Giao cây cho công viên theo nhiều đợt làm đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và nghiệm thu nằm ở các thời điểm khác nhau. Trước khi đề nghị thanh toán, cần nối từng dòng khối lượng với đợt, vị trí, chứng cứ hoàn tất và sai lệch còn mở.
Công viên nhận cây thành nhiều đợt thường có một đơn đặt hàng chung nhưng nhiều ngày xe đến, nhiều khu được mở và nhiều biên bản khác nhau. Nếu chỉ nhìn tổng số cây đã giao cuối kỳ, người lập hồ sơ dễ đưa cây còn ở điểm tập kết vào khối lượng trồng, hoặc tính lại cây đã được nhận ở kỳ trước. Nên bắt đầu bằng mã đợt và mã vị trí: đợt nào giao cây nào, khu nào đã nhận, khu nào còn chờ. Phần đề nghị thanh toán chỉ được lấy từ trạng thái và điều kiện ghi nhận trong hợp đồng, không từ lịch dự kiến của các đợt chưa xảy ra.
Khóa danh mục của đợt đang đối soát
Cho mỗi đợt, đối chiếu đơn đặt hàng với danh mục thực giao theo loài hoặc nhóm quy cách đã duyệt, số lượng, mã lô và điểm giao. Biên bản giao nhận cần có người giao, người nhận, thời điểm, phần thiếu hoặc thay và ảnh khi cần. Nếu đợt bị tách thành hai chuyến, giữ hai sự kiện nhận riêng rồi nối chúng về cùng mã đợt; đừng gộp bằng trí nhớ. Nếu một cây thuộc đợt trước nhưng chỉ chuyển nội bộ vào hố ở đợt sau, bảng phải giữ ngày giao ban đầu và ngày trồng thực tế khác nhau. Chính hai ngày này giải thích vì sao hai loại khối lượng không đi cùng một kỳ.
Trên bảng vị trí, đặt ba cột: đã giao, đã trồng, đã đủ điều kiện kiểm nhận. Mỗi cột dẫn đến chứng cứ của mình. Phiếu giao cho biết cây đến điểm đã thỏa thuận; nhật ký và ảnh tại hố cho biết phần trồng thực làm; biên bản kiểm nhận cho biết kết quả theo tiêu chí. Nếu hợp đồng thanh toán riêng phần cung cấp và phần trồng, bảng hỗ trợ tách dòng. Nếu dùng một mốc kết hợp, vẫn giữ ba cột để thấy lý do phần nào chưa được đề nghị. Người lập hồ sơ không tự đặt quy tắc thanh toán mới từ cách trình bày bảng.
Đợt sau đến trước khi tồn tại của đợt trước được sửa là tình huống cần chú ý. Danh sách tồn tại có mã vị trí, sai lệch, người xử lý và ngày kiểm lại; nó đi cùng biên bản của đợt phát sinh. Cây được chỉnh ở kỳ này nhưng đã giao ở kỳ trước không thành cây giao mới. Nếu có cây thay, giữ dòng mã cũ và mã mới, quyết định thay và biên nhận cây mới. Một bảng chỉ còn số cây hiện đứng trong công viên sẽ làm mất dấu phần đã từng giao, đã loại và đã thay, khiến đối soát đơn đặt hàng với hóa đơn trở nên khó giải thích.
Giữ phần giao, trồng và kiểm riêng
Khi chia phạm vi thanh toán theo đợt, bên mua và đơn vị thực hiện cần biết có được ghi nhận một phần hay phải chờ toàn bộ theo điều khoản đã ký. Nếu được tách, mỗi dòng đề nghị gắn mã đợt, vị trí, biên bản và kết quả hiện tại. Nếu phải chờ, ghi phần đã làm nhưng chưa đủ điều kiện cùng lý do chờ. Không đánh dấu “đã thanh toán” cho một cây chỉ vì đợt của nó được đóng về mặt giao nhận. Ngược lại, đừng xóa khối lượng thực làm khỏi bảng vì kỳ này chưa đủ chứng từ; nó cần được chuyển sang kỳ sau bằng cùng mã tham chiếu.
Phát sinh do thay lịch, đổi danh mục hoặc giao bổ sung chỉ đưa vào hồ sơ khi có quyết định được duyệt và chứng cứ về phần việc đã thực hiện. Người lập hồ sơ dùng phiếu thay đổi để xác định phạm vi đã được phê duyệt, rồi đối chiếu với phần thực làm; họ không có thẩm quyền tự kết luận thay đổi ấy có hợp lý hay không. Nếu đợt ba giao thêm cây cho khu đợt một, ghi dòng mới nối hai mã liên quan, kèm người duyệt phạm vi. Phần hóa đơn và chứng từ thương mại cần đối chiếu với đúng pháp nhân, hạng mục và mốc theo quy định đang áp dụng; biên bản hiện trường không tự xác định thời điểm xuất hóa đơn.
| Dòng khối lượng | Chứng cứ đối chiếu | Cách đưa vào kỳ hiện tại |
|---|---|---|
| Đã giao | Biên bản giao nhận và mã lô | Theo mốc giao được hợp đồng quy định |
| Đã trồng | Mã vị trí, nhật ký và ảnh | Theo phần việc trồng đã xác nhận |
| Đã nghiệm thu | Biên bản kiểm và tồn tại | Theo điều kiện ghi nhận đã thỏa thuận |
Trước khi khóa kỳ, chọn một mã vị trí bất kỳ và lần ngược: đơn đặt hàng, đợt giao, biên bản nhận, lần trồng, lần kiểm, sai lệch và dòng đề nghị. Nếu đứt ở một mốc, rà toàn bộ nhóm cùng kiểu đứt thay vì sửa riêng một dòng để vừa bảng. Cây chưa có ảnh hoặc biên bản phù hợp được đưa vào danh sách cần làm rõ với người chịu trách nhiệm. Bên giao ký phần giao, đội trồng ký phần công việc, người kiểm ký kết quả, bên mua quyết định phần được ghi nhận theo hợp đồng. Chữ ký của một bên không thay câu trả lời thuộc vai trò bên khác.
Chốt phạm vi đề nghị thanh toán
Bộ hồ sơ cuối giữ bảng đợt-vị trí, biên bản và sai lệch riêng cho từng đợt, quyết định phát sinh đã duyệt, bảng khối lượng đề nghị và chứng từ thương mại tương ứng. Lần đối soát sau bắt đầu từ danh sách còn mở của kỳ trước, không dựng lại từ số tổng mới. Nếu lịch sử đã sạch, một đợt có thể được khép mà các đợt sau vẫn chưa bắt đầu; nếu còn sai lệch, phần đó có người và mốc xử lý cụ thể. Cách làm này cho phép bên mua kiểm đúng phần thực giao, thực trồng và đủ điều kiện thanh toán mà không nhập lẫn các lần giao.