Một danh mục giao đủ số lượng chưa chứng minh mỗi cây ở công viên khớp mẫu được duyệt. Khi các nguồn được gom, người kiểm cần nối mã nguồn, mã lô, cây thực giao và hố thực trồng để khoanh đúng phần sai lệch mà không làm lẫn kết quả của phần còn lại.
Khi công viên nhận cây từ nhiều nguồn, người kiểm rất dễ thấy đủ tổng số rồi bỏ qua câu hỏi cây nào đã đến hố nào. Trước buổi nghiệm thu, cần một bảng đối chiếu nguồn, lô, mã cây hoặc nhóm cây với vị trí thực trồng. Danh mục này bắt đầu từ số thực giao và được cập nhật bằng ghi nhận của đội trồng; không lấy lịch gom hàng làm bằng chứng cây đã ở hố. Nếu một lô đổi mẫu hoặc đổi nguồn trước ngày giao, giữ cả mã dự kiến và mã thực tế cùng người đã đồng ý. Nhờ vậy buổi kiểm có thể khoanh đúng phần cần đối chiếu.
Truy mã lô từ vị trí thực
Ở mỗi vị trí, người kiểm đọc mã hố, mã cây, lô và quy cách đã được phê duyệt. Ảnh toàn cây và ảnh chi tiết phần liên quan giúp người xem lại hiểu kết luận. Nếu nhãn hỏng, không tự gán nguồn theo trí nhớ; cần dùng biên nhận, danh sách chuyển nội bộ và ảnh trước đó để xác định. Nếu vẫn không đủ dấu vết, ghi cây chưa thể truy lô và yêu cầu bổ sung. Việc cây trông giống một cây khác không phải bằng chứng chúng thuộc cùng nguồn, nhất là khi nhiều lô cùng nhóm kích thước được trồng gần nhau.
Tiêu chí nghiệm thu cây lấy từ hồ sơ mua và mẫu được duyệt của dự án. Người kiểm nêu cụ thể điểm khớp hoặc lệch, tình trạng bầu và chi tiết quan sát được tại chỗ; không dùng nhận xét mơ hồ như “không đẹp” nếu hồ sơ có tiêu chí rõ hơn. Với phần thi công bị che sau khi lấp, tham chiếu ảnh và điểm dừng kiểm trước đó. Bên giao xác nhận cây đã bàn giao; đội trồng xác nhận cây nào được đưa tới vị trí; người kiểm chịu trách nhiệm cho kết luận theo tiêu chí. Các chữ ký này trả lời những câu hỏi khác nhau và cần xuất hiện đúng mốc.
Khoanh sai lệch theo cây và lô
Nếu một lô có vài cây không đạt, khoanh các mã cây hoặc vị trí liên quan trước khi quyết định giữ cả lô. Bảng ghi số đã kiểm, số đạt, số cần chỉnh, số chưa kiểm và lý do. Người có thẩm quyền cân nhắc tách phần đạt, giữ phần lệch, thay lô hoặc sử dụng nguồn dự phòng theo thỏa thuận. Không tự chuyển một cây từ nguồn khác vào hố để làm đẹp tổng số vì khi đó bảng truy nguyên và mẫu duyệt không còn khớp. Phương án thay phải được chốt trước khi nhãn và cây cũ rời hiện trường.
Ảnh sai lệch nên nối với mã lô và mã vị trí, không lưu một thư mục “cây lỗi” thiếu bối cảnh. Ghi khi nào phát hiện, tại điểm nhận hay tại hố, và liệu dấu hiệu đó đã có trong ảnh giao hay chưa. Nếu thiếu bằng chứng ở giữa, biên bản nói rõ không thể xác định chắc chặng phát sinh. Không quy trách nhiệm cho một nguồn chỉ từ việc mã của nguồn đó đứng gần một cây hư. Quyết định nhận có điều kiện, chỉnh hoặc thay thuộc người được phân quyền; người kiểm đề xuất trên phần đã quan sát và giữ nguyên kết quả gốc để lần sau đối chiếu.
| Kết quả đối chiếu | Cách ghi | Bước tiếp |
|---|---|---|
| Khớp lô và mẫu | Ảnh, mã hố, kết quả kiểm | Nhận hoặc giữ theo tiêu chí |
| Lệch mẫu | Mã cây và chi tiết sai lệch | Xin quyết định thay hoặc chấp thuận |
| Chưa truy được lô | Khoảng trống biên nhận | Tìm chứng cứ trước khi kết luận |
Khi cây thay đến, lập dòng nối mã cây cũ, mã mới, lô mới, hố thực trồng và lý do thay. Người kiểm không cộng cây thay thành một vị trí mới; cùng một hố có thể có nhiều lần kiểm nhưng chỉ một trạng thái hiện tại. Nếu nguồn dự phòng có quy cách khác mẫu ban đầu, cần chấp thuận thay đổi trước khi kết luận đạt. Bản cập nhật phải cho thấy ngày quyết định và người duyệt, tránh việc lần nghiệm thu sau chỉ còn một cây mới mà không ai biết cây trước đã bị loại vì sao.
Giữ dấu vết khi thay cây
Việc nhận cây và nhận khu công cộng cũng cần tách. Một số vị trí có cây đạt nhưng đội trồng còn vật liệu, rào hoặc thiết bị trên tuyến; công viên chỉ nhận lại phần khu đã dọn và đủ điều kiện sử dụng. Ngược lại, lối đi có thể được mở trong khi một cây vẫn chờ quyết định thay theo biện pháp giữ an toàn đã thống nhất. Ban quản lý công viên xác nhận phạm vi mặt bằng, còn bên mua hoặc giám sát xác nhận kết quả cây theo vai trò của họ. Bảng lô-vị trí giúp hai kết quả này không bị nhập thành một dấu “xong”.
Hồ sơ cuối gồm danh mục thực giao theo nguồn, bảng đối chiếu nguồn, lô và vị trí, ảnh tại hố, sai lệch có mã và quyết định của người duyệt. Mỗi thay đổi giữ dấu của lần trước, không sửa đè. Mỗi bên cung cấp chỉ xác nhận mã lô thuộc phần mình giao; xuất xứ thương mại và khả năng cung ứng tại một thời điểm phải dựa trên chứng từ của đúng lô, đúng giao dịch. Khi một cây cần xem lại sau bàn giao, người nhận có thể tìm đúng nguồn và chuỗi kiểm mà không phải mở lại tranh luận về toàn bộ danh mục công viên.