Kiểm nguồn một lần chỉ dùng được cho nhiều đợt giao khi danh sách cây đã được khoanh rõ và tình trạng lô không thay đổi. Bên mua cần biết bằng chứng nào áp dụng cho đợt nào, phần cây nào còn ở nguồn, sự kiện nào buộc kiểm lại và khi nào nên gộp hoặc tách đợt để tránh dùng nhầm hồ sơ.
Bằng chứng nguồn phải có phạm vi và thời điểm
Một bộ ảnh chụp đầu đơn hàng không phải là bằng chứng cho mọi chuyến giao sau đó. Ảnh chỉ có giá trị khi nối được với mã cây hoặc mã nhóm, số lượng đã kiểm, ngày kiểm và vị trí của lô lúc chụp. Nếu chuyến sau lấy thêm cây ngoài danh sách, đổi tiểu lô hoặc thay nguồn, phần bổ sung cần hồ sơ riêng thay vì dùng lại bộ ảnh cũ.
| Thông tin | Câu hỏi cần trả lời | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|
| Mã cây hoặc nhóm | Đợt này lấy đúng phần đã kiểm hay không? | Khi thay hoặc bổ sung cây |
| Số lượng kiểm | Bằng chứng bao phủ bao nhiêu cây? | Khi tách hoặc gộp danh sách |
| Ngày và nơi kiểm | Lô được nhìn thấy ở đâu, lúc nào? | Khi lô di chuyển hoặc chờ lâu |
| Kết quả kiểm | Đạt, chờ bổ sung hay bị tách? | Sau mỗi quyết định xử lý |
Phân bổ lô trước, xếp lịch xe sau
Trước khi điều phối, danh sách tổng nên được phân bổ dự kiến cho từng đợt. Mỗi nhóm ghi mã nguồn, mã lô, số lượng, nhóm vị trí và kết quả kiểm. Phân bổ này chưa phải lịch xe cố định; nó giúp xác định bộ ảnh và biên bản nào đi cùng phần cây đó. Khi mặt bằng đổi lịch, có thể chuyển một nhóm sang đợt khác mà không mất dấu hồ sơ nguồn của nhóm.
Gộp hay tách đợt dựa trên phần cây đã được xác minh
Có thể gộp hai đợt khi chúng dùng cùng phạm vi cây đã kiểm, cùng điều kiện tiếp nhận và người có quyền nhận xác nhận đủ khả năng xử lý. Nên tách khi một phần lô chưa đủ bằng chứng, địa điểm nhận khác, hoặc việc gộp làm mất khả năng đối chiếu từng nhóm. Quyết định gộp hay tách không được biến cây chờ kiểm thành cây đã được chấp nhận.
Trước mỗi chuyến chỉ kiểm lại phần có thể đã thay đổi
Ngay trước mỗi lần giao, người điều phối đối chiếu danh sách chuyến với bằng chứng nguồn của chính phần cây sắp đi. Không cần lặp lại toàn bộ nếu mã cây, tình trạng và vị trí lô vẫn khớp; nhưng cây thay thế, nhãn mất, lô đã di chuyển hoặc thời gian chờ làm cây thay đổi đều buộc phần liên quan phải có ảnh và xác nhận mới.
- Đối chiếu mã cây hoặc mã nhóm với danh sách chuyến.
- Xem lại tình trạng của phần lô được lấy trong đợt này.
- Tách cây bổ sung chưa có bằng chứng tương ứng.
- Ghi thay đổi trước khi lô rời vị trí đã kiểm.
Biên bản từng đợt phải dẫn lại bằng chứng tại nguồn
Biên bản của từng đợt nên ghi rõ số lượng đã nhận, mã lô, ngày kiểm nguồn được dẫn chiếu, sai lệch nhìn thấy và cây chưa được giao. Nếu một chuyến chỉ giao một phần lô, phần còn lại vẫn được ghi là chưa giao chứ không được coi là đã nghiệm thu. Ảnh tại công viên cần gắn với mã chuyến để nối được với hồ sơ tại nguồn.
Đợt bị hoãn cần xem lại tình trạng lô
Khi một đợt bị hoãn, hồ sơ nguồn không tự hết giá trị nhưng cần được so lại với cây thực tế. Đầu mối phải biết cây vẫn ở vị trí đã kiểm hay đã chuyển sang khu khác, có cây nào được thay, nhãn còn nguyên và điều kiện giữ cây có làm phát sinh điểm cần kiểm lại hay không. Lịch mới chỉ nên dùng danh sách đã được xác nhận lại.
Ranh giới kiểm nguồn và điều phối của SADECX
SADECX có thể cung cấp danh sách lô, ảnh nhận diện và thông tin kiểm nguồn trong phạm vi đơn hàng được xác nhận. Việc chia hoặc gộp đợt, chọn khu vực nhận và quyết định hồ sơ nào đủ để cho cây xuất nguồn thuộc đầu mối được bên mua chỉ định, trừ khi báo giá hoặc thỏa thuận giao rõ phần điều phối đó cho SADECX.