Mẫu cây đã duyệt trước một đợt mưa kéo dài không nhất thiết mất hiệu lực, nhưng cũng không nên được dùng vô điều kiện. Cách an toàn là giữ nguyên tiêu chí quy cách, kiểm lại những phần có thể thay đổi trong thời gian chờ và ghi rõ ai xác nhận lô được tiếp tục chuẩn bị hoặc xuất giao.
Mẫu không hết hạn theo một con số cố định
Biên bản mẫu trả lời cây nào đã được nhìn thấy, đo ra sao và đặc điểm nào được chấp thuận tại thời điểm duyệt. Biên bản đó không tự mô tả tình trạng sau nhiều ngày chờ trong điều kiện ẩm ướt, thay đổi vị trí hoặc đã chuẩn bị bầu. Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là mẫu còn hạn bao lâu theo một con số cố định, mà là trạng thái nào thay đổi thì phải kiểm lại.
Phần nào giữ nguyên, phần nào cần nhìn lại sau mưa
Những thông tin ít thay đổi như tên cây, cách đo và khoảng quy cách có thể tiếp tục dùng nếu yêu cầu mua không đổi. Phần dễ thay đổi gồm tình trạng bầu hoặc chậu, dấu hiệu hư hại trên thân tán, cách cây được giữ tại khu chờ, khả năng tiếp cận lô và mức độ giống mẫu của cây bổ sung. Việc kiểm lại nên tập trung vào các phần này, không cần làm lại toàn bộ hồ sơ một cách máy móc.
| Nội dung | Có thể giữ từ lần duyệt trước | Cần bằng chứng mới |
|---|---|---|
| Nhận diện | Tên cây và mã mẫu | Mã lô hiện tại và cây bổ sung |
| Quy cách | Cách đo và khoảng đã chốt | Số đo nếu cây hoặc nhóm cây thay đổi |
| Tình trạng | Dấu hiệu loại trừ đã thống nhất | Ảnh bầu, thân, tán tại lần kiểm mới |
| Lịch giao | Danh mục dự kiến | Điểm nhận, điều kiện mặt bằng và thời điểm mới |
Dùng sự kiện thay đổi để kích hoạt việc kiểm lại
Mốc kiểm lại cần được chốt ngay trong biên bản duyệt mẫu hoặc xác nhận bổ sung. Các bên có thể chọn sự kiện cụ thể như lô bị đổi vị trí, cây đã bứng nhưng chưa giao, vật liệu bọc bầu phải làm lại, xuất hiện cây thay thế, hoặc lịch giao được chuyển sang một giai đoạn mặt bằng khác. Một ảnh tổng quan sau mưa không đủ; ảnh phải cho thấy mã mẫu hoặc mã lô và phần đang được xác nhận.
- Lô cây chuyển sang khu chờ khác với lúc duyệt.
- Cây đã được chuẩn bị nhưng lịch xuất bị hoãn.
- Bầu hoặc vật liệu giữ bầu phải xử lý lại.
- Nguồn bổ sung cây mới vào danh sách.
- Hiện trường thay đổi điểm nhận hoặc thời gian tiếp nhận.
Không phải thay đổi nào cũng buộc duyệt lại toàn lô
Nếu lần kiểm mới cho thấy mẫu vẫn phản ánh đúng lô, đầu mối có thẩm quyền có thể xác nhận tiếp tục và ghi thời điểm kiểm. Khi chỉ một phần thay đổi, hồ sơ nên khoanh đúng cây hoặc tiểu lô để duyệt bổ sung, không xóa kết quả của toàn bộ danh sách. Nếu mẫu gốc không còn hoặc không thể đối chiếu, mẫu mới phải có mã riêng và nêu rõ nó thay thế cho nhóm cây, chuyến giao hay khu vực nào.
Mở lại lịch giao cần hai xác nhận riêng
Điều kiện thời tiết và điều kiện mặt bằng phải được ghi tách biệt. Cây có thể vẫn đạt mẫu nhưng chưa thể giao vì đường vào, điểm dỡ hoặc hố trồng chưa sẵn sàng. Ngược lại, công viên đã khô ráo không có nghĩa là lô cây sau thời gian chờ tự động đạt. Một xác nhận mở lại lịch nên gồm cả kết quả kiểm cây và xác nhận tiếp nhận của hiện trường.
Đợt giao sau hoãn dùng hồ sơ mới nhất
Khi giao sau thời gian hoãn, người nhận cần có ảnh và biên bản mới nhất chứ không chỉ bản duyệt mẫu ban đầu. Biên nhận ghi rõ mẫu áp dụng, ngày kiểm lại, cây bị tách, sai lệch được chấp thuận và người ra quyết định. Nếu tiếp tục giao nhiều đợt, mỗi đợt vẫn phải đối chiếu riêng vì thời gian chờ và trạng thái chuẩn bị có thể khác nhau.
Ranh giới xử lý của SADECX
SADECX có thể phối hợp cung cấp ảnh, số đo, mã mẫu và tình trạng lô tại thời điểm kiểm trong phạm vi nguồn cây đã xác nhận. Quyết định công viên đã sẵn sàng tiếp nhận, phương án xử lý nền, lịch thi công và tiêu chí chấp thuận thay đổi thuộc đầu mối của bên mua hoặc đơn vị được giao trách nhiệm. Các phần vận chuyển, trồng và chăm sóc chỉ được hiểu là có trong phạm vi khi thỏa thuận ghi rõ.