Khi kế hoạch có rủi ro mưa kéo dài, một ngày giao cố định là chưa đủ để tổ chức công việc. Bên mua cần chốt trước điều kiện được phép đưa xe vào, tiêu chí tạm hoãn, nơi giữ cây an toàn, người ra quyết định và cách xác nhận mặt bằng đã sẵn sàng trở lại.
Một ngày giao dự kiến chưa phải là phương án mưa
Yêu cầu giao nhận trong giai đoạn mưa kéo dài phải trả lời được ba việc: khi nào vẫn triển khai, khi nào phải dừng và cần kiểm lại những gì trước khi làm tiếp. Nếu chỉ ghi một ngày dự kiến rồi để hiện trường tự xử lý, xe có thể tới lúc nền chưa chịu được tải, hố trồng đang đọng nước hoặc khu vực tập kết không còn sử dụng được. Lịch khi đó không còn là cam kết thực hiện mà chỉ là mốc để hai bên kiểm tra lại điều kiện.
Dự báo thời tiết là tín hiệu để chuẩn bị, không thay cho việc nhìn mặt bằng tại thời điểm quyết định. Cùng một trận mưa nhưng đường nội bộ, bãi dỡ và khu vực trồng có thể phản ứng khác nhau. Yêu cầu giao nhận nên chỉ rõ ai chụp hiện trạng, chụp ở vị trí nào, vào thời điểm nào và gửi cho ai xác nhận. Những điểm cần nhìn gồm tuyến xe, chỗ quay đầu, nền đặt thiết bị, khu vực tập kết và tình trạng nước trong hố trồng.
Cây đang ở đâu khi quyết định hoãn được đưa ra?
Cần tách cây đang chờ tại nơi tập kết, cây đã lên xe và cây đã dỡ tại công viên thành ba tình huống khác nhau. Mỗi tình huống có người chịu trách nhiệm, giới hạn thời gian chờ và cách bảo vệ riêng. Nếu quyết định hoãn được đưa ra sau khi xe đã xuất phát, phạm vi công việc phải nói rõ xe quay về, chờ ở đâu hay chuyển sang một điểm nhận khác; chi phí và quyền quyết định phát sinh không nên để tới cuối ngày mới trao đổi.
Bầu cây, chậu, thân và tán cần được giữ trong điều kiện không làm tăng thêm rủi ro khi chờ. Nơi trú tạm phải có lối thoát nước, khoảng thao tác và cách cố định cây phù hợp với tình trạng thực tế. Che phủ không đồng nghĩa với bọc kín mọi phần của cây; phương án cụ thể cần được người phụ trách lô cây xác nhận. Bên mua cũng cần biết cây đang được giữ ở đâu để điều chỉnh thứ tự nhận khi mặt bằng mở lại.
| Vị trí | Nội dung cần nhìn | Quyết định liên quan |
|---|---|---|
| Tuyến xe | Nền, điểm trũng, chỗ quay đầu và vật cản mới | Xe nào có thể vào và vào tới đâu |
| Điểm bốc dỡ | Nền đặt thiết bị, thoát nước và khoảng thao tác | Có thể hạ cây hay phải đổi điểm |
| Khu vực trồng | Nước trong hố, đất đào và lối tiếp cận | Vị trí nào được làm trước |
| Điểm giữ cây | Mái che, thoát nước, chằng giữ và lối ra | Cây có thể chờ ở đâu, do ai quản lý |
Mặt đất ráo bề mặt chưa có nghĩa là mặt bằng đã sẵn sàng
Mặt bằng sau mưa không nên được đánh giá chỉ bằng việc bề mặt đã ráo. Người phụ trách cần ghi nhận trạng thái nền trên tuyến xe và tại điểm đặt thiết bị, đồng thời kiểm mép hố, đất đào, đường thoát nước và khu vực người lao động phải di chuyển. Nếu một phần công viên đã dùng được còn phần khác chưa sẵn sàng, danh mục giao có thể phải tách lại theo vị trí thay vì cố giữ nguyên thứ tự ban đầu.
- Chụp cùng các vị trí đã thống nhất trong yêu cầu giao nhận để có thể đối chiếu.
- Ghi khu vực được phép thao tác và khu vực còn tạm khóa.
- Xác nhận lại danh mục cây đi trong chuyến gần nhất.
- Chốt giờ kiểm tra tiếp theo nếu vẫn chưa thể triển khai.
- Thông báo thay đổi trước khi xe và thiết bị được huy động.
Ai có quyền xác nhận làm tiếp sau khi tạm hoãn?
Quyết định tiếp tục hay hoãn cần có một thời điểm kiểm tra và một người có quyền xác nhận. Phạm vi công việc nên ghi sẵn những thông tin tối thiểu: ảnh hiện trạng, danh sách vị trí bị ảnh hưởng, tình trạng hố trồng, khả năng tiếp cận của xe và thời gian dự kiến kiểm tra lại. Khi chưa đủ thông tin, cần chờ người có thẩm quyền xác nhận thay vì mặc nhiên cho triển khai.
Biên bản phải ghi được phần chưa thể kiểm vì mưa
Nghiệm thu trong hoặc ngay sau mưa cũng cần tách phần có thể nhìn rõ khỏi phần phải kiểm lại. Số lượng, mã vị trí và hư hại nhìn thấy tại điểm giao có thể ghi ngay; tình trạng bị che bởi bùn, nước hoặc lớp bảo vệ cần có mốc kiểm tra bổ sung. Biên bản phải nêu cây nào đang chờ xử lý, ai bảo quản trong thời gian chờ và điều kiện nào kết thúc trách nhiệm của từng bên.
Thông tin SADECX cần để đối chiếu phạm vi
Khi yêu cầu thuộc phạm vi nguồn cây và giao nhận, SADECX cần nhận được sơ đồ vị trí, danh mục cây, ảnh hiện trạng, quy định xe vào, điểm tập kết và đầu mối quyết định hoãn hoặc khôi phục. Phần giữ cây qua đêm, xử lý nền, bơm nước, trồng, chăm sóc hay thay cây chỉ thuộc phạm vi khi đã được ghi trong báo giá hoặc thỏa thuận cụ thể.