Hồ sơ thanh toán cho cây ở công viên cần cho thấy dịch vụ vận chuyển, trung chuyển và nâng hạ nào đã thực hiện cho từng lô. Mỗi dòng chi phí phải nối được với phạm vi đã thỏa thuận, chặng giao thực tế và biên nhận tại điểm kết thúc.
Khi lập hồ sơ thanh toán cây cho công viên, hãy đối chiếu từng chặng vận chuyển và lượt nâng hạ với điểm giao thực tế trước khi gộp hay tách dòng chi phí. Nếu một xe chỉ đưa cây tới bãi trung chuyển, biên nhận ở bãi chưa chứng minh cây đã tới hố trồng. Nếu xe khác chở tiếp vào công viên, cần ghi riêng chặng sau và xác định việc đó nằm trong giá ban đầu hay là phát sinh được chấp thuận. Cách ghi phụ thuộc phạm vi đã thỏa thuận, không thể suy từ tên dịch vụ trên một hóa đơn.
Xác định điểm nào là giao xong
Bắt đầu từ sơ đồ đường đi của lô cây: điểm lấy, nơi đổi xe nếu có, cổng vào, điểm dỡ và nơi trách nhiệm giao nhận kết thúc. Với mỗi chặng, ghi số chuyến thực chạy, loại xe, mã lô mang theo, thời điểm và người ký nhận. Một chuyến xe quay đầu vì lối vào chưa được cấp không tự biến thành chuyến giao hoàn thành. Ngược lại, nếu thỏa thuận quy định chi phí chờ hoặc chuyến thử tuyến, hồ sơ phải nêu điều kiện và bằng chứng tương ứng để các bên xử lý đúng phần việc.
| Phần việc | Điểm kết thúc | Biên nhận cần nối |
|---|---|---|
| Vận chuyển | Điểm xe giao theo phạm vi | Chuyến, mã lô và người nhận |
| Nâng hạ | Nơi cây rời hoặc lên phương tiện | Thiết bị, lượt thao tác và người xác nhận |
| Trung chuyển | Điểm giao lại sau đổi phương tiện | Mã chặng, số cây và tình trạng |
Phần nâng hạ cũng cần ranh giới cụ thể. Thiết bị nào đưa cây khỏi thùng xe, thiết bị nào chuyển từ điểm dỡ tới vị trí trồng, và thao tác nào thuộc đội trồng? Nếu cùng một lượt cẩu đã được tính trong đơn giá giao cây đến vị trí, không nên lập thêm dòng độc lập cho đúng lượt đó. Nếu phải thuê thiết bị khác vì điểm dỡ thay đổi, biên bản phát sinh cần ghi nguyên nhân, phạm vi mới, thời điểm chấp thuận và khối lượng thực làm. Ảnh một thiết bị tại hiện trường chỉ hỗ trợ đối chiếu; nó không tự xác nhận toàn bộ thời gian hay đơn giá.
Đối chiếu xe và thiết bị theo việc đã làm
Công viên đang hoạt động có thể chỉ cho xe vào một cổng trong khung giờ không trùng sự kiện. Ban quản lý cần xác nhận lối tạm, vùng cô lập và nơi đặt thiết bị để người dân không đi qua vùng thao tác. Nếu tuyến bị đổi vì sự kiện, biên nhận nêu tuyến mới, điểm kết thúc giao mới và người cho phép đổi. Chi phí đi thêm hoặc trung chuyển thêm cần được xử lý theo cơ chế thay đổi đã thống nhất. Không đưa một khoản tăng vào thanh toán chỉ vì kế hoạch ban đầu không còn thuận tiện cho nhà thầu.
Để tránh tính hai lần, bảng đối chiếu nên có cột mã lô, chặng, chuyến xe, lượt thiết bị, đơn vị tính trong thỏa thuận và dòng biên nhận tương ứng. Hai hóa đơn cùng nhắc tới một xe chưa đủ kết luận trùng, vì có thể là hai phần việc khác nhau; nhưng cũng không đủ để thanh toán cả hai. Người kiểm cần đối chiếu thời điểm, điểm đi, điểm đến và thao tác thực tế. Phần cây đã giao nhưng chưa nâng hạ tới vị trí theo phạm vi hợp đồng phải ở trạng thái riêng.
Tách phát sinh khỏi phạm vi ban đầu
Nếu số chuyến thực tế ít hơn dự kiến, cần xem cách tính đã thỏa thuận thay vì giữ nguyên con số trong kế hoạch. Khi số chuyến tăng vì phải đổi loại xe, các bên cần phân biệt yêu cầu phát sinh từ hiện trường với cách tổ chức của đơn vị vận chuyển. Chỉ người có thẩm quyền mới quyết định phần thay đổi nào được đưa vào thanh toán. Bảng điều xe giải thích xe đã chạy như thế nào; biên nhận cho biết công việc đã được bàn giao ở đâu và cho ai.
Một hồ sơ dễ kiểm nên xếp theo từng chặng, không chỉ theo ngày lập chứng từ. Mỗi chặng đi kèm lệnh điều xe, danh sách cây trên xe, nhật ký vào–ra nếu có, ảnh điểm dỡ, phiếu thiết bị và biên nhận cuối chặng. Khi các giấy dùng tên khác nhau cho cùng một địa điểm, chú giải cần nói rõ đó là nơi nào. Chặng chưa có biên nhận hoặc chưa thống nhất điểm kết thúc giao được liệt kê riêng, kèm người phụ trách và tài liệu cần bổ sung; không dùng một biên bản tổng để che phần còn thiếu.
Khép biên nhận trước khi đối chiếu tiền
SADECX có thể cung cấp dữ liệu liên quan đến lô cây và phần giao nhận mà mình thực hiện hoặc phối hợp, theo phạm vi đã xác nhận. Bên mua, đội vận chuyển, đơn vị nâng hạ và ban quản lý công viên cần thống nhất ai xác nhận từng điểm bàn giao và ai chấp thuận phát sinh. Hồ sơ này chỉ đối chiếu dịch vụ logistics thực làm. Việc cây có đạt tiêu chí nghiệm thu, phần trồng đã hoàn tất hay điều kiện lập hóa đơn áp dụng được xem trong hồ sơ và thỏa thuận tương ứng, không mặc nhiên suy ra từ nhật ký xe.