Khi nhiều nơi cùng cung cấp cây, hóa đơn và biên nhận có thể được lập theo các phạm vi khác nhau. Người đối soát cần nhận đúng cây thực thuộc lô nào, đến từ đâu, đã bàn giao ở vị trí nào và dịch vụ nào đã được chấp nhận trước khi cộng phần thanh toán.
Tên nguồn không phải đơn vị thanh toán; cây và dịch vụ thực tế mới là đối tượng cần đối chiếu. Một nơi có thể giao nhiều lô, một lô có thể chia nhiều chuyến và một cây có thể được thay trước khi tới vị trí nhận. Người phụ trách cần danh sách cho thấy từng cây thực, lô, nơi cung cấp, vị trí bàn giao, biên bản đã ký và phần dịch vụ liên quan. Danh sách này giúp đối chiếu đơn đặt hàng cùng hóa đơn mà không biến tên nguồn thành kết luận chất lượng. Nếu không nhận ra cây, phần liên quan cần làm rõ trước khi cộng, dù tổng số của các nguồn đang khớp với đơn hàng.
- Xác nhận cây thực và dấu nhận diện tại biên bản giao nhận.
- Đối chiếu lô cùng nơi cung cấp với phạm vi đã đặt hoặc thay đổi đã duyệt.
- Ghi vị trí bàn giao và phần việc được chấp nhận cho từng cây hoặc nhóm cây.
- Nhận ra cây thay, cây trả lại và cây chưa tới để không cộng lặp.
- Đối chiếu hóa đơn với đúng giao dịch và đơn vị có quyền đề nghị thanh toán.
Đơn đặt hàng quyết định phạm vi, không phải cách xe gom cây
Đơn đặt hàng có thể nêu một nhà cung cấp chính trong khi cây được gom từ nhiều nơi theo phương án đã chấp thuận. Việc xe ghé nhiều điểm không tự làm bên mua có nghĩa vụ thanh toán trực tiếp cho mọi nơi. Người đối soát xem quan hệ hợp đồng, cây, lô, dịch vụ và người được quyền xuất hóa đơn hoặc đề nghị. Nếu bên mua ký riêng với từng nguồn, hồ sơ tách theo giao dịch. Nếu một đầu mối chịu toàn bộ, chứng từ của bên phụ chỉ là căn cứ trong quan hệ của họ trừ khi thỏa thuận nêu khác. Không suy nghĩa vụ thanh toán từ tên xuất hiện trên nhãn cây.
Thay đổi nguồn hoặc lô cần quyết định có thẩm quyền khi nó ảnh hưởng phạm vi mua. Nếu nguồn dự kiến không có cây và đầu mối đề nghị thay, người kỹ thuật xem cây thực, người có quyền mua chấp thuận thay đổi và biên bản ghi lô mới. Cây thay không được cộng bên cạnh cây cũ như hai phần đã giao. Nếu cây cũ đã nhận rồi trả, cần biên nhận trả hoặc quyết định xử lý. Nếu thay đổi chỉ là điểm lấy trong trách nhiệm nội bộ của bên bán mà cây và phạm vi không đổi, tác động chi phí được xem theo hợp đồng, không mặc nhiên chuyển sang bên mua.
| Mốc | Điều cần nhận ra | Người xác nhận phù hợp |
|---|---|---|
| Đặt mua | Cây hoặc nhóm cây, quy cách, dịch vụ và bên chịu trách nhiệm | Đầu mối có quyền mua |
| Nhận cây | Cây thực, lô, nơi cung cấp, thời gian và vị trí nhận | Bên giao cùng bên nhận |
| Chấp nhận công việc | Cây hoặc dịch vụ đã hoàn tất theo phạm vi | Người nghiệm thu có thẩm quyền |
| Đề nghị thanh toán | Phần không trùng, hóa đơn và thay đổi đã duyệt | Đầu mối hợp đồng cùng bộ phận liên quan |
Vị trí nhận giúp phân biệt cây giống nhau
Hai cây cùng loại và quy cách vẫn có thể thuộc hai lô, hai nguồn hoặc hai đợt khác nhau. Vị trí nhận, dấu nhận diện và ảnh tại bàn giao giúp biết cây nào đang được tính. Nếu cây chuyển sang vị trí khác sau quyết định đã duyệt, hồ sơ giữ cả vị trí cũ cùng vị trí mới, không nhân thành hai cây. Nếu dấu nhận diện mất, các bên đối chiếu biên bản, ảnh và người chứng kiến trước khi gắn lại; không tự chọn mã còn trống. Người đối soát cần biết cây thực được chấp nhận ở đâu, không chỉ biết tổng số cây đã rời các nguồn.
Biên bản giao nhận từ nguồn, điểm gom và công trình phục vụ các mốc khác nhau. Chữ ký tại điểm gom không tự chứng minh cây đã tới công trình. Chữ ký tại cổng không tự chứng minh phần trồng đã nghiệm thu. Người phụ trách đọc đúng điểm và phạm vi. Nếu một bên thực hiện nhiều chặng, vẫn cần nhận ra mốc chuyển trách nhiệm theo hợp đồng. Khi có hư hại hoặc thiếu cây, biên bản tại mốc phát hiện giúp xác định phần cần xem, nhưng không tự kết luận nguyên nhân. Khoản giữ lại hoặc điều chỉnh chỉ được người có thẩm quyền quyết định từ căn cứ phù hợp.
Phát sinh phải trở về cây và dịch vụ đã đổi
Một nguồn bổ sung, chuyến lấy thêm, thay cách bảo vệ hoặc đổi vị trí nhận có thể tạo công việc mới, nhưng không phải mọi thay đổi đều thuộc bên mua. Đề nghị phát sinh cần nêu cây, lô, dịch vụ, lý do, người yêu cầu và người chấp thuận. Nếu việc phát sinh do bên bán khắc phục cây không phù hợp theo trách nhiệm của họ, cách xử lý chi phí có thể khác việc bên mua mở rộng phạm vi; người đối soát không tự đánh đồng. Biên bản kỹ thuật ghi sự việc, đầu mối thương mại áp thỏa thuận. Phần chưa được duyệt đứng riêng, không giấu trong đơn giá của lô khác.
Điều kiện ven sông như nền ướt, mép bờ hay giới hạn tiếp cận được xác nhận theo vị trí công trình, không theo nguồn cây. Nếu cây của nhiều nguồn cùng phải đổi điểm nhận vì mặt bằng, hồ sơ ghi những cây bị ảnh hưởng cùng quyết định của ban quản lý. Điều này có thể liên quan dịch vụ, nhưng không tự làm mọi hóa đơn được điều chỉnh. Nếu chỉ một lô cần cách xử lý riêng vì đặc điểm cây, người có chuyên môn nêu lý do. Không dùng tên nguồn để quy mọi chi phí tuyến, và không dùng điều kiện công trình để che một cây giao sai.
Hóa đơn được xem trong đúng giao dịch
Bộ phận kế toán hoặc thuế kiểm bên lập hóa đơn, nội dung và cách xử lý theo giao dịch cùng quy định áp dụng. Người đối soát kỹ thuật cung cấp cây, lô, vị trí, ngày và dịch vụ; người phụ trách hợp đồng xác nhận phần được đề nghị. Nếu nhiều hóa đơn cho nhiều nguồn, kiểm mỗi hóa đơn với cây thực và tránh tổng vượt phạm vi. Nếu một hóa đơn của đầu mối chính bao gồm toàn bộ lô, không cộng thêm chứng từ của bên phụ như nghĩa vụ riêng nếu không có thỏa thuận. Đây không phải tư vấn thuế; nó là cách giữ đối tượng thanh toán trùng với giao dịch thực.
Khi một phần bị tranh luận, danh sách nêu cây hoặc dịch vụ, số biên bản, vị trí, bên đề nghị và lý do. Phần khác đủ căn cứ có thể được xem riêng theo hợp đồng. Không giữ toàn bộ nguồn vì một cây sai, cũng không thanh toán toàn bộ lô chỉ vì tổng số khớp. Nếu kết quả kiểm mở rộng phạm vi sang nhiều cây, người có chuyên môn phải nói căn cứ và cây liên quan. Người có quyền thương mại quyết định tác động chi phí. Mỗi cập nhật giữ ngày cùng người thực hiện để quyết định mới không làm mất lịch sử bàn giao.
Kiểm chéo hai chiều trước khi cộng tổng
Từ một cây trong đề nghị, người duyệt tìm lại đơn đặt hàng, lô, nơi cung cấp, biên bản ở vị trí nhận, nghiệm thu nếu cần, thay đổi và hóa đơn. Từ một hóa đơn, họ kiểm mọi cây hoặc dịch vụ có căn cứ tương ứng và chưa xuất hiện ở chứng từ khác. Nếu một cây chỉ có ảnh tại nguồn nhưng không có biên nhận cuối, phần giao chưa được chứng minh tới mốc cuối. Nếu một dịch vụ đã được ký nhưng hóa đơn chưa xử lý, nó đứng ở nhóm phù hợp để kế toán xem. Cách kiểm trực tiếp này không cần thuật ngữ kỹ thuật và vẫn bắt được cây bị tính lặp.
SADECX có thể xác nhận cây, lô, nơi cung cấp và dịch vụ thuộc phần SADECX trực tiếp chịu trách nhiệm. SADECX không xác nhận thay nguồn khác, không nghiệm thu thay bên mua và không quyết định nghĩa vụ thanh toán giữa các chủ thể không thuộc hợp đồng của mình. Khi SADECX là đầu mối gom, hồ sơ vẫn cần giữ cây thực của từng lô và vị trí bàn giao. Nếu SADECX chỉ cung cấp một phần, đề nghị chỉ bao gồm phần đó. Ranh giới này giúp nhiều nguồn cùng tham gia mà thanh toán vẫn đi theo cây, dịch vụ và thỏa thuận thật.
Sau đối soát, cây chờ thay, biên nhận thiếu, hóa đơn cần điều chỉnh hoặc phát sinh chưa duyệt đều có người xử lý và mốc trả lời. Không chuyển chúng thành một nhóm chung không ai sở hữu. Khi bổ sung đủ căn cứ, phần liên quan được cập nhật đúng cây; tổng cũ không bị sửa âm thầm. Hồ sơ cuối cho thấy từng cây thực, lô, nơi cung cấp, vị trí bàn giao và dịch vụ đã được chấp nhận. Đó là cơ sở để người có thẩm quyền quyết định thanh toán mà không phải dựa vào tên nguồn hoặc một tổng số đã mất dấu cây.