Khi lô cây dự kiến lấy từ nhiều nguồn, chất lượng quyết định phụ thuộc vào mức đủ của bằng chứng ở từng nơi. Bên mua cần kiểm độ bao phủ, độ mới và tính nhất quán giữa ảnh, danh sách, số lượng trước khi giữ nguồn, yêu cầu bổ sung hoặc loại phần chưa chứng minh được.
Kiểm đủ từng nguồn trước khi cộng tổng
Khi một đơn hàng dự kiến lấy cây từ nhiều nguồn, câu hỏi cần trả lời trước tiên không phải là tổng số cây đã đủ hay chưa. Cần xác định từng nguồn có đủ bằng chứng để phần cây của nguồn đó được đưa vào phương án cung ứng hay không. Một nguồn có hồ sơ rõ không thể bù cho nguồn khác chỉ có ảnh toàn khu hoặc một con số chưa được kiểm chứng.
Bộ bằng chứng tối thiểu phải trả lời được năm câu hỏi
Bộ bằng chứng tối thiểu của mỗi nguồn cần cho biết phần cây nào đã được xem xét, thời điểm ghi nhận, số lượng nhìn thấy, tiêu chí đã áp dụng và kết luận còn hiệu lực tới đâu. Ảnh phải đủ để đối chiếu với nhóm cây được liệt kê; danh sách phải tách số lượng đã kiểm khỏi số lượng người bán nói có thể cung cấp. Chỗ nào chưa quan sát được cần ghi là chưa xác minh, không điền bằng suy đoán.
| Phần bằng chứng | Câu hỏi phải trả lời | Dấu hiệu chưa đủ |
|---|---|---|
| Phạm vi | Những cây hoặc nhóm nào đã được xem xét? | Chỉ có ảnh chung, không chỉ ra phần áp dụng. |
| Thời điểm | Thông tin phản ánh trạng thái ở thời điểm nào? | Tài liệu khác ngày nhưng không giải thích thay đổi. |
| Số lượng | Bao nhiêu cây đã nhìn thấy hoặc đã kiểm? | Chỉ ghi số lượng được chào bán. |
| Tiêu chí | Thuộc tính nào đã được đối chiếu? | Có ảnh nhưng không biết dùng để kiểm điều gì. |
| Kết luận | Phần nào đủ, thiếu hoặc không đạt? | Một nhận xét chung cho toàn bộ nguồn. |
Độ bao phủ không thể suy ra từ vài ảnh đẹp
Độ bao phủ trả lời bằng chứng hiện có chứng minh cho bao nhiêu cây và thuộc tính nào. Một ảnh cận cảnh có thể cho thấy tình trạng của một cây nhưng không chứng minh số lượng cả nguồn. Ảnh toàn cảnh có thể hỗ trợ đếm nhóm nhưng thường không đủ để đọc nhãn, xem bầu hoặc đối chiếu thân tán. Nếu kiểm theo mẫu, hồ sơ phải nêu cách chọn mẫu, số cây đã xem và phần còn lại chưa được kết luận.
Bằng chứng còn mới khi trạng thái vẫn đối chiếu được
Độ mới của bằng chứng phụ thuộc vào việc trạng thái đã ghi có còn giữ nguyên, không chỉ phụ thuộc ngày chụp. Cần yêu cầu cập nhật khi nguồn bổ sung cây, thay cây, chuyển vị trí, thay cách chuẩn bị hoặc khi ảnh cũ không còn nối được với danh sách hiện tại. Nếu không có thay đổi liên quan và dấu nhận diện vẫn đối chiếu được, ngày kiểm là dữ kiện để cân nhắc chứ không phải lý do tự động loại hồ sơ.
Không bỏ qua mâu thuẫn giữa ảnh, danh sách và số lượng
Mâu thuẫn giữa ảnh, danh sách và số lượng phải được giải quyết ở từng nguồn. Nếu ảnh cho thấy ít cây hơn bảng kê, cần xác định phần chưa xuất hiện trong bằng chứng. Nếu danh sách ghi một quy cách nhưng ảnh hoặc số đo lại thể hiện trạng thái khác, kết luận của nhóm đó phải tạm dừng. Khi hai tài liệu mang ngày khác nhau, người kiểm cần nói tài liệu nào phản ánh tình trạng hiện tại và vì sao.
- Ảnh có cho thấy đúng phần cây được liệt kê hay chỉ là hình minh họa của nguồn?
- Số lượng đã nhìn thấy có khớp với số lượng được ghi là đã kiểm hay không?
- Ngày của ảnh, bảng đo và danh sách có cùng phản ánh một trạng thái không?
- Sai khác đã được giải thích bằng bằng chứng mới hay mới chỉ có nhận xét bằng lời?
Một nguồn đủ hồ sơ không bù được nguồn còn thiếu
Các nguồn phải được đánh giá bằng cùng một ngưỡng đủ bằng chứng, nhưng không nhất thiết có cùng kết luận. Nguồn có ảnh rõ mà thiếu số lượng vẫn chưa chứng minh được độ bao phủ; nguồn có bảng kê đầy đủ mà ảnh không nối được với nhóm cây cũng chưa đạt. Không nên lấy tỷ lệ hồ sơ hoàn chỉnh trung bình của toàn đơn hàng để che một nguồn còn khoảng trống, vì phần thiếu ấy sẽ quay lại thành tranh luận khi chọn hoặc nghiệm thu cây.
Ra quyết định theo mức đủ của bằng chứng
Mỗi nguồn nên nhận một trong ba quyết định. Giữ trong phương án khi bằng chứng đủ, còn phù hợp với hiện trạng và không có mâu thuẫn chưa giải quyết. Yêu cầu bổ sung khi khoảng trống có thể khép lại bằng ảnh, số đo, danh sách hoặc xác nhận mới. Loại khỏi phương án hiện tại khi bằng chứng không chứng minh được phần cây dự kiến dùng, thông tin xung đột không thể làm rõ hoặc cây quan sát được không qua tiêu chí đã duyệt.
| Quyết định | Khi nào dùng | Phần cần ghi |
|---|---|---|
| Giữ trong phương án | Bằng chứng đủ phạm vi, còn phù hợp và không mâu thuẫn. | Phần cây và tiêu chí đã được xác minh. |
| Yêu cầu bổ sung | Khoảng trống có thể khép lại bằng tài liệu hoặc lần kiểm mới. | Thiếu gì, áp dụng cho nhóm nào và ai kết luận lại. |
| Loại khỏi phương án hiện tại | Không chứng minh được phần cây dự kiến dùng hoặc có sai khác không thể làm rõ. | Lý do loại và phạm vi bị ảnh hưởng. |
Phạm vi xác minh của SADECX
Trong phạm vi nguồn cây được xác nhận, SADECX có thể tập hợp ảnh, số lượng quan sát, ngày kiểm và kết quả đối chiếu theo yêu cầu của bên mua. SADECX không mặc nhiên xác nhận một nguồn chỉ vì nguồn đó được đề xuất, cũng không biến phần chưa có bằng chứng thành cam kết tồn kho. Bên mua hoặc đầu mối được ủy quyền vẫn quyết định giữ, yêu cầu bổ sung hay loại nguồn theo tiêu chí đã chốt.