Khi số lượng cây phải gom từ nhiều nguồn, duyệt mẫu không còn là chọn một cây đẹp rồi dùng cho toàn đơn hàng. Bên mua cần một bộ tiêu chí chung và một mẫu có mã tại từng nguồn hoặc từng nhóm khác biệt, từ đó quyết định nguồn nào được gộp, nguồn nào phải tách và phần nào cần thay trước khi điều phối.
Một cây đẹp không đại diện cho mọi nơi cung cấp
Mẫu chung chỉ cho biết hình ảnh mà bên mua muốn hướng tới; nó không chứng minh rằng mọi nguồn có thể tạo ra cùng một lô. Cùng một khoảng chiều cao nhưng cây ở hai nơi có thể khác rõ về độ đồng đều của thân, cấu trúc tán, dạng bầu hoặc trạng thái chuẩn bị. Nếu chỉ duyệt mẫu ở nguồn thuận tiện nhất, sai khác ở nguồn còn lại thường chỉ lộ ra sau khi cây đã được gom.
Gắn mỗi mẫu với đúng nguồn và đúng nhóm cây
Trước buổi duyệt, cần lập danh sách nguồn và nhóm cây dự kiến lấy ở từng nơi. Mỗi mẫu được chọn phải có mã, ảnh đủ góc, số đo theo cách đã thống nhất và ghi rõ nó đại diện cho nguồn, tiểu lô hoặc khoảng quy cách nào. Một mẫu có thể dùng cho nhiều nguồn chỉ khi cây thực tế ở từng nguồn đã được đối chiếu với cùng tiêu chí và kết quả đó được ghi nhận.
| Nội dung | Cần ghi | Quyết định hỗ trợ |
|---|---|---|
| Mã mẫu | Nguồn, tiểu lô và nhóm quy cách | Biết mẫu đại diện cho phần nào |
| Tiêu chí chung | Cách đo, khoảng chấp nhận, dấu hiệu loại | So các nguồn trên cùng cơ sở |
| Sai khác theo nguồn | Ảnh, mô tả và vị trí dự kiến | Gộp, tách hoặc yêu cầu chọn lại |
| Nguồn dự phòng | Mẫu và điều kiện được kích hoạt | Thay phần thiếu mà không đổi ngầm tiêu chí |
Sai số phải được viết ra trước khi so các mẫu
Biên bản cần tách tiêu chí bắt buộc khỏi đặc điểm được phép dao động. Tên cây, cách đo, khoảng quy cách và dấu hiệu loại trừ áp dụng chung; khác biệt về dáng hoặc mức độ đồng đều phải đi cùng ảnh và khoảng chấp nhận, không dừng ở nhận xét đẹp hay xấu. Sai khác không được chấp thuận cần ghi thành điều kiện loại ngay tại buổi duyệt, trước khi cây chuyển tới điểm gom.
Gộp hay tách phụ thuộc mục đích sử dụng của nhóm cây
Sau khi có mẫu của từng nguồn, quyết định gộp lô dựa trên khả năng cùng đi qua một bộ tiêu chí và phục vụ cùng nhóm vị trí. Nếu một nguồn đạt số đo nhưng có hình thái khác rõ, bên mua có thể tách thành nhóm vị trí khác, yêu cầu chọn lại hoặc thay nguồn. Khác nguồn không phải lý do tự động loại cây; vấn đề là hồ sơ có chỉ ra được cây nào theo mẫu nào và sai khác có nằm trong phạm vi đã duyệt hay không.
- Gộp khi các nguồn cùng đạt tiêu chí và cùng phục vụ một nhóm vị trí.
- Tách khi sai khác đã được chấp thuận cho các nhóm vị trí riêng.
- Chọn lại khi nguồn còn cây khác có thể khớp mẫu.
- Thay nguồn khi tiểu lô không thể đi vào phạm vi đã duyệt.
Nguồn dự phòng cũng cần được duyệt trước
Nguồn dự phòng cũng phải có mẫu hoặc hồ sơ đối chiếu trước khi được dùng. Không nên duyệt một nguồn dự phòng bằng câu nếu thiếu sẽ lấy chỗ khác, vì khi nguồn chính hụt số lượng, áp lực tiến độ dễ biến phần dự phòng thành thay thế tự động. Quyền kích hoạt nguồn dự phòng, số lượng tối đa và người duyệt phần thay cần được ghi trước.
Điểm gom vẫn phải giữ được mã mẫu
Tại điểm gom, mã mẫu và mã lô không được mất đi. Người nhận cần biết nhóm cây vừa tới thuộc nguồn nào, đã đối chiếu theo mẫu nào và phần nào còn chờ quyết định. Nếu một nhóm không đạt, biên nhận phải khoanh đúng lô để giữ, trả hoặc thay; không trộn nhóm đó vào chuyến chung rồi xử lý bằng một biên bản tổng.
Phần SADECX cung cấp và phần bên mua quyết định
Trong phạm vi nguồn cây được xác nhận, SADECX có thể cung cấp ảnh, số đo, mã mẫu và danh sách lô để bên mua đối chiếu. Việc một mẫu được áp dụng cho nhiều nguồn, sai số nào được chấp nhận, lô nào được gộp và vị trí nào nhận nhóm khác biệt thuộc người có quyền duyệt của bên mua, trừ khi thỏa thuận giao SADECX một phạm vi quyết định cụ thể.