Khi hồ sơ VAT và nghiệm thu phải đầy đủ, người đối soát cần kiểm cùng một phạm vi trên đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, kết quả tại vị trí, phát sinh và hóa đơn. Kết luận cuối là dòng nào đủ điều kiện ghi nhận, dòng nào chờ và dòng nào cần điều chỉnh theo hợp đồng.
Một tập hồ sơ thanh toán có đủ đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và hóa đơn vẫn có thể lệch nếu mỗi tài liệu nói về một nhóm cây khác nhau. Người đối soát không bắt đầu từ tổng tiền rồi tìm số cây cho vừa; họ chọn từng dòng đề nghị và lần về lô đã giao, vị trí thực trồng, kết quả kiểm và điều khoản ghi nhận. Một mã tham chiếu dùng xuyên suốt giúp các tài liệu đối chiếu được với nhau. Nếu một dòng không dẫn tới cây hoặc phần việc cụ thể, phải tách ra để làm rõ trước khi đưa vào giá trị đề nghị. Kết quả cần nói dòng nào đủ, dòng nào phải giữ, dòng nào cần điều chỉnh.
Lần từ dòng đề nghị về cây thực
Đơn đặt hàng cho biết phạm vi được yêu cầu: nhóm cây, quy cách, số lượng, nơi giao và phần thi công hoặc dịch vụ khác nếu có. Bảng đối soát giữ nguyên phiên bản ban đầu, rồi nối phụ lục hoặc quyết định phát sinh đã được phê duyệt. Không sửa số đặt mua để trông khớp với số thực giao. Khi một vị trí đổi cây hoặc quy cách, cần hồ sơ cho thấy ai yêu cầu, ai duyệt và ngày có hiệu lực. Người làm thanh toán kiểm phần thực hiện có nằm trong phạm vi được duyệt; việc có nên thay đổi danh mục là quyết định quản lý thay đổi trước đó.
Biên bản giao nhận phải có số cây thực nhận theo mã lô, thời điểm, điểm giao và người ký. Nếu một xe đưa cây của nhiều lô, tách từng lô để đối chiếu với đơn và sơ đồ vị trí. Cây đến điểm tập kết chưa tự thành cây đã trồng; cây đã trồng cũng chưa tự đủ điều kiện nghiệm thu. Bảng hiện trường giữ các trạng thái ấy ở cột riêng. Một phiếu giao có chữ ký không cho phép lấp dòng nghiệm thu còn thiếu, và ảnh cây ở hố không thể thay chứng cứ bên nào đã giao lô đó. Khoảng đứt giữa hai mốc cần người bổ sung hồ sơ.
Kết quả nghiệm thu tại từng mã vị trí nêu tiêu chí, ngày kiểm, người kiểm, phần đạt và sai lệch chưa xử lý. Nếu cây được nhận có điều kiện, bảng khối lượng phải thể hiện đúng phần có thể ghi nhận theo hợp đồng và phần phải xử lý tiếp. Nếu cây bị thay, giữ mã cũ, mã mới, biên nhận thay và lần kiểm lại. Không dùng kết quả mới để xóa lần kiểm không đạt trước đó; chuỗi này giải thích vì sao số cây từng giao có thể lớn hơn số cây đang đứng tại hố. Phần trồng đã hoàn tất nhưng lịch công viên chưa cho kiểm phải được ghi riêng, không tự đánh dấu đạt để kịp kỳ.
Rà phạm vi của chứng từ thương mại
Ở lớp chứng từ thương mại, người có trách nhiệm đối chiếu pháp nhân, hạng mục, phạm vi chịu thuế, mốc xuất hóa đơn và quy định đang áp dụng. Người kiểm cây không chốt thuế suất hay tính hợp lệ của hóa đơn từ hiện trường. Nếu một phát sinh đã được duyệt nhưng chưa thực hiện, nó chưa có biên bản thực làm để nhập vào khối lượng. Nếu việc đã thực hiện nhưng chưa có quyết định theo quy trình, giữ dòng chờ thay vì ghép vào hạng mục cũ. Hóa đơn, nghiệm thu và phát sinh cần cùng mã tham chiếu để lần sau tìm được lý do điều chỉnh mà không đoán từ ngày trên chứng từ.
| Tài liệu | Mã phải khớp | Nếu chưa khớp |
|---|---|---|
| Đơn đặt hàng | Hạng mục và phạm vi được đặt | Tìm phê duyệt thay đổi |
| Biên bản giao nhận | Lô, số thực nhận, người ký | Giữ phần giao thiếu hoặc sai |
| Nghiệm thu | Mã vị trí và kết quả kiểm | Giữ phần chưa đủ điều kiện |
| Hóa đơn và phát sinh | Pháp nhân, hạng mục, tham chiếu | Chuyển xử lý chứng từ đúng thẩm quyền |
Một dòng đề nghị có thể bị trùng dưới hai tên: “giao cây đến công viên” và “vận chuyển cây đến công viên”, hoặc “trồng hoàn tất” và “làm lại hố”. Người đối soát đọc phạm vi gốc, điểm kết thúc giao và biên nhận thực hiện để biết đó là hai việc khác nhau hay một việc ghi hai lần. Nếu hợp đồng tách cung cấp, vận chuyển, trồng và trung chuyển, giữ bằng chứng tương ứng từng dịch vụ. Nếu gộp, không tạo thêm dòng chỉ vì có ảnh của một thao tác trong giá trọn gói. Quyết định chấp nhận hay loại có lý do trên từng dòng, không đánh giá bằng cảm giác tổng tiền cao hay thấp.
Khi phát hiện chênh số lượng, kiểm từ hai chiều. Từ đơn đặt hàng đi tới lô thực giao, mã hố và dòng hóa đơn; từ hóa đơn quay về biên bản và vị trí. Phần giao thiếu có thể chờ bổ sung, phần cây thay có thể cần điều chỉnh chứng từ, phần chưa kiểm cần mốc kiểm lại. Mỗi trường hợp có người giữ việc và ngày xem lại. Không áp một cách xử lý chung cho mọi chênh lệch. Nếu dữ liệu của một khu đã đủ, bên mua xem có thể chốt riêng khu ấy theo hợp đồng hay phải chờ mốc kết hợp đã ký.
Khóa kỳ và liệt kê các dòng chưa thể chốt
Bản chốt kỳ nêu số dòng được đề nghị, số dòng chờ, số dòng loại hoặc điều chỉnh cùng mã hồ sơ gốc. Bên giao xác nhận phần cây đã giao, đội trồng phần việc đã làm, người kiểm kết quả ở hố, ban quản lý công viên phần mặt bằng thuộc vai trò của họ. Bộ phận thương mại kiểm chứng từ và bên mua duyệt ghi nhận theo thẩm quyền. Nếu cần điều chỉnh hóa đơn, bước đó dựa trên kết quả đối soát đã được xác nhận và quy định ở thời điểm xử lý. Một chữ ký chung cho toàn tập hồ sơ không thay các xác nhận riêng cần có.
Cuối cùng, lưu phiên bản bảng đã khóa cùng đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, quyết định phát sinh và hóa đơn được tham chiếu. Khoản chưa thể chốt được chuyển sang kỳ sau bằng mã cũ và ghi rõ nguyên nhân; không tạo một dòng mới trùng khối lượng. Khi cây thực tế, vị trí và chứng từ cùng mang tham chiếu nhất quán, người quản lý có thể giải thích phần được thanh toán, phần đang bổ sung và phần điều chỉnh ngay cả khi nhân sự hiện trường đã đổi ca. Hồ sơ đầy đủ là hồ sơ có thể đối chiếu với sự kiện thực, không chỉ là hồ sơ có nhiều tệp.