Một cây mẫu có thể được xem từ trước, còn lô thực đến theo nhiều ngày và nhiều khu. Bên mua cần giữ mã mẫu, ảnh, tiêu chí áp dụng và khoảng chấp nhận, đồng thời kiểm từng đợt thay vì dùng một lần duyệt để kết luận cả đơn hàng.
Duyệt cây mẫu cho công trình ven sông là cách thống nhất hình thái và cách hiểu quy cách trước khi giao, không phải giấy chứng nhận cho mọi cây về sau. Khi đơn hàng chia nhiều đợt, khoảng cách giữa ngày duyệt và ngày nhận có thể dài, người kiểm có thể thay đổi và mỗi khu trồng có lịch riêng. Biên bản mẫu vì thế cần ghi mã cây, ngày xem, ảnh, thuộc tính được chấp nhận, khoảng sai lệch và phạm vi lô hoặc thời gian áp dụng. Những phần chỉ để minh họa cũng phải được nói rõ. Mỗi đợt giao vẫn được kiểm trên cây thực tế. Nếu mẫu hết phù hợp hoặc bên cung cấp đề nghị mẫu khác, người có thẩm quyền xem và xác nhận trước khi dùng cho chuyến tiếp theo; hồ sơ cũ vẫn giữ căn cứ của những cây đã đặt.
Cây được đưa ra duyệt phải có dấu hiệu nhận diện ổn định, nguồn hoặc lô dự kiến và thông tin quy cách cần thiết. Người duyệt xem cả phép đo lẫn hình thái liên quan tới thiết kế. Ảnh toàn cây, ảnh các mặt quan trọng và ảnh chi tiết giúp người khác hiểu quyết định, nhưng ảnh không thay cây khi đặc điểm cần xem trực tiếp. Nếu mẫu đại diện cho một nhóm quy cách, biên bản nêu rõ nhóm nào và thuộc tính nào được phép dao động. Nếu chỉ một mặt cây được xem, không suy phần khuất cũng đã được chấp nhận. Không dùng một cây nổi bật nhưng không thể tái lập trong lô để tạo kỳ vọng mơ hồ. Bên cung cấp cần giải thích khả năng lựa chọn lô cụ thể, nhưng không được yêu cầu cam kết tồn cây ngoài phạm vi đã xác nhận.
| Nội dung | Cách ghi | Giới hạn |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã cây, nguồn hoặc lô và ngày xem | Không dùng ảnh rời không rõ cây |
| Quy cách | Giá trị đo và cách đo đã áp dụng | Không thay bảng yêu cầu gốc |
| Hình thái | Đặc điểm được chấp nhận qua ảnh và mô tả | Không suy phần chưa quan sát |
| Phạm vi | Đợt, nhóm cây hoặc thời gian áp dụng | Không mặc định cho toàn bộ đơn hàng |
Khoảng chấp nhận phải đọc được từ cây thực
Khoảng chấp nhận phải được định nghĩa bằng thuộc tính có thể kiểm. Với phép đo, hồ sơ nêu giới hạn do người có chuyên môn duyệt. Với hình thái, mô tả tập trung vào đặc điểm quan trọng và ảnh có chú thích, tránh những từ chỉ cảm nhận như hoàn hảo hoặc đẹp nhất. Mẫu có thể nằm giữa khoảng, ở một đầu khoảng hoặc chỉ minh họa một đặc điểm; vị trí của nó trong yêu cầu cần được nói rõ. Người kiểm đợt sau không biến mọi khác biệt so với ảnh thành lỗi nếu cây vẫn trong khoảng, cũng không bỏ qua sai lệch chỉ vì tên lô giống mẫu. Nếu thiết kế yêu cầu bố trí theo nhóm hình thái, cách phân nhóm được thống nhất trước để tránh chọn cây ngẫu nhiên ở bãi.
Mỗi lần giao phải biết đang dùng mẫu nào
Kế hoạch giao liệt kê cây dự kiến, khu nhận, thời gian, lô và mã mẫu áp dụng cho từng đợt. Nếu cùng một mẫu áp cho nhiều lần, người phụ trách kiểm hiệu lực trước khi xe rời nguồn. Nếu một đợt dùng lô khác, không mặc nhiên giữ nguyên căn cứ; bên mua xem mức tương đồng và quyết định có cần mẫu bổ sung. Khi hai đợt được gộp, người nhận vẫn biết cây thuộc lô nào và vị trí nào. Khi một đợt bị tách, biên bản chỉ áp cho số cây thực tế đã xem. Cây đến sớm hoặc muộn không tự chuyển sang phạm vi của đợt khác. Mọi thay đổi về mẫu, lô hoặc khu được thông báo cho người kiểm trước khi họ ký nhận.
- Danh mục cây và khu thuộc lần giao.
- Mã mẫu đang có hiệu lực cho lô đó.
- Ảnh cùng thuộc tính được phép đối chiếu.
- Cách đo và khoảng chấp nhận đã duyệt.
- Người xem sai lệch và quyền chấp thuận ngoại lệ.
- Biên nhận riêng cho cây thực tế của lần giao.
Tại điểm nhận, người kiểm xác nhận mã cây, mã lô, quy cách và đặc điểm mẫu trong phạm vi có thể quan sát. Kết quả được ghi theo cây hoặc nhóm có nhận diện, không theo tổng số xe. Cây ngoài khoảng hoặc khác hình thái quan trọng được tách để người có thẩm quyền quyết định. Một cây đạt không bù cho cây chưa xem. Nếu điều kiện ánh sáng hoặc lớp bảo vệ làm một đặc điểm không rõ, phiếu ghi phần chờ kiểm và thời điểm xem lại. Không thay ảnh mẫu bằng một ảnh mới gửi trong nhóm trao đổi sau khi xe đã tới. Mọi ngoại lệ cần chỉ đúng cây, lý do, người duyệt và việc nó có ảnh hưởng tới các đợt sau hay không.
Lịch mặt bằng không thay kết luận về mẫu
Công trình ven sông có thể đổi ngày nhận vì nền ướt, hoạt động ven bờ hoặc giới hạn tiếp cận thiết bị. Việc dời lịch không làm mẫu tự hết hiệu lực, nhưng người phụ trách cần xem cây và lô có còn đúng căn cứ đã duyệt. Ban quản lý xác nhận mặt bằng, còn người kỹ thuật xác nhận mẫu và cây. Nếu cây phải chờ, nơi giữ, cách chăm và người tiếp quản được ghi. Không đặt cây ở khu gần mép bờ hoặc nền chưa được phép chỉ để giữ lịch. Khi đợt mới được xếp, danh mục và mã mẫu được gửi lại cho người nhận. Chi phí do thay đổi thời gian được xử lý theo hợp đồng, không suy từ việc mẫu đã được duyệt.
Nếu cây mẫu cần thay, biên bản mới phải giải thích cây nào được đề nghị, thuộc tính nào tương đương hoặc khác, phạm vi áp dụng và người chấp thuận. Mẫu cũ không bị xóa; ngày hiệu lực giúp xác định đợt nào dùng căn cứ nào. Nếu thay mẫu kéo theo thay quy cách, đó là thay đổi yêu cầu mua và cần xem cả tác động thương mại. Nếu chỉ thay cây minh họa nhưng vẫn trong quy cách cũ, hồ sơ nói rõ để người kiểm không hiểu là khoảng chấp nhận đã đổi. Nguồn dự phòng cũng phải có mẫu hoặc căn cứ đối chiếu phù hợp trước khi giao chính thức. Đội hiện trường không tự chọn một cây trong lô làm mẫu mới vì nó gần với cây đang dỡ.
Tổng hợp nhiều đợt nhưng giữ sai lệch riêng
Sau từng lần giao, hồ sơ gồm danh mục dự kiến, cây thực nhận, kết quả kiểm, ảnh, sai lệch và quyết định xử lý. Báo cáo tổng hợp có thể cho biết số cây đạt, thay hoặc còn chờ, nhưng phải xem lại được đợt và lô của từng cây. Nếu một sai lệch lặp lại, người phụ trách xem lại cách chọn lô hoặc cách diễn đạt mẫu trước đợt sau; không tự thay tiêu chí của các cây đã nhận. Cây chuyển khu được cập nhật cả vị trí cũ và mới. Biên bản mặt bằng đứng riêng với kết quả mẫu. Cấu trúc này giúp ban quản lý điều phối theo ngày, còn người kỹ thuật vẫn giữ được lịch sử quyết định của từng nhóm cây.
Bộ hồ sơ cuối gồm bảng quy cách, biên bản mẫu, bộ ảnh có nhận diện, kế hoạch các đợt, danh mục lô, biên nhận, kết quả kiểm và mọi thay đổi đã duyệt. Người tổng hợp đối chiếu số cây đặt, số cây giao, số cây nghiệm thu và cây thay thế; khác biệt phải có căn cứ của đúng đợt. Hóa đơn hoặc tổng giá trị không thay cho kiểm mẫu. Hồ sơ cũng không khẳng định nguồn luôn có sẵn cây giống mẫu; nó chỉ ghi cây và phạm vi đã được xem tại thời điểm cụ thể. Nhờ vậy, một quyết định mẫu có thể hướng dẫn nhiều lần giao mà không biến thành sự chấp nhận vô điều kiện đối với toàn bộ lô hoặc mọi điều kiện mặt bằng ven sông.