Thi công ngoài giờ tạo một khoảng cách giữa lúc đội trồng rời công viên và lúc người kiểm có đủ điều kiện nhìn rõ cây, hố và mặt bằng. Biên bản theo vị trí cần ghi phần đã quan sát, phần chờ kiểm lại và người được quyền xác nhận ở từng thời điểm.
Khi công viên chỉ cho trồng cây ngoài giờ, người kiểm không nên chờ tới cuối ca mới hỏi đội đã làm những hố nào. Trước lúc mở việc, ban quản lý, đội trồng và người kiểm chốt nhóm vị trí sẽ được xử lý, khung giờ có thể vào, thời điểm phải hoàn trả lối đi và người trực đủ thẩm quyền. Danh mục kiểm phải dựa trên cây thực giao và hố thực mở trong ca, không dựa trên toàn bộ khối lượng dự kiến. Nếu xe đến muộn hoặc một khu đang có hoạt động ngoài kế hoạch, phạm vi kiểm đổi theo việc thực làm; phần không làm được ghi sang ca sau bằng mã vị trí.
Chuẩn bị lần kiểm trong ca
Nhật ký vào-ra ghi người, xe, thiết bị và giờ qua cổng. Nó giúp xác định ai đã ở hiện trường khi một vị trí được đặt cây, nhưng không thay biên bản kiểm cây. Người trực công viên cần biết vùng rào, tuyến đi bộ tạm và giờ đội bắt đầu thu dọn để khu có thể mở lại. Người kiểm cũng cần biết nơi cấp sáng và liệu ánh sáng có đủ để nhìn bầu, gốc và mép hố theo tiêu chí đã thỏa thuận hay không. Nếu chỉ nhìn được toàn cây mà không thấy chi tiết cần kiểm, ghi giới hạn quan sát ngay tại hố.
Ở mỗi vị trí, đối chiếu mã cây, mã hố, danh mục thực giao và tiêu chí nhận đã chốt. Chụp ảnh toàn cảnh có mốc vị trí, rồi thêm ảnh chi tiết đúng phần đang kiểm. Đèn di động có thể tạo bóng sâu hoặc làm ảnh cháy sáng; nên kiểm bằng mắt tại chỗ và ghi điều kiện ánh sáng cùng thời điểm. Kết quả trong ca có thể là đã quan sát đạt một số mục, cần chỉnh một mục cụ thể, hoặc chưa thể kết luận. Tránh dùng một dấu “đạt” chung khi phần bầu hoặc thao tác dưới mặt đất đã bị che mà không có ảnh ở điểm dừng trước khi lấp.
Tiếng ồn, thời hạn làm việc và quyền dừng ảnh hưởng trực tiếp đến buổi kiểm. Nếu thiết bị phải ngừng sớm theo điều kiện vận hành của công viên, không kéo dài kiểm bằng cách để hố mở hoặc vật tư chắn đường. Người có quyền dừng ghi mốc dừng và lý do quan sát được; đội trồng ghi vị trí đang làm dở và biện pháp giữ an toàn; người trực xác nhận phạm vi khu tiếp tục cô lập. Một biên bản cuối ca cần phân biệt hố đã trồng và kiểm được, hố đã trồng nhưng chờ xem lại, và hố chưa hoàn thành. Sự phân biệt đó giúp ca sau không lặp hoặc bỏ sót việc.
- Đã thấy rõ: ghi mã hố, chi tiết và điều kiện sáng.
- Chưa thấy rõ: hẹn lần quan sát phù hợp và người kiểm.
- Đã dừng việc: ghi mốc dừng, rào còn giữ và người nhận khu.
Bàn giao phần chưa thể kết luận
Trước giờ công viên mở lại, đi tuyến kiểm rào, vật liệu thừa, hố chưa khép và lối khách sẽ dùng. Ban quản lý xác nhận khu nào nhận lại được, khu nào còn giữ rào. Xác nhận trả mặt bằng không phải là kết luận cây đã đạt mọi tiêu chí; hai việc có người ký và thời điểm riêng. Nếu người kiểm chuyên môn không có mặt ở cuối ca, tên người nhận hồ sơ và lịch xem lại cần ghi rõ. Không ký thay họ bằng chữ ký của bảo vệ chỉ vì cần đóng sổ ca.
Lần kiểm ban ngày nên bắt đầu từ danh sách các mục đã đánh dấu chưa thể quan sát, không kiểm lại tùy hứng toàn bộ công viên rồi tạo biên bản mâu thuẫn. Tại từng mã hố, đối chiếu ảnh đêm với cây hiện tại, xác minh phần chi tiết còn mở và ghi thay đổi phát sinh giữa hai thời điểm nếu có. Nếu cây bị tác động sau ca, cần mô tả tình trạng mới và giới hạn khả năng kết luận về trạng thái lúc đội trồng rời đi. Người kiểm ra kết quả theo tiêu chí hợp đồng và chứng cứ sẵn có, không lấy việc công viên đã mở cửa làm bằng chứng chất lượng cây.
Kiểm lại ở đúng vị trí
Sai lệch phát hiện sau ca được ghi vào cùng mã vị trí với ảnh, mô tả và người được giao xử lý. Nếu cần chỉnh, nêu việc cụ thể và điều kiện kiểm lại; nếu cần thay cây, giữ liên kết giữa mã cũ và cây thay. Biên bản của ca đêm không bị xóa khi có kết quả ban ngày. Nó là dấu vết cho biết lúc nào cây được trồng, lúc nào chỉ kiểm được một phần và ai giữ khu trong khoảng chờ. Bên giao cây xác nhận phần giao của mình; đội trồng xác nhận thao tác; người kiểm kết luận ở vị trí; công viên xác nhận nhận lại khu theo vai trò của mình.
Hồ sơ cuối cho mỗi ca gồm danh mục thực giao, nhật ký vào-ra, ảnh có mã vị trí, biên bản quan sát trong điều kiện thực tế, danh sách cần kiểm lại và kết quả kiểm bổ sung. Từng tệp dùng cùng mã hố và giờ ghi nhận để ảnh được đối chiếu đúng với ca thực hiện. Khi đã đủ bằng chứng, bên mua hoặc người được giao duyệt phần đạt, phần cần chỉnh và ngoại lệ theo thỏa thuận. Nếu vẫn thiếu ánh sáng, người kiểm hoặc điều kiện tiếp cận, kết luận nên để mở với lý do cụ thể; hoàn thành giấy tờ đúng giờ không có giá trị bằng một kết quả có thể truy lại.