Tổng số cây tại cổng không cho biết lô nào sẽ vào khu nào. Trước khi mở hố, đội trồng cần danh sách ghi cây của từng lô, mẫu đã duyệt và vị trí dự kiến; khi đổi lô hoặc dùng cây dự phòng, lần bàn giao cũ vẫn phải được giữ lại.
Khi cây cho chung cư được gom từ nhiều nơi, đội trồng cần biết cây của lô nào sẽ vào từng mã hố trước khi bắt đầu thi công. Tổng số cây đã tới cổng không trả lời được câu hỏi đó. Người chỉ huy cần một danh sách phân cây cho từng hố, ghi rõ nơi cung cấp theo giao dịch, mã lô, mẫu đã duyệt, số thực nhận và vị trí dự kiến. Nếu một nơi giao chậm, danh sách cho biết khu nào vẫn đủ cây để làm. Không lấy một cây cùng tên từ lô khác đặt vào chỗ trống khi chưa có quyết định về quy cách.
Danh sách phân bổ được lập từ cây đã được chấp thuận và sơ đồ vị trí đang có hiệu lực. Mỗi nhóm hố ghi loại cây, tiêu chí cần kiểm, mã lô dự kiến và khu vực thi công. Khi hồ sơ nguồn và hồ sơ thi công dùng tên gọi khác nhau, đối chiếu bằng mã hàng cùng thông số đã duyệt, không đoán theo tên dân gian. Đội trưởng phải dùng bản mới nhất tại hiện trường vì một bản in cũ có thể chưa thể hiện lô thay hoặc khu chưa được ban quản lý bàn giao.
Phân cây của từng lô vào sơ đồ hố
Tại điểm bàn giao, hai bên đếm cây theo từng lô và ghi dấu hiệu nhìn thấy của cây, bầu hoặc chậu. Thẻ nhận diện phải còn đọc được khi cây qua sân, hành lang hay điểm tập kết nội bộ. Nếu thẻ hỏng, người nhận chụp ảnh và ghi căn cứ nhận diện trước khi gắn thẻ thay. Một ảnh chụp cả xe không đủ để chứng minh cây ở hố phía sau tòa nhà thuộc lô nào. Từ lúc ký nhận, đội đang giữ cây chịu trách nhiệm bảo toàn dấu nhận diện đến tận vị trí.
Ngay trước khi đặt cây, người phụ trách so ba yếu tố tại hố: cây hoặc nhóm cây, mã hố và mẫu đã duyệt. Cây lệch quy cách, bầu có dấu hiệu hư hoặc không xác định được lô phải đưa sang khu riêng để kiểm. Không lấp hố rồi mới hỏi cây thuộc lô nào. Cây phù hợp được ghi giờ đặt và người thực hiện; cây tách riêng có nơi giữ, người theo dõi và hạn trả lời. Việc hố đã đào không phải lý do dùng một cây chưa được xác nhận.
Giữ nhận diện khi cây chuyển sang người quản lý mới
Hai lô có thể nhìn gần giống nhau nhưng khác biệt về quy cách vẫn ảnh hưởng vị trí và việc chăm sóc. Đội trồng chỉ mô tả điểm quan sát được so với mẫu đã duyệt; họ không tự kết luận hai nguồn tương đương. Sai lệch phải chỉ đúng mã lô, số cây, hố dự kiến, ảnh lúc phát hiện và tiêu chí chưa khớp. Người được bên mua giao quyền sẽ quyết định giữ, đổi lô, chuyển vị trí hoặc yêu cầu kiểm thêm trước khi cây được đặt.
Nguồn dự phòng là một phương án có điều kiện, không phải kho cây mặc nhiên sẵn để gọi. Nếu cần dùng, danh mục thay nêu mã lô dự phòng, mẫu đối chiếu, số lượng dự kiến và người chấp thuận. Cây của lô cũ đang giữ phải có nơi đặt và người nhận trách nhiệm cho đến khi được xử lý. Nếu một phần lô ban đầu vẫn đạt, chỉ thay phần có sai lệch; không đổi cả khu để bảng nhìn đồng nhất. Biên nhận và ảnh của mã cũ được giữ để giải thích vì sao sơ đồ vị trí cuối khác kế hoạch ban đầu.
Tách cây sai mẫu trước khi quyết định thay lô
Khu cư dân đang sử dụng đòi hỏi việc giữ lô không làm chiếm lối đi chung. Ban quản lý xác nhận chỗ tập kết, giờ chuyển cây và vùng có thể cô lập. Nếu một nhóm cây phải chuyển tạm vì khu vực mở lại, ghi vị trí cũ, vị trí mới, giờ và người chuyển; nhãn lô đi theo cây. Đội trồng chịu trách nhiệm rào và thu dọn trong phạm vi thi công đã nhận, còn quyền cấp mặt bằng và cho cư dân đi lại thuộc đầu mối vận hành chung cư. Hai phần này nên có xác nhận riêng để không nhầm một biên nhận cây với bàn giao khu vực.
Sau khi đặt cây, ảnh tại hố nên có mã vị trí và dấu nhận diện lô trước khi chi tiết khó nhìn bị che. Điểm dừng kiểm của phần trồng xác nhận việc đặt cây và thao tác trong phạm vi đã duyệt; kết luận nghiệm thu về quy cách và kết quả tại vị trí thuộc người kiểm theo tiêu chí hợp đồng. Nếu phải chỉnh cao độ hoặc đổi cây, danh sách tại hố vẫn ghi cây đã đặt trước đó và kèm biên bản chấp thuận việc chỉnh hoặc thay. Ghi nhận cũ không bị bỏ đi, để đội chăm sóc và bên mua về sau biết cây nào từng được bàn giao tại vị trí đó.
Bàn giao khu cùng danh sách cây thực tế
Một khu chỉ được bàn giao phần thi công khi sơ đồ hố thực tế, danh sách cây tách riêng và mặt bằng đã thu dọn khớp với nhau. Đội trưởng đi lại từng hố, kiểm vật liệu thừa, rào tạm và lối cư dân. Hồ sơ cuối cho biết cây của lô nào đang ở mỗi vị trí, kèm ảnh và biên nhận. Cây chờ thay hoặc hố chờ duyệt tiếp tục có người phụ trách và ngày xử lý, không biến mất khỏi danh sách chỉ vì khu đã mở lại cho cư dân.
Nếu SADECX cung cấp một phần cây, SADECX bàn giao mã lô, biên nhận và giấy tờ nhận diện thuộc phần giao dịch đó để bên mua đối chiếu. Nếu SADECX còn nhận phần trồng, phạm vi phải ghi rõ điểm nhận cây, khu vực làm việc, cách giữ mã và việc hoàn trả mặt bằng. Ban quản lý chung cư xác nhận điều kiện khu cư dân; bên mua hoặc người được ủy quyền duyệt cây thay và vị trí thay. Không suy từ tên điểm chuẩn bị ra xuất xứ pháp lý, lượng cây đang sẵn hoặc cam kết thay lô cho một dự án chưa có hồ sơ cụ thể.