Bên mua và bên giao cần chốt hồ sơ lô đủ sớm để còn thời gian giữ lại cây sai quy cách hoặc dùng lô dự phòng đã kiểm. Việc cây đủ điều kiện rời nguồn và việc công viên sẵn sàng nhận chuyến là hai xác nhận riêng.
Lô cây giao ban đêm chỉ nên được xếp lên xe sau khi người có thẩm quyền xác nhận cho xuất, giữ lại hoặc dùng lô dự phòng đã kiểm. Nếu việc đối chiếu kéo dài đến lúc xe đã xếp xong, sai mã, thiếu số lượng hoặc lệch mẫu rất dễ bị bỏ qua để kịp giờ giao. Vì vậy, thời hạn chốt lô phải nằm trước giờ xe rời điểm chuẩn bị và chừa đủ thời gian để thay cây hoặc đổi phương án.
Chốt hồ sơ của đúng lô trước khi xếp xe
Trước hạn chốt lô, hồ sơ tối thiểu phải ghép đúng hạng mục trong đơn hàng với mã lô, số lượng dự kiến, phiên bản mẫu hoặc quy cách áp dụng và địa điểm nhận. Ảnh tại nơi chuẩn bị cần cho thấy nhãn lô, cây, bầu hoặc chậu và tình trạng nhìn thấy trước khi xếp. Số đo nào là điều kiện nhận phải ghi cùng cách đo. Lần kiểm này chỉ xác nhận nhóm cây tại đúng điểm chuẩn bị; nó không chứng minh xuất xứ địa lý, tồn kho lâu dài hay nơi canh tác nếu không có hồ sơ riêng.
Khi đến hạn chốt lô, người có thẩm quyền phải ghi rõ quyết định và thời gian. Cho xuất nghĩa là ảnh, số đo và danh sách đã khớp với đúng lô, đúng chuyến; giữ lô nghĩa là còn sai lệch hoặc thiếu bằng chứng có thể làm thay đổi quyết định nhận. Chỉ dùng lô dự phòng sau khi lô thay thế đã qua cùng bước kiểm. Đội xe không tự đổi sang một nguồn khác; nếu chưa có người duyệt, lô vẫn phải ở lại dù giờ nhận tại công viên đang tới gần.
Phiếu cho xuất phải có phạm vi hẹp và truy được bằng chứng
Phiếu cho xuất không cần dài, nhưng phải nói được nó áp dụng cho lô nào, phiên bản nào, số lượng nào và chuyến dự kiến nào. Ảnh, bảng đo hoặc ghi chú sai lệch được dẫn bằng mã thay vì gửi rời rạc trong nhiều cuộc trò chuyện. Nếu lô chỉ được cho xuất một phần, phiếu phải ghi rõ nhóm được đi và nhóm ở lại. Một lệnh chung cho cả khu vực chuẩn bị sẽ mất tác dụng ngay khi hai chuyến dùng tiêu chí hoặc điểm nhận khác nhau.
| Mốc | Thông tin và bằng chứng cần giữ | Trường hợp phải xin duyệt lại |
|---|---|---|
| Trước khi xếp | Mã lô, phiên bản, số lượng được phép đi | Thiếu ảnh, sai mã hoặc chưa duyệt ngoại lệ |
| Trong khi xếp | Nhóm thực tế, thứ tự, dấu nhận biết | Cây bị loại, thiếu số hoặc đổi nhóm |
| Sau khi xếp xong | Mã chuyến, xe và ảnh phân nhóm | Đổi xe hoặc bố trí làm mất dấu lô |
| Rời điểm chuẩn bị | Giờ rời đi và xác nhận của điểm nhận | Công viên chưa xác nhận điều kiện tiếp nhận |
Sau khi có xác nhận cho xuất, nhật ký xếp xe cho biết cây nào thực tế lên chuyến. Người phụ trách ghi thời điểm bắt đầu, thứ tự nhóm lô, số lượng đã xếp, dấu nhận biết, biển số hoặc mã chuyến và các thay đổi trong lúc xếp. Ảnh sau khi xếp nên cho thấy cách phân nhóm mà không cản trở an toàn vận chuyển. Nếu phải tháo nhãn để thao tác, nhật ký cần ghi dấu thay thế. Phiếu cho xuất chỉ cho biết lô đã được phép đi; nhật ký xếp xe mới cho biết đúng nhóm đó có lên đúng chuyến hay không.
Cây hoặc phương tiện thay đổi thì phải kiểm lại phần liên quan
Mọi thay đổi sau khi đã chốt lô phải được người có thẩm quyền xem xét và ghi lại. Cây bị loại khi xếp, số lượng thiếu, thay nhóm lô, đổi xe làm thay đổi cách bố trí hoặc phát hiện hư hại mới đều cần được ghi rõ cho phần chịu ảnh hưởng. Không sửa trực tiếp phiếu cũ mà không lưu nội dung đã thay. Nếu dùng lô dự phòng, lô đó phải có mã, ảnh và kết quả kiểm riêng; không dùng ảnh của lô chính để thay thế.
Lô đạt chưa có nghĩa là xe được vào công viên
Lệnh xuất cây và lệnh xe vào công viên là hai cửa khác nhau. Trước khi xe rời điểm chuẩn bị, đầu mối vận hành vẫn phải xác nhận cửa vào, người nhận, vùng bốc dỡ được cô lập và khoảng trống trong lịch sự kiện. Một lô đạt tiêu chí cây nhưng chưa có mặt bằng nhận an toàn thì chưa nên lên đường. Ngược lại, việc công viên đã sẵn sàng không cho phép bỏ qua quyết định giữ lô. Hai xác nhận nên cùng xuất hiện trong hồ sơ chuyến nhưng do đúng người có thẩm quyền ở mỗi phía thực hiện.
- Cửa và khung giờ xe được phép tiếp cận.
- Người nhận có quyền ký trong ca đêm.
- Vùng bốc dỡ đã được cô lập khỏi lối công cộng.
- Lịch sự kiện không xung đột với thời gian giữ khu vực.
- Phương án khi chuyến tới muộn hoặc không thể dỡ.
Ca đêm xác nhận đúng chuyến và ghi ngoại lệ mới
Khi xe tới ca đêm, người nhận đối chiếu mã chuyến, mã lô và nhật ký xếp xe trước khi kiểm tình trạng phát sinh trên đường. Người trực không cần làm lại toàn bộ bước kiểm tại nơi chuẩn bị, nhưng phải ghi nhận sai lệch và chờ người có thẩm quyền xử lý nếu nhãn không khớp, dấu phân nhóm mất, số lượng lệch hoặc cây có hư hại mới nhìn thấy. Biên nhận ghi phần được tiếp nhận, phần tạm giữ và vị trí quản lý cây trong lúc chờ; không dùng chữ “đã giao” cho cả chuyến nếu một nhóm vẫn chưa có quyết định.
Phạm vi SADECX phải dừng ở điều đã thỏa thuận
Nếu SADECX phụ trách nguồn cây hoặc giao nhận theo đơn hàng, SADECX có thể lập danh mục lô, ảnh tại điểm chuẩn bị, phiếu cho xuất và nhật ký xếp xe trong phạm vi đã thống nhất. Bên mua cần xác nhận quy cách hoặc mẫu, người có quyền duyệt ngoại lệ, cửa sổ nhận, đầu mối công viên và điều kiện cô lập khu vực công cộng. Việc bảo đảm lô dự phòng, giữ cây qua đêm, bố trí xe thay thế, rào tạm hoặc chăm sóc sau khi cây nằm tại điểm nhận chỉ thuộc phạm vi SADECX khi báo giá hoặc thỏa thuận ghi rõ.