Một khoản trung chuyển cây chỉ nên được quyết sau khi nối nó với chặng, thiết bị và điểm nhận thực tế. Ở công viên có lối vào hạn chế, người đối soát so phạm vi đã ký với tuyến đã đi, biên nhận và điều kiện vận hành trước khi chấp nhận, loại hoặc yêu cầu làm rõ từng dòng.
Một cổng hẹp không tự biến mọi lượt dỡ cây thành chi phí phát sinh. Có dự án đã tính chặng chuyển từ xe lớn sang xe nhỏ trong giá giao; có dự án chỉ tính tới điểm dỡ ngoài cổng và đặt chặng nội bộ thành phần việc riêng. Người đối soát bắt đầu bằng phạm vi đã ký, sơ đồ tuyến và điểm kết thúc giao, rồi đặt từng dòng chi phí được đề nghị lên tuyến thực tế. Quyết định cho mỗi dòng là chấp nhận, loại hoặc yêu cầu làm rõ dựa trên chứng cứ; việc thiết kế lại tuyến hoặc chọn xe thuộc bước điều phối và thay đổi phạm vi đã được duyệt trước đó.
Trên bản tuyến, đánh dấu điểm xe đến, nơi dỡ, điểm đổi thiết bị, nơi tập kết tạm và vị trí nhận cuối. Ghi điều kiện lối vào và số đo đã được xác nhận trong phương án để giải thích vì sao một chặng tồn tại. Không cần đo lại cổng để duyệt hóa đơn nếu hồ sơ đã có bản được các bên dùng; nếu tuyến thực đi khác, yêu cầu bản cập nhật và người xác nhận thay đổi. Người lập bảng cũng cần nhận diện phần nào là vận chuyển ngoài công viên, phần nào là nâng hạ tại điểm dỡ và phần nào là chuyển trong công viên. Ba hoạt động có thể cùng giờ nhưng không nhất thiết là cùng một dòng chi phí.
Lấy phương án đã duyệt làm căn cứ đối chiếu
Mỗi chặng đề nghị thanh toán cần mã cây hoặc lô, xe hay thiết bị đã dùng, giờ bắt đầu và kết thúc, điểm giao nhận, số lượng thực chuyển và chữ ký hai đầu. Nếu một lượt chỉ đưa được một phần lô, biên nhận phải nói rõ phần nào; không lấy tổng cây ở điểm cuối để suy ra số lượt hay thiết bị đã chạy. Ảnh có mã vị trí hoặc mốc tuyến giúp kiểm nơi thao tác, song ảnh một thiết bị đứng tại công viên không chứng minh nó đã làm mọi chặng ghi trên bảng. Người duyệt đối chiếu biên nhận và nhật ký thiết bị với phạm vi hợp đồng. Khoản nào chưa có đủ chứng cứ phải được tách khỏi kỳ hiện tại, kèm tài liệu cần bổ sung và người phụ trách.
Khoản phát sinh cần nối với lý do và quyết định được duyệt trước hoặc theo quy trình ngoại lệ đã thống nhất. Ví dụ, điểm dỡ đã chốt bị chặn bởi lịch sự kiện khiến phải chuyển cây qua một điểm khác: hồ sơ cần lịch được ban quản lý xác nhận, tuyến thay, chặng thực đi và người chấp thuận chi phí. Người đối soát không tự phê duyệt việc đổi tuyến từ một hóa đơn gửi sau khi việc đã xong. Nếu không có quyết định hoặc biên nhận tương ứng, ghi chính xác phần thiếu để đơn vị thực hiện bổ sung; không gộp một khoản chưa rõ với các khoản đã đủ chứng cứ.
| Dòng đề nghị | Dấu vết cần khớp | Kết quả đối soát |
|---|---|---|
| Có trong phạm vi ban đầu | Phương án và biên nhận thực hiện | Kiểm trùng trước khi chấp nhận |
| Phát sinh được duyệt | Lý do, người duyệt, chặng và thiết bị | Chấp nhận theo phạm vi thực làm |
| Thiếu mốc hoặc trùng chặng | Biên nhận, thời gian, điểm kết thúc | Yêu cầu làm rõ hoặc loại phần trùng |
Riêng công viên đang mở, cách cô lập khu vực công cộng và lịch sự kiện ảnh hưởng giờ và thiết bị được phép hoạt động. Biên nhận của ban quản lý cần chỉ ra vùng được giữ, khung giờ, người trực và mốc trả lối đi. Nếu khoản đề nghị là một ca chờ vì khu chưa mở, đối chiếu nhật ký vào-ra và thông báo thay đổi lịch với điều khoản chi phí chờ. Không lấy việc rào có mặt làm bằng chứng thiết bị đã chạy; cũng không loại ngay một ca đã được điều động nếu hợp đồng có cơ chế xử lý chờ được xác nhận. Căn cứ cuối là thỏa thuận và dấu vết thực tế của ca đó.
Xác minh chặng và thiết bị thực dùng
Khi hai dòng cùng ghi một thiết bị và một khoảng giờ, kiểm xem chúng là hai thao tác khác nhau hay đang tính hai lần cùng chặng. Biên nhận điểm giao có thể làm sáng tỏ: cây đi từ điểm A sang B hay từ B sang C, ai nhận và lúc nào. Nếu đơn vị vận chuyển đã giao tới B theo giá trọn gói, đề nghị trung chuyển từ A tới B cần được kiểm trùng. Nếu đội khác đưa từ B tới C, giữ mã tiếp nối để không nhầm đó là chuyến mới của cùng một đơn vị. Bảng đối soát nên có cột chặng, thiết bị, giờ, số cây và phạm vi hợp đồng, không chỉ tên khoản.
Kết quả cuối cho từng dòng nêu số lượng thực hiện được chấp nhận, phần loại hoặc chờ, lý do và người duyệt. Nếu có hư hại cây hoặc mặt bằng, ghi trong biên bản sự cố riêng; việc xử lý trách nhiệm không nên tự động cộng vào chi phí trung chuyển. Người kiểm cây kết luận tình trạng cây ở vị trí, còn người đối soát chi phí kết luận dịch vụ nào đã thực hiện và thuộc phạm vi nào. Cùng một bộ ảnh có thể hỗ trợ cả hai nhưng không làm hai quyết định thành một.
Hồ sơ chuyển cho bộ phận thương mại gồm phạm vi gốc, quyết định thay đổi đã duyệt, sơ đồ tuyến, biên nhận theo chặng, xác nhận thiết bị, xác nhận của công viên về khung giờ và khu vực sử dụng, bảng đối soát từng khoản cùng chứng từ liên quan. Mỗi khoản được chấp nhận có thể lần lại một chặng thực tế; mỗi khoản chờ nêu tài liệu còn thiếu. Trước khi phát hành hoặc điều chỉnh hóa đơn, người có trách nhiệm kiểm pháp nhân, hạng mục và quy định tại thời điểm thực hiện. Chứng cứ hiện trường làm rõ dịch vụ, còn xử lý chứng từ đi theo hợp đồng và quy định áp dụng.