồm đơn đặt hàng, bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí, biên bản giao nhận theo mã, quyết định thay lô, ảnh và biên bản kiểm theo hố, bảng phát sinh cùng hóa đơn tương ứng. Bên giao xác nhận đúng lô mình giao; đội trồng xác nhận vị trí và phần việc của mình; người kiểm xác nhận kết quả; bộ phận thương mại xử lý chứng từ theo hợp đồng và quy định áp dụng. Khi một cây cần xem lại sau thanh toán, mã lô vẫn dẫn về đúng hồ sơ giao và khoản được ghi nhận. Đó là cách giữ phần đã khớp khỏi bị lẫn với lô còn thiếu hoặc lô thay.