Khi cây phải qua nhiều chặng trên tuyến vào hẹp đã được duyệt, việc kiểm nhận cần nối tình trạng cây ở điểm giao, điểm trung chuyển và hố trồng. Ảnh cùng biên nhận theo mã giúp khoanh sai lệch ở mốc quan sát được trước khi kết luận tại vị trí.
Trên tuyến vào hẹp đã được duyệt, cây có thể đổi phương tiện hoặc qua một điểm nhận trung gian trước khi tới hố. Biên bản chỉ ghi “đã giao tại công viên” không cho biết bầu và thân ở trạng thái nào tại từng mốc nếu phát hiện sai lệch lúc nghiệm thu. Trước buổi kiểm, người phụ trách tập hợp sơ đồ tuyến đã chốt, điểm kết thúc giao, danh mục cây thực chuyển và mã vị trí trồng. Công việc của người kiểm là đối chiếu chứng cứ theo các mốc ấy và tiêu chí nhận cây, để kết luận rõ cây nào đạt, cây nào cần xử lý và phần nào chưa đủ cơ sở kết luận.
Sơ đồ tuyến và số đo chỗ hẹp là tài liệu đầu vào đã được bộ phận điều phối xác nhận, không phải hạng mục người nghiệm thu đo hay chọn lại phương tiện. Người kiểm dùng phiên bản có hiệu lực để nhận diện thứ tự các chặng và nơi mỗi bên đã ký nhận. Nếu thực tế cây đi qua điểm chuyển khác sơ đồ, ghi chênh lệch tuyến cùng giờ, mã cây và người xác nhận rồi yêu cầu đầu mối có thẩm quyền bổ sung hồ sơ. Sự khác biệt ấy không tự làm cây đạt hay không đạt; nó cho biết còn thiếu mốc bàn giao nào để giải thích tình trạng cây tại hố.
Đọc chuỗi biên nhận ở từng mốc
Tại điểm dỡ đầu tiên, người giao và người nhận kiểm mã cây hoặc mã lô, số lượng và tình trạng nhìn thấy của bầu, thân, tán. Ghi giờ, ảnh và điểm đặt. Nếu trách nhiệm giao kết thúc tại đó, biên nhận nói rõ phần vận chuyển nội bộ thuộc bên nào. Nếu cùng đơn vị tiếp tục chặng sau, vẫn nên có mốc chuyển thiết bị để khi xảy ra sai lệch có thể so ảnh trước và sau. Bản ghi không cần dài nhưng phải đủ xác định một cây cụ thể; ảnh chung của cả xe khó làm bằng chứng cho một bầu bị rạn ở hố xa cổng.
Ở điểm trung chuyển, nhãn cây và biên nhận cần được đối chiếu trước khi người nhận ký. Người nhận chặng sau ghi tình trạng tại thời điểm quan sát, kể cả phần mặt khuất chưa xem được. Nếu thấy bầu rã, dây giữ lỏng hoặc thân bị cọ xát, lập ảnh và ghi sai lệch ngay ở mã cây đó. Không đợi cây đã lấp hố mới viết “có hư hại”, vì khi ấy khó biết dấu hiệu đã có ở mốc giao nào. Những cây không có ghi nhận sai lệch vẫn giữ dòng kiểm riêng; kết luận của một cây không được suy ra cho cả chuyến.
Kết luận tại đúng mã hố
Tại hố, người kiểm nối mã cây với mã vị trí thực tế và đối chiếu quy cách đã được chấp thuận. Ảnh tại chỗ nên gồm toàn cây, bầu trước khi lấp nếu tiêu chí yêu cầu, và chi tiết nào dẫn tới kết luận sai lệch. Việc trồng đúng vị trí và tình trạng cây đạt tiêu chí là hai câu hỏi liên quan nhưng khác nhau: cây có thể tới đúng hố mà bầu đã hư, hoặc cây còn tốt nhưng bị đặt sai hố. Biên bản kết luận từng vấn đề theo tiêu chí hợp đồng, nêu người kiểm, giờ và việc cần xử lý; không dùng biên nhận chặng thay kết quả kiểm cây.
Khi có sai lệch tại hố, đối chiếu ảnh và biên nhận theo thứ tự thời gian. Dấu hư đã hiện ở điểm dỡ phải được ghi vào biên bản kiểm; dấu chỉ thấy ở lần nhận sau cần chỉ rõ mốc đầu tiên quan sát được. Thiếu ảnh ở một chặng thì ghi giới hạn chứng cứ, không kết luận chắc bên nào gây ra. Người kiểm mô tả cây có đáp ứng tiêu chí tại vị trí hay không; người được giao quyền theo hợp đồng quyết định nhận có điều kiện, yêu cầu chỉnh hoặc thay. Biên bản cần tách kết quả cây với việc xác định trách nhiệm phát sinh ở chặng chuyển.
| Mốc quan sát | Bằng chứng | Kết luận được giới hạn ở |
|---|---|---|
| Điểm dỡ | Mã cây, ảnh và biên nhận | Tình trạng lúc giao tại điểm dỡ |
| Điểm trung chuyển | Ảnh và chữ ký người nhận chặng | Tình trạng nhìn thấy khi đổi chặng |
| Hố trồng | Ảnh, mã vị trí và tiêu chí | Kết quả kiểm cây tại vị trí |
Nếu một điểm trung chuyển hoặc lối công cộng chưa cho tiếp cận cây, người kiểm đánh dấu vị trí chưa kiểm, lý do và đầu mối hẹn thời gian trở lại. Không ghi cây không đạt khi thực tế chưa quan sát được. Ban quản lý công viên xác nhận điều kiện mở khu; đội trồng giữ trạng thái cây và rào theo phần việc đã nhận trong lúc chờ. Khi tiếp cận lại, ảnh mới cần nối đúng mã cây và biên bản lần trước. Cách ghi này giữ rõ ranh giới giữa việc chưa thể kiểm và kết quả không đạt sau khi đã kiểm.
Bộ hồ sơ cuối dẫn chiếu sơ đồ tuyến và số đo đã duyệt, rồi kèm biên nhận tại từng điểm đổi chặng, danh mục cây thực tới hố, ảnh tại chỗ, biên bản sai lệch và người duyệt xử lý. Mã cây phải nhất quán từ mốc giao tới vị trí; nếu nhãn hỏng, người nhận ghi cách đối chiếu trước khi thay nhãn. Bên giao xác nhận đoạn đã giao, đội chuyển nội bộ xác nhận chặng mình nhận, đội trồng xác nhận vị trí thực và người kiểm kết luận theo tiêu chí. Cây còn thiếu căn cứ phải được ghi trong danh sách theo dõi riêng, kèm người phụ trách; không gộp vào số đã đạt.