Sau nhiều ngày mưa, câu hỏi ở nguồn cây không phải là chụp lại toàn bộ hồ sơ, mà là bằng chứng nào còn phản ánh đúng lô hiện tại. Bên mua cần kiểm ngày chụp, mã cây, vị trí, trạng thái chuẩn bị và những thay đổi trong thời gian chờ trước khi quyết định cho xuất, giữ lại hoặc thay một phần lô.
Bằng chứng nguồn có thời điểm, không có hạn dùng cố định
Bằng chứng nguồn luôn gắn với một thời điểm. Ảnh nhận diện, bảng đo và danh sách cây có thể tiếp tục dùng khi mã cây còn rõ, lô vẫn ở vị trí đã kiểm và chưa có thay đổi ảnh hưởng tới phần được xác nhận. Nếu cây đã bứng, chuyển khu chờ, thay vật liệu giữ bầu hoặc bổ sung cây mới, hồ sơ cũ không đủ để nói về trạng thái hiện tại của phần đó.
Lập bảng thay đổi trước khi yêu cầu chụp lại
Không cần lặp lại mọi phép đo chỉ vì có mưa. Người kiểm nên bắt đầu bằng bảng thay đổi: cây nào còn nguyên trạng, cây nào đã chuẩn bị, cây nào di chuyển, cây nào được thay, tình trạng bầu nào cần nhìn lại và phần nào không còn nhận diện chắc chắn. Từ đó mới chọn ảnh hoặc số đo phải bổ sung, tránh tạo thêm hồ sơ nhưng vẫn không biết chúng thuộc cây nào.
| Sự kiện | Phần hồ sơ xem lại | Kết quả có thể có |
|---|---|---|
| Cây còn nguyên vị trí | Mã nhận diện và ảnh tổng quan | Giữ bằng chứng cũ nếu vẫn đối chiếu được |
| Cây đã chuẩn bị | Bầu, thân tán và trạng thái giữ cây | Bổ sung ảnh rồi xác nhận |
| Lô chuyển khu chờ | Vị trí mới, nhãn và danh sách | Nối lại cây với hồ sơ cũ |
| Có cây thay thế | Ảnh, số đo và mã mới | Kiểm như phần bổ sung |
Ảnh mới phải trả lời phần nào đã thay đổi
Ảnh sau mưa phải cho thấy mốc nhận diện và phần cần kiểm, không chỉ chụp toàn cảnh khu cây. Với cây đang chờ, hồ sơ cần thể hiện tình trạng bầu hoặc chậu, thân tán nhìn thấy, vị trí giữ và cách cây được cố định theo phương án đã thống nhất. Người xem phải phân biệt được ảnh mới với ảnh trước mưa và biết nó cập nhật cho cây hay nhóm nào.
Chia lô thành ba trạng thái trước quyết định xuất
Quyết định xuất cây nên tách thành ba nhóm. Nhóm đủ bằng chứng và không có thay đổi đáng kể có thể tiếp tục chuẩn bị. Nhóm có thay đổi nhưng còn kiểm được cần bổ sung hồ sơ và chờ xác nhận. Nhóm mất dấu nhận diện, có sai lệch chưa xử lý hoặc không thể tiếp cận để kiểm phải giữ lại. Không nên để áp lực lịch xe làm ba trạng thái này nhập thành một.
Đạt ở nguồn chưa có nghĩa công viên đã sẵn sàng
Nếu mặt bằng công viên chưa sẵn sàng, lô cây có thể phải chờ thêm dù đã đủ bằng chứng tại nguồn. Trường hợp đó cần ghi lại vị trí cây, người theo dõi, phần đã chuẩn bị và mốc xem lại tiếp theo. Bằng chứng nguồn không thay thế xác nhận tiếp nhận của hiện trường; hai quyết định phải cùng đạt trước khi xe được điều phối.
Hồ sơ mở lại lịch phải nối được trước và sau mưa
Khi mở lại lịch, hồ sơ cần nối được lần kiểm ban đầu với phần cập nhật sau mưa. Danh sách xuất ghi ngày kiểm gần nhất, cây bị tách, cây thay thế và người xác nhận. Nếu chỉ một phần lô thay đổi, không cần hủy kết quả của phần còn nguyên; nhưng phạm vi được giữ phải được khoanh rõ để người nhận không dùng nhầm.
Phạm vi SADECX dừng ở đâu
SADECX có thể cung cấp ảnh nhận diện, danh sách lô và thông tin trạng thái cây tại thời điểm kiểm trong phạm vi nguồn được xác nhận. Quyết định mặt bằng đã sẵn sàng, thời điểm điều xe, cách xử lý nền hoặc yêu cầu thay đổi tại công viên thuộc đầu mối của bên mua. Phần giữ cây, vận chuyển hoặc xử lý sau thời gian chờ chỉ có trong phạm vi khi thỏa thuận ghi rõ.