Khi cây đến công viên theo nhiều đợt, kiểm nhận theo tổng số cuối dự án dễ bỏ qua cây sai vị trí hoặc sai lệch từ đợt trước. Danh mục theo mã vị trí, ảnh tại chỗ và kết quả từng lần kiểm giúp bên mua nhận phần đạt yêu cầu mà vẫn theo dõi được phần cần sửa hoặc chưa thể kiểm.
Công viên nhận cây theo nhiều đợt thường mở từng khu cho thi công và sử dụng trở lại theo lịch riêng. Vì vậy, biên bản kiểm nhận nên bắt đầu bằng phạm vi của một đợt: cây nào đã thực giao, vị trí nào đã sẵn để kiểm và tiêu chí nào áp dụng. Không lấy danh mục đặt mua làm danh mục kiểm thực tế, cũng không cộng phần cây dự kiến ở đợt sau vào kết quả hiện tại. Một mã vị trí rõ ràng giúp người kiểm tìm lại cây tại chỗ, ảnh liên quan và lần kiểm trước nếu có chỉnh sửa.
Chốt phạm vi kiểm của mỗi đợt
Trước buổi kiểm, bên giao hoặc đội trồng chuyển danh sách thực giao có mã cây hoặc lô, số lượng và thời điểm. Người quản lý mặt bằng xác nhận khu nào đang được cô lập và khu nào công viên cần dùng cho sự kiện; buổi kiểm phải theo phạm vi tiếp cận thực tế. Nếu một khu chưa thể vào, đánh dấu chưa kiểm cùng lý do, không ghi chưa đạt cho cây chưa được quan sát. Bên mua và giám sát thống nhất trước người có quyền nhận kết quả và người có quyền duyệt ngoại lệ, tránh để một chữ ký trên phiếu giao bị dùng thay kết luận về cây tại vị trí.
Ở từng hố, người kiểm đối chiếu mã vị trí, cây thực có mặt, quy cách trong hồ sơ đã duyệt và tình trạng quan sát được. Ảnh nên cho thấy toàn cây và chi tiết liên quan đến sai lệch, kèm mã hố và thời điểm. Với phần thao tác đã bị lấp kín, người kiểm dùng biên bản điểm dừng và ảnh thi công theo thỏa thuận; không suy đoán từ bề mặt hiện tại. Kết quả nên ghi rõ đạt, cần chỉnh hoặc chưa thể kết luận. Nếu cần chỉnh, biên bản nêu tiêu chí nào chưa đạt, cây hoặc vị trí nào bị ảnh hưởng và cách kiểm lại sau xử lý.
Một đợt có thể được nhận một phần. Biên bản ghi riêng số vị trí đạt, số vị trí chờ chỉnh và số vị trí chưa kiểm, không dùng một tổng cây để che sự khác biệt. Nếu lô giao có cây thay, mã cũ và mới phải được nối với quyết định đã duyệt. Nếu cây được chuyển từ vị trí dự kiến sang vị trí khác, bảng vị trí thực phải ghi người đồng ý thay đổi. Những quyết định này được lưu theo đợt phát sinh; đợt sau không nên tự viết lại lịch sử của đợt trước để bảng cuối nhìn gọn hơn.
Theo dõi phần cần sửa tới lần kiểm tiếp theo
Sau buổi kiểm, mỗi phần cần sửa được ghi theo mã vị trí, sai lệch, ảnh hoặc biên bản gốc, người thực hiện, người kiểm lại và tình hình hiện tại. Khi đợt mới đến, đội kiểm xem lại danh sách này trước khi nhận thêm phạm vi, vì thiết bị hoặc vật tư của đợt sau có thể đi qua khu đã nhận trước đó. Nếu phát sinh hư hại ở khu cũ, ghi rõ thời điểm phát hiện và phần việc liên quan; không mặc nhiên quy cho đợt vừa giao chỉ vì nó đang hoạt động gần đó.
- Đạt tại vị trí: giữ ảnh, tiêu chí và người kiểm.
- Cần chỉnh: giữ sai lệch, người sửa và ngày kiểm lại.
- Chưa thể kiểm: ghi lý do tiếp cận và đợt kiểm dự kiến.
Ranh giới giữa giao cây, trồng và kiểm nhận cần hiện ngay trên hồ sơ từng đợt. Phiếu giao xác nhận cây đến điểm đã thỏa thuận. Nhật ký trồng xác nhận thao tác và khu vực đã xử lý. Biên bản kiểm nhận kết luận theo tiêu chí tại vị trí đủ điều kiện kiểm. Nếu đợt một chỉ giao cây còn đợt hai mới trồng, biên bản của đợt một không thể ghi cây đã được kiểm tại hố. Tương tự, khi đợt hai chỉ sửa phần chưa đạt của đợt một, cần ghi đó là lần kiểm lại trên cùng mã vị trí, không cộng thành một cây mới.
Để chốt đợt, người kiểm đi lại đúng các vị trí trong phạm vi biên bản, đối chiếu ảnh với tình trạng hiện tại và ghi ngày giờ. Khu vực công cộng chỉ được trả lại theo xác nhận của đầu mối quản lý công viên; kết quả kiểm cây không thay cho kiểm rào, vật tư và lối đi. Nếu lịch sự kiện buộc phải dời phần kiểm, người quản lý thông báo những vị trí chưa kiểm cho các bên và xác định ai tiếp quản mặt bằng. Biên bản cần nói rõ điều kiện tại lúc kiểm, để một kết luận cũ không bị hiểu là vẫn đúng sau khi hiện trường đã thay đổi.
Tổng hợp các đợt mà không cộng trùng
Khi tổng hợp toàn dự án, giữ các biên bản theo đợt cùng một bảng vị trí cuối: lần giao, lần trồng, lần kiểm và kết quả mới nhất. Bên mua thấy được vị trí nào đã hoàn tất, vị trí nào chưa xong, cùng người đã duyệt ngoại lệ. Đội trồng và bên giao có thể đối chiếu đúng phần trách nhiệm của mình, thay vì tranh luận trên tổng số cây. Hồ sơ tách theo đợt không làm công việc nặng hơn nếu mã vị trí được dùng nhất quán từ đầu; nó giúp giữ lại sai lệch cũ cho đến khi việc sửa và kiểm lại đã hoàn tất.