Một cây mẫu không tự động đại diện cho mọi chuyến giao sau đó. Với kế hoạch giao cây theo nhiều đợt, bên mua cần biến lần duyệt mẫu thành một hồ sơ có thể dùng lại: mã mẫu, số đo, ảnh, phạm vi áp dụng, khoảng sai số và các dấu hiệu buộc phải kiểm hoặc duyệt lại.
Mẫu là điểm đối chiếu, không phải lời bảo lãnh cho cả lô
Cây mẫu giúp các bên nhìn cùng một đối tượng trước khi chuẩn bị số lượng lớn, nhưng nó không thể thay thế việc mô tả cả lô. Một mẫu có dáng đẹp có thể nằm giữa khoảng kích thước, trong khi các cây thực giao nằm sát hai đầu khoảng. Nếu biên bản chỉ ghi đã duyệt mẫu mà không nói phần nào của mẫu là bắt buộc, mỗi đợt giao sẽ có một cách diễn giải khác nhau.
Biến cảm nhận về mẫu thành tiêu chí có thể kiểm
Hồ sơ duyệt mẫu nên tách các tiêu chí đo được khỏi nhận xét về hình thái. Số đo cần ghi điểm đo và khoảng chấp nhận; nhận xét về thân, tán hoặc mức độ đồng đều cần đi cùng ảnh đủ góc và dấu hiệu loại trừ. Mẫu phải có mã để ảnh, biên bản và nhãn trên cây nói về cùng một cá thể, tránh dùng lại ảnh cũ cho một cây khác.
| Phần hồ sơ | Cần ghi | Mục đích |
|---|---|---|
| Nhận diện | Tên cây, mã mẫu, nguồn hoặc tiểu lô | Không nhầm mẫu khi đổi chuyến |
| Số đo | Giá trị, điểm đo và khoảng chấp nhận | Kiểm các cây không giống hệt mẫu |
| Hình thái | Ảnh các góc và đặc điểm cần giữ | Giảm cách hiểu theo cảm giác |
| Phạm vi | Đợt giao, nhóm vị trí hoặc toàn lô | Biết mẫu được dùng tới đâu |
| Duyệt lại | Sự kiện kích hoạt và người quyết định | Không kéo dài hiệu lực vô điều kiện |
Gắn mẫu với danh mục của từng đợt
Trước khi chia lịch, bên mua nên lập danh mục riêng cho từng đợt: loài, số lượng, khu vực nhận, mẫu áp dụng và người có quyền ký. Việc này giúp biết một mẫu đang đại diện cho toàn bộ đơn hàng hay chỉ một nhóm vị trí. Nếu các khu vực có yêu cầu hình thái khác nhau, nên duyệt nhiều nhóm mẫu ngay từ đầu thay vì chờ tới chuyến sau mới tranh luận.
- Đặt mã cho mẫu và nhóm cây được mẫu đại diện.
- Ghi mẫu áp dụng vào danh mục của từng đợt.
- Kiểm cây trước xuất theo cùng cách đo đã duyệt.
- Lập biên bản riêng khi mỗi đợt tới công viên.
- Đóng các sai lệch của đợt hiện tại trước khi chuyển kết luận sang đợt sau.
Mỗi chuyến vẫn cần một lần kiểm độc lập
Mỗi đợt giao vẫn phải được kiểm theo bộ tiêu chí đã chốt. Khi cây nằm trong khoảng và lô không có thay đổi đáng kể, người nhận không cần diễn lại toàn bộ buổi duyệt mẫu; họ vẫn phải ghi phần đạt, phần sai lệch, cây bị tách và quyết định xử lý. Ảnh bàn giao cần có dấu nhận diện chuyến hoặc khu vực để không bị lẫn với ảnh kiểm của đợt khác.
Khi nào phải duyệt lại mẫu
Duyệt lại trở nên cần thiết khi nguồn hoặc tiểu lô thay đổi, cây thay thế có hình thái khác, khoảng quy cách được sửa, mẫu ban đầu không còn đối chiếu được, hoặc lịch kéo dài làm tình trạng cây khác rõ so với lúc duyệt. Quyền chấp thuận cần thuộc đầu mối đã được bên mua chỉ định; người nhận hàng không nên tự mở rộng sai số chỉ để giải phóng xe.
Một đợt sai không nên làm mờ phạm vi của các đợt khác
Khi có một đợt không đạt, trước hết phải khoanh đúng phạm vi: cây nào, mẫu nào, chuyến nào và khu vực nào. Không nên dùng lỗi của một nhóm nhỏ để phủ định các đợt đã bàn giao, cũng không được lấy kết quả đạt của đợt trước để bỏ qua việc kiểm đợt sau. Biên bản riêng theo chuyến giữ cho quyết định sửa, thay hoặc nhận có điều kiện bám đúng lô.
| Kết quả | Cách ghi | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Đạt | Danh sách và ảnh gắn mã chuyến | Giữ tiêu chí cho đợt sau |
| Nhận có điều kiện | Cây cụ thể, sai lệch và người chấp thuận | Theo dõi phần phải hoàn tất |
| Tách khỏi lô | Mã cây và lý do | Sửa, thay hoặc duyệt phương án khác |
| Duyệt lại mẫu | Thay đổi làm mẫu cũ không còn phù hợp | Chỉ tiếp tục khi có xác nhận mới |
Phần việc của SADECX phải bám theo thỏa thuận
SADECX có thể chuẩn bị ảnh, số đo, mã mẫu và danh sách lô trong phạm vi nguồn cây được xác nhận. Bên mua cần quyết định mẫu áp dụng cho vị trí nào, khoảng sai số nào được chấp nhận và ai có quyền duyệt thay đổi. Giao nhận, trồng hoặc chăm sóc sau bàn giao chỉ nằm trong phạm vi SADECX khi báo giá hay thỏa thuận của đơn hàng ghi rõ.