Mưa không tự động buộc mọi xe giao cây dừng, và lịch đã chốt cũng không buộc xe phải đi. Khả năng tiếp cận và dỡ cây phải dựa trên đường vào, nơi chờ, điểm tập kết, khu đặt thiết bị nâng hạ và cách giữ cây trong lúc chuyển giao, do đúng bên chịu trách nhiệm xác nhận.
Sau nhiều ngày mưa, một bề mặt trông khô ở cổng chưa nói được điều kiện của toàn tuyến giao cây. Nước đọng, nền mềm, tầm nhìn, vật cản bị che, vùng quay xe và khu đặt thiết bị có thể khác nhau theo từng vị trí. Bên quản lý công trình kiểm tra đường vào, quyền sử dụng mặt bằng và khu vực gần mép bờ theo hiện trạng. Đơn vị vận hành đánh giá phương tiện cùng thiết bị nâng hạ dựa trên thông tin đó và quan sát của mình. Bên giao kiểm cây, lớp bảo vệ và khả năng chăm giữ nếu phải chờ. Chỉ sau các xác nhận ấy, người điều phối mới thông báo tiếp tục giao hoặc hoãn chuyến; không dùng dự báo chung thay cho hiện trường cụ thể.
Kiểm đúng các điểm quyết định khả năng tiếp cận và dỡ cây
Việc kiểm trước chuyến nên đi theo đường cây thực sự sẽ đi: nơi xe chờ, cổng, đoạn nội bộ, điểm dừng, vùng đặt thiết bị và điểm tập kết. Mỗi vị trí có người chịu trách nhiệm khác nhau. Ban quản lý xác nhận mặt bằng được phép dùng và điều kiện mà họ có thẩm quyền quản lý. Đơn vị vận hành không nhận một câu “đường vẫn đi được” như thay thế cho đánh giá xe của mình. Bên cung cấp không kết luận nền đủ chịu tải chỉ vì cây cần giao đúng lịch. Ở khu ven sông, mực nước hoặc bờ có dấu hiệu khác thường là thông tin cần chuyển cho bên phụ trách công trình; không tự đặt ra một khoảng cách chung áp dụng cho mọi địa điểm.
- Đường vào còn được bên quản lý cho phép sử dụng tại đúng thời điểm xe dự kiến tới.
- Nơi chờ và điểm dừng không buộc xe chiếm lối hoặc đứng trên vùng chưa được xác nhận.
- Điểm tập kết có chỗ đặt cây, thoát nước và người tiếp quản trong phạm vi đã thống nhất.
- Vị trí thao tác của thiết bị nâng hạ đã được người phụ trách mặt bằng và đơn vị vận hành xem xét.
- Cây có lớp bảo vệ phù hợp với chặng giao và có nơi chăm giữ nếu lịch bị lùi.
Mốc hoãn cần được đặt trước khi xe rời nơi xuất phát hoặc trước khi đi qua điểm có thể quay về, tùy cách tổ chức đã được đánh giá. Mốc ấy không phải một ngưỡng mưa dùng chung. Nó là thời điểm phải có đủ xác nhận cho chuyến cụ thể. Nếu ban quản lý chưa xác nhận đường vào, điểm tập kết chưa sẵn sàng hoặc đơn vị vận hành kết luận điều kiện không phù hợp, chuyến được hoãn. Nếu các điều kiện đã được kiểm và những người có trách nhiệm đồng ý tiếp tục, xe đi theo phương án đã chốt. Câu trả lời phải rõ ràng, có thời gian và người xác nhận, không để tài xế tự đoán từ tin nhắn rời rạc.
| Tình huống quan sát | Xử lý trực tiếp | Việc cần ghi |
|---|---|---|
| Tuyến, điểm dừng và khu thiết bị đã được xác nhận phù hợp | Tiếp tục giao theo lượt đã chốt | Thời điểm xác nhận, người xác nhận và phạm vi được dùng |
| Một đoạn tuyến hoặc nền đặt thiết bị chưa được xác nhận | Hoãn chuyến liên quan | Vị trí chưa rõ và bên cần kiểm tra |
| Điểm tập kết không thể tiếp nhận cây | Hoãn hoặc giảm phạm vi giao khi được chấp thuận | Cây bị ảnh hưởng, nơi chăm giữ và lịch xem lại |
| Điều kiện đổi khi xe đang trên đường | Dừng ở mốc dự phòng đã được phép | Vị trí xe, cây trên xe và chỉ dẫn tiếp theo |
Bảo vệ cây trong thời gian chờ mà không tự kéo dài trách nhiệm
Khi chuyến bị hoãn, cây có thể vẫn ở nơi chăm giữ ban đầu, đã lên xe hoặc đang chờ tại một mốc trung gian. Kế hoạch cần nói ai đang giữ cây, cây ở đâu, lớp bảo vệ nào cần kiểm và khi nào xem lại. Nếu cây đã lên xe, người có chuyên môn đánh giá việc tiếp tục để trên xe hay đưa xuống; quyết định không nên dựa riêng vào mong muốn tiết kiệm một lần thao tác. Nếu cây được bàn giao tại điểm tập kết trước khi mưa nặng hơn, biên nhận phải thể hiện đúng mốc và người tiếp quản. Không dùng chữ ký ở điểm tạm để chuyển mọi trách nhiệm chăm giữ khi điều đó chưa nằm trong thỏa thuận.
Che chắn trong mưa không có nghĩa là bọc kín bằng bất kỳ vật liệu nào. Cách bảo vệ tán, thân và bầu phải phù hợp với cây cùng thời lượng chờ, do người có chuyên môn xác định. Đơn vị vận hành bảo đảm phần che không cản tầm nhìn hoặc tạo phần nhô ra ngoài đánh giá của xe. Nước đọng quanh bầu, dây buộc lỏng hoặc nhãn khó đọc là những dấu hiệu cần xử lý trước khi giao tiếp. Bên giao ghi tình trạng quan sát, nhưng không biến một biện pháp tạm thời thành lời cam kết rằng cây sẽ không bị ảnh hưởng. Nếu cần kiểm sâu hơn, cây được giữ lại cho người có thẩm quyền xem.
Nếu mưa quay lại trong lúc đang dỡ, người vận hành có quyền dừng thao tác khi tầm nhìn, mặt bằng hoặc thiết bị không còn phù hợp. Người quản lý hiện trường giữ người không liên quan ra khỏi khu vực và xác nhận nơi có thể đặt cây đang dang dở. Cây còn trên xe tiếp tục thuộc trách nhiệm theo chặng hiện hành; cây đã ký nhận thuộc người tiếp quản theo thỏa thuận. Không chạy nhanh hơn để kịp dỡ hết và không tự chuyển sang một điểm tập kết khác gần hơn. Người điều phối ghi thời điểm dừng, cây đã bàn giao, cây chưa bàn giao và quyết định tiếp theo được người có thẩm quyền xác nhận.
Xác nhận tiếp tục phải gắn với một cửa thời gian cụ thể
Một xác nhận tiếp tục vào đầu ngày không nhất thiết còn phù hợp vào cuối ngày nếu mưa, mực nước hoặc hoạt động trên công trường đã đổi. Người điều phối nên ghi khoảng thời gian mà xác nhận được dùng và gọi lại khi chuyến vượt ra ngoài khoảng ấy. Đây không phải cách chuyển trách nhiệm cho người xác nhận; mỗi bên vẫn chịu phần chuyên môn của mình. Việc ghi thời gian giúp tránh dùng một thông tin cũ cho lượt xe khác. Nếu có nhiều chuyến, từng lượt có thể nhận cùng một kết luận chỉ khi điều kiện và phạm vi không đổi, nhưng người điều phối vẫn phải biết rõ xe nào đã được phép tiến vào.
Biên nhận trong thời tiết mưa cần ưu tiên thông tin có thể kiểm được: cây hoặc nhóm cây, số lượng, nơi nhận, thời gian, lớp bảo vệ và tình trạng quan sát. Ảnh nên cho thấy dấu nhận diện mà không buộc người chụp đứng trong vùng nguy hiểm. Nếu nước hoặc ánh sáng làm một chi tiết không thể xem, biên nhận ghi giới hạn quan sát và người sẽ kiểm lại; không điền một kết quả chắc chắn cho thuận tiện. Sai lệch được nêu theo cây cụ thể. Cây chưa tới mốc nhận không được tính là đã giao chỉ vì xe đã vào công trình. Những nguyên nhân liên quan chậm lịch hoặc chi phí được xem xét riêng sau khi sự việc đã rõ.
Sau mỗi lượt, cập nhật phương án bằng hiện trạng vừa quan sát
Một lượt giao hoàn thành có thể cung cấp thông tin cho lượt kế tiếp, nhưng không tạo ra bảo chứng rằng mọi điều kiện sẽ giữ nguyên. Người điều phối ghi nơi có nước đọng, thời gian xe chờ, khả năng tiếp nhận của điểm tập kết và thiết bị đã dùng; ban quản lý cùng đơn vị vận hành quyết định phần nào vẫn áp dụng. Nếu cần đổi tuyến, đổi điểm dừng hoặc đổi thiết bị, phương án mới phải được xác nhận trước lượt sau. Danh sách cây cũng được kiểm lại vì một đợt hoãn có thể làm thứ tự giao thay đổi. Không đưa cây khác lên xe chỉ để lấp chỗ nếu vị trí nhận và cách dỡ của cây đó chưa được chuẩn bị.
Khi SADECX thực hiện phần cung cấp hoặc giao nhận đã thỏa thuận, SADECX có thể xác nhận cây, lớp bảo vệ, lịch điều phối và biên nhận của chặng mình làm. SADECX không thay ban quản lý đánh giá nền, bờ, mực nước hay quyền dùng đường, và không thay đơn vị vận hành quyết định khả năng của xe hoặc thiết bị. Người mua xem thay đổi phạm vi và chi phí; người quản lý hiện trường xác nhận nơi tiếp nhận. Cách phân vai này cho phép quyết định rất trực tiếp: đủ xác nhận thì tiếp tục giao, thiếu điều kiện thiết yếu thì hoãn chuyến, bảo vệ cây và hẹn mốc kiểm lại có người chịu trách nhiệm.