Nhiều nguồn giúp mở lựa chọn nhưng cũng làm một thay đổi dễ lan sang lịch gom, cách kiểm và nơi nhận. Hồ sơ nên theo cây thực từ nơi cung cấp, qua mã lô, tới vị trí nhận, đồng thời tách rõ nguồn chính với nguồn dự phòng và cây thay.
Tên nơi cung cấp không đủ để xác định cây nào đã được duyệt thay. Cùng một nguồn cây có thể chuẩn bị nhiều lô, còn hai nguồn khác nhau có thể có cây gần giống nhau. Người phụ trách bắt đầu từ yêu cầu gốc, nhận diện cây, mã lô và vị trí nhận rồi mới ghi nội dung thay đổi. Quyết định nói rõ gộp lô, tách lô, thay cây hay chỉ giữ một nguồn dự phòng. Người duyệt và thời điểm áp dụng phải rõ trước khi cây được gom, trừ việc bảo vệ tức thời. Nếu nguồn dự phòng chưa được gọi dùng, cây của nguồn đó không được ghi như đã thuộc danh mục thực hiện.
Theo cây thực, không theo tên gọi chung
- Dấu nhận diện cây và mã lô tại nơi cung cấp.
- Nguồn cây cùng người xác nhận cây được đưa vào lô.
- Ngày rời nguồn, điểm gom nếu có và người tiếp quản.
- Vị trí nhận dự kiến cùng vị trí bàn giao thực tế.
- Quyết định thay, tách, gộp hoặc dùng nguồn dự phòng.
Dấu nhận diện cần bám cây qua các mốc. Nếu đổi dấu vì hư hỏng, biên bản ghi dấu cũ, dấu mới, cây và người xác nhận; không chọn một mã còn trống rồi gắn lại mà không có căn cứ. Mã lô phục vụ việc nhận ra nhóm cây, nhưng không thay tiêu chí quy cách của từng cây khi hợp đồng yêu cầu kiểm riêng. Ảnh có thể hỗ trợ hình thái và vị trí, song biên nhận theo mã mới cho biết ai đã giao, ai nhận và ở mốc nào. Nếu một cây chỉ xuất hiện trong danh sách chuẩn bị mà chưa rời nguồn, không ghi như đã tới điểm gom hay công trình.
Gộp thực hiện nhưng không xóa nơi cây đến
Khi nhiều lô đi chung một chuyến hoặc cùng vào một khu, hồ sơ vẫn giữ cây thuộc nơi nào và lô nào. Việc này không nhằm xếp hạng nguồn mà để xử lý đúng khi một cây sai quy cách, bị hư hại hoặc cần thay. Người kiểm nhận xét cây thực, không mặc định cả nguồn đạt hay không đạt từ một trường hợp. Nếu tiêu chí cho phép kiểm theo lô, phạm vi lấy mẫu và kết luận phải theo thỏa thuận. Nếu một cây chuyển từ vị trí dự kiến sang vị trí khác, quyết định ghi vị trí cũ cùng vị trí mới; không tạo thêm một cây trong tổng chỉ vì nó xuất hiện ở hai mốc.
| Điều đã đổi | Cần đối chiếu | Sai sót cần tránh |
|---|---|---|
| Cây thay | Cây cũ, cây mới, nguồn, lô và lý do | Cộng cả hai cây vào phạm vi |
| Lô tách | Cây đi trước, cây chờ và lịch của từng phần | Mất dấu cây chờ tại nguồn |
| Nguồn dự phòng được gọi | Điều kiện gọi nguồn và phê duyệt | Xem đề xuất như quyết định |
| Đổi vị trí nhận | Vị trí cũ, vị trí mới và người tiếp nhận | Ghi nhận hai lần cùng cây |
Thay cây cần cả lý do và tác động
Đề nghị thay cây có thể xuất phát từ quy cách, khả năng cung ứng, lịch, điều kiện tuyến hoặc quyết định của bên mua. Người lập nêu đúng lý do và cây bị ảnh hưởng. Người kỹ thuật đánh giá sự phù hợp của cây thay; đơn vị cung cấp xác nhận khả năng chuẩn bị; đầu mối thương mại xem giá và lịch; bên có quyền duyệt danh mục. Không dùng một chữ ký tại nguồn để thay phê duyệt của bên mua. Nếu cây thay đến từ lô khác nhưng giữ cùng quy cách, vẫn cần nhận diện mới. Nếu thay đổi ảnh hưởng vị trí trồng hoặc cách vận hành, phần đó được báo trước khi gom cây.
Nguồn dự phòng nên có điều kiện gọi dùng rõ: cây chính không còn phù hợp, không kịp lịch hoặc quyết định thay được ban hành. Chỉ việc đã khảo sát một cây không làm cây đó trở thành phần phải mua. Nếu nguồn chính phục hồi khả năng cung cấp sau khi nguồn dự phòng đã được duyệt, người có quyền quyết định giữ phương án nào; đội gom không lấy cả hai để tránh thiếu rồi đưa toàn bộ vào công trình. Cây không dùng được trả về hoặc xử lý theo thỏa thuận. Lịch sử quyết định được giữ để giải thích vì sao nguồn cuối cùng khác kế hoạch ban đầu.
Nguồn cây không thay việc kiểm vị trí ven sông
Nguồn và mã lô cho biết cây nào đang được đề nghị, nhưng không tự chứng minh cây hoặc phương án giao phù hợp với mọi vị trí ven sông. Nếu vị trí nhận ở gần mép bờ, nền đang ẩm hoặc lối dành cho thiết bị bị hạn chế, ban quản lý xác nhận phạm vi được sử dụng; người phụ trách kỹ thuật đánh giá vị trí trong phần chuyên môn; đơn vị vận hành xác nhận đường tiếp cận và thiết bị. Mỗi nhận xét phải dựa vào hiện trạng đã kiểm, không áp chung cho cả công trình. Kết quả tại chỗ mới là căn cứ để cân nhắc cho các lô đi chung, tách một phần sang vị trí hoặc lịch khác, hay đề nghị cây thay. Một vị trí chưa phù hợp không phải lý do để kết luận cả nguồn cây không đạt. Dù quyết định là gộp, tách hay thay, dấu nhận diện, nguồn, mã lô, điểm gom và vị trí nhận của từng cây vẫn được giữ. Biên nhận tại mỗi mốc giúp phát hiện cây thiếu hoặc bị tính lặp; khi có sai lệch, người lập cùng người ký đính chính đúng cây và đúng mốc, không sửa tổng rồi bỏ qua nguyên nhân.
Chi phí và trách nhiệm theo đúng chủ thể
Nhiều nguồn có thể đồng nghĩa nhiều hợp đồng hoặc một đầu mối chính thuê các bên khác. Người phụ trách không suy nghĩa vụ thanh toán chỉ từ tên trên biên nhận. Hợp đồng xác định ai đề nghị thay đổi và ai chịu trách nhiệm. Một chứng từ của bên phụ không tự tạo khoản phải trả riêng cho bên mua. Kỹ thuật viên cung cấp cây, lô, vị trí và phần việc thật; đầu mối hợp đồng quyết định tác động giá. Nếu thay cây để khắc phục phần không phù hợp thuộc trách nhiệm nhà cung cấp, cách xử lý có thể khác việc bên mua mở rộng phạm vi. Không trộn hai trường hợp.
Nếu SADECX là một nguồn hoặc đầu mối gom, SADECX có thể xác nhận cây, mã lô, mốc bàn giao và dịch vụ trực tiếp thuộc phần mình. SADECX không xác nhận thay nguồn khác, không duyệt danh mục thay bên mua và không kết luận điều kiện mặt bằng thay ban quản lý. Khi một cây được thay, SADECX ghi cây cũ, cây mới cùng phần mình thực hiện. Khi chỉ giữ nguồn dự phòng, SADECX không mô tả cây như đã giao. Ranh giới ấy giúp hồ sơ nhiều nguồn vẫn phản ánh đúng cây thực và chủ thể thật.