Nhiều nguồn có thể cùng cung cấp một tên cây nhưng không mặc nhiên dùng chung một cây mẫu. Bên mua cần xác định mẫu nào áp dụng cho lô nào, cách so hình thái và phép đo, rồi giữ kết quả riêng để quyết định gộp, tách hoặc thay lô mà không lẫn với việc lựa chọn nguồn.
Khi cây được gom từ nhiều nguồn, câu hỏi đầu tiên của việc duyệt mẫu là mẫu nào được phép dùng cho lô nào. Một cây được duyệt tại nguồn A không tự trở thành đại diện cho lô ở nguồn B chỉ vì cùng tên cây và quy cách ghi trên báo giá. Bên mua có thể dùng một căn cứ hình thái chung nếu người có thẩm quyền xác nhận, nhưng mỗi lô vẫn cần cây hoặc bộ ảnh đối chiếu phù hợp và kết quả kiểm riêng. Biên bản nên ghi mã nguồn, mã lô, mã mẫu, ngày duyệt, thuộc tính áp dụng và khoảng sai lệch. Mục tiêu là thống nhất cách nhìn cây thực, không phải xếp hạng nơi cung cấp hay khẳng định nguồn nào luôn có chất lượng tốt hơn.
| Cách áp dụng | Khi có thể xem xét | Điều phải giữ |
|---|---|---|
| Một mẫu chung | Các lô dùng cùng quy cách và hình thái đã được chấp thuận | Kết quả kiểm riêng của từng lô |
| Mẫu riêng từng lô | Khác biệt hình thái cần được xem trước | Mã mẫu đi cùng đúng lô |
| Mẫu bổ sung | Lô mới xuất hiện sau lần duyệt đầu | Ngày hiệu lực và phạm vi cây áp dụng |
Dùng một mẫu chung chỉ hợp lý khi người duyệt đã nói rõ thuộc tính nào của mẫu là căn cứ và khoảng nào lô thực được dao động. Nếu ảnh mẫu chỉ cho thấy một dáng cụ thể mà yêu cầu mua cho phép nhiều dáng trong cùng nhóm, biên bản cần giải thích để người nhận không loại nhầm. Ngược lại, nếu hình thái là phần quan trọng của thiết kế, một lô có khác biệt đáng kể cần mẫu riêng hoặc quyết định bổ sung. Không lấy giá, tên vườn hay lời giới thiệu làm bằng chứng rằng cây sẽ giống mẫu. Việc chọn nguồn thuộc quyết định mua; việc duyệt mẫu chỉ xác định cây dự kiến có phù hợp với cách hiểu kỹ thuật hay không.
Mẫu phải có nhận diện và phạm vi áp dụng đọc được
- Mã nguồn và mã lô đang được xem.
- Mã cây mẫu hoặc bộ ảnh được người có trách nhiệm xác nhận.
- Thuộc tính đo, đặc điểm hình thái và khoảng sai lệch được phép.
- Số cây hoặc nhóm vị trí dự kiến áp dụng mẫu.
- Ngày duyệt, người duyệt và điều kiện làm mẫu hết hiệu lực.
Ảnh mẫu nên cho thấy toàn cây, các mặt quan trọng, thân, bầu và dấu nhận diện. Với phép đo, ảnh cần thấy vị trí đo thay vì chỉ có một con số. Nếu người duyệt xem cây trực tiếp, biên bản vẫn nên nói rõ phần nào không được quan sát. Một mẫu ở đầu khoảng chấp nhận phải được ghi như vậy để người kiểm không coi mọi cây phải giống chính xác. Khi nguồn đề nghị thay cây mẫu, mẫu cũ vẫn được giữ cho những cây đã đặt theo căn cứ đó. Mẫu mới có ngày hiệu lực và lô áp dụng; không đổi tên ảnh cũ hoặc ghi đè biên bản khiến người sau không biết quyết định nào dùng cho lần giao nào.
Lịch gom từng nguồn không làm thay phạm vi của mẫu. Cây ở nguồn nào được kiểm và nhận diện tại nơi đó trước khi đưa tới điểm gom. Nếu hai lô đi chung xe, danh sách vẫn chỉ rõ cây thuộc lô nào và mẫu nào áp dụng. Việc đặt cây cạnh nhau tại điểm tập kết không cho phép dùng cây đẹp của lô này làm minh họa cho lô kia. Cây thiếu nhãn được giữ riêng để xác minh. Người nhận có thể ghi tình trạng nhìn thấy và số lượng, nhưng không tự gán nguồn từ vị trí trên xe. Biên nhận theo mã giúp quyết định về mẫu bám đúng cây, đồng thời bảo vệ lô không liên quan khỏi một sai lệch chỉ xảy ra ở lô khác.
Gộp hoặc tách lô là quyết định sau khi đã kiểm cây
Nếu các lô đã được xem theo cùng căn cứ và phù hợp cho cùng nhóm vị trí, bên mua có thể quyết định gộp trong kế hoạch sử dụng. Gộp không có nghĩa xóa mã nguồn hoặc mã lô; danh sách phân bổ vẫn cho biết cây nào đi đâu. Nếu chỉ một phần lô có hình thái khác, phần đó có thể được tách để xem xét riêng mà không bác toàn bộ nguồn. Thay lô cần nói rõ cây bị thay, mẫu của lô mới và tác động tới lịch cùng thương mại. Nguồn dự phòng chỉ trở thành phương án thực khi cây dự phòng đã được nhận diện và duyệt theo căn cứ phù hợp. Đội giao không tự lấy cây gần nhất để lấp vị trí còn thiếu.
Khoảng sai lệch cần được áp dụng nhất quán cho các nguồn. Không nới phép đo cho lô đến muộn hoặc siết hình thái của lô có giá cao hơn. Khi một cây ngoài khoảng, biên bản ghi thuộc tính, giá trị quan sát và mã cây; người có thẩm quyền quyết định thay, bố trí khác hoặc chấp thuận ngoại lệ. Ngoại lệ của một cây không thành quy tắc cho cả nguồn. Nếu khác biệt đến từ cách gọi hoặc cách đo của nơi cung cấp, hai bên làm rõ cách quy đổi trước khi kết luận. Mục tiêu là so cùng một yêu cầu, không buộc mọi nơi phải dùng cùng biểu nội bộ hoặc biến sự khác nhau trong cách ghi thành lỗi của cây.
Điều kiện ven sông chỉ thay cách tiếp nhận, không thay kết quả mẫu
Khu nền ướt, vùng gần mép bờ và đường thiết bị tại công trình phải được bên phụ trách xác nhận theo hiện trạng. Những điều kiện này có thể khiến một lô phải đổi ngày, điểm giao hoặc thứ tự vào, nhưng không làm cây đang ngoài khoảng trở thành phù hợp. Ban quản lý quyết định khu vực được dùng; đơn vị vận hành đánh giá phương tiện; người kỹ thuật xem cây và mẫu. Không tự suy tải nền hay khoảng cách an toàn từ tên gọi ven sông. Nếu chỉ nhận được một phần, danh sách nêu cây nào đi trước và lô nào còn ở nơi giữ. Quyết định điều phối giữ nguyên nhận diện mẫu để lần nhận sau không áp nhầm căn cứ của lô đã tới.
Tại điểm nhận, người kiểm xem mã cây, lô, mẫu áp dụng, phép đo và đặc điểm hình thái trong điều kiện có thể quan sát. Kết quả được ghi theo cây hoặc nhóm nhận diện được. Một cây đạt không bù cho cây chưa kiểm; một lô có nhiều cây phù hợp cũng không xóa sai lệch của cây cụ thể. Nếu ánh sáng hoặc lớp bảo vệ che phần quan trọng, cây liên quan được đánh dấu chờ xem lại và có nơi giữ rõ. Biên nhận giao cây chỉ xác nhận sự kiện bàn giao; kết luận mẫu thuộc người được giao trách nhiệm kỹ thuật. Tách hai chữ ký giúp không biến việc xe đã tới thành sự chấp nhận toàn bộ lô.
Giữ mẫu trong hồ sơ mà không biến nó thành lời quảng cáo nguồn
Hồ sơ cuối gồm quy cách, biên bản mẫu, ảnh có nhận diện, kết quả xem từng lô, quyết định gộp hoặc tách, danh sách phân bổ và biên nhận khi giao. Thông tin về nguồn chỉ giới hạn ở lô đang được mua và thời điểm đã kiểm; không suy rằng nơi đó luôn có hàng, mọi cây đều giống nhau hoặc xuất xứ rộng hơn chứng từ hiện có. Khi SADECX cung cấp hay điều phối một phần lô, SADECX xác nhận cây, nhận diện và giao nhận thuộc phần mình. Bên mua cùng đầu mối kỹ thuật quyết định mẫu và vị trí; ban quản lý quyết định điều kiện sử dụng mặt bằng. Các vai trò rõ giúp hồ sơ có sức thuyết phục hơn lời khẳng định chung.
Một lần duyệt mẫu nhiều nguồn hoàn tất khi người khác có thể xác định cây mẫu nào áp dụng cho từng lô, thuộc tính nào đã được chấp nhận, sai lệch nào còn chờ và ai quyết định phần tiếp theo. Nếu lô thay thế xuất hiện, hồ sơ cho thấy cây mới được xem theo căn cứ nào và lô cũ được xử lý ra sao. Nếu nhiều lô cùng được dùng, danh sách vẫn giữ nguồn, lô và vị trí thực tế. Cách làm này cho phép người mua linh hoạt gộp, tách hoặc thay lô mà không đánh đồng việc duyệt cây với việc lựa chọn nơi cung cấp, đồng thời không để nhận diện bị mất trong quá trình gom nhiều nguồn.