Khi một lô không tiếp tục được, bên mua cần khoanh phạm vi bị tác động rồi so lô thay thế với mẫu, lịch và điểm giao. Tên một nguồn không thay cho biên nhận của lô thực tế.
Khi một lô trong kế hoạch nhiều nguồn không thể tiếp tục, phiếu thay đổi phải bắt đầu từ cây và vị trí bị tác động, không từ tên một nguồn dự phòng. Người lập phiếu xem phân bổ nguồn và lô theo từng vị trí của bản đang áp dụng, xác định cây chưa giao, cây đang chuẩn bị và cây đã ở hố. Sau đó mới đề nghị lô thay thế, mẫu đối chiếu, lịch cùng phạm vi giao. Phần đã thực hiện giữ biên nhận cũ; phần không liên quan không phải chờ quyết định của toàn bộ danh mục.
| Mốc | Thông tin cần có | Câu hỏi phải trả lời |
|---|---|---|
| Hạng mục gốc | Quy cách, số lượng, mẫu, vị trí và lô dự kiến | Điều gì đã được chấp thuận |
| Lô đang vướng | Điều quan sát được, phần đã giao và lý do không tiếp tục | Phạm vi bị tác động đến đâu |
| Lô đề nghị | Mã lô, mẫu, quy cách, lịch và bên giao | Có đáp ứng hạng mục cần thay hay không |
| Quyết định | Hạng mục cũ và mới, người duyệt, thời điểm và mốc áp dụng | Đội nào phải nhận phiên bản mới |
Tên nguồn chỉ giúp nhận diện giao dịch. Nó không tự xác nhận xuất xứ thương mại, chất lượng mọi cây ở đó hay khả năng có hàng đúng ngày cần. Nếu giao dịch yêu cầu xuất xứ, phải kiểm chứng từ của đúng lô. Nguồn dự phòng cũng chỉ là phương án cho tới khi người điều phối xác nhận lô cụ thể, mẫu đã duyệt và lịch giao. Không biến tên một nơi thành cam kết thay cho cây thực tế.
Khoanh đúng phần phải đổi
Một lô gặp vướng không có nghĩa mọi vị trí cùng loài đều phải đổi. Danh sách tác động tách cây đã giao, cây đã nhận chưa trồng, cây chưa điều đi và vị trí đang chờ. Nếu chỉ thiếu một phần số lượng, đề nghị thay đúng phần thiếu và nêu lô cũ, lô mới sẽ vào những hố nào. Cây đã giao nhưng sai lệch được xử lý theo biên nhận cùng kết quả kiểm, không sửa danh mục nguồn để làm vấn đề biến mất.
Không nên gộp các nguồn chỉ để đủ tổng số. Cây cùng tên có thể khác mẫu, quy cách và mốc giao. Người kỹ thuật so lô đề nghị với mẫu đã duyệt cùng yêu cầu tại vị trí; người điều phối kiểm lịch và chặng giao; đầu mối thương mại xem tác động phạm vi, giá trị. Khi còn thiếu một xác nhận cần thiết, đề nghị chưa được phát hành và phải có người bổ sung cùng ngày trả lời; đội chuẩn bị cây không tự chọn lô thay.
So lô đề nghị bằng chứng cứ của đúng cây
Hồ sơ so sánh dùng mã lô, ảnh hoặc tài liệu mẫu, quy cách, tình trạng quan sát và vị trí dự kiến. Ảnh đại diện không gắn lô không đủ để duyệt thay. Nếu cần kiểm mẫu trực tiếp, biên bản ghi mẫu, thời gian, người tham gia và kết quả. Lô nhìn gần giống vẫn có thể khác phạm vi giao, lịch hoặc điều kiện bàn giao; các tác động đó phải đặt cạnh kết quả kỹ thuật để người duyệt nhìn đủ quyết định.
Nếu lô đề nghị chỉ phù hợp cho một số vị trí, phiếu phải nói cách chia. Hố còn lại có thể giữ nguồn cũ, chờ lô khác hoặc cần đề nghị mới. Một phê duyệt mẫu không cho phép tự phân bổ lại toàn bộ sơ đồ. Với từng vị trí, hồ sơ ghi cây dự kiến ban đầu và cây thay, nên lúc nhận hàng bên mua biết cây nào sẽ vào hố nào mà không đoán theo thứ tự xe.
- Giữ nguồn cũ cho phần đã xác nhận và thay phần còn thiếu.
- Tách danh mục thành các lô theo vị trí và đợt giao.
- Dùng lô thay thế cho những hạng mục đã được duyệt cụ thể.
- Giữ nguồn dự phòng chưa đưa vào danh mục thi hành cho tới khi có lô thực.
- Rút đề nghị nếu lô thay không còn phù hợp và trở lại phiên bản trước còn hiệu lực.
Phát hành phân bổ nguồn và lô theo từng vị trí
Sau khi duyệt, bản mới có hạng mục cũ và mới, lô thay thế, vị trí, đợt giao, điểm nhận cùng người chịu trách nhiệm. Bản trước hết hiệu lực cho phần tương lai nhưng vẫn được giữ để đọc biên nhận cũ. Nếu xe đã chạy trước thời điểm duyệt, phiếu phải nói nó đi tiếp, dừng hay quay lại. Giờ cập nhật bản danh mục không thay xác nhận thực tế về xe và cây.
Bên chuẩn bị cây nhận mã lô cùng mẫu; bên giao nhận điểm bàn giao; đội trồng nhận vị trí; người kiểm nhận tiêu chí; ban quản lý nhận lịch và khu vực. Khi cây đến sai lô, bên nhận lập biên nhận sai lệch và giữ cây theo thỏa thuận, không tự chuyển sang hố còn trống. Xử lý cây sai lô cần quyết định riêng để một sai lệch mới không che sai lệch ban đầu.
Thay đổi, nghiệm thu và thanh toán là ba mốc
Phiếu thay đổi cho phép dùng hạng mục mới trong phạm vi đã duyệt. Biên nhận và kết quả tại vị trí cho biết cây nào thật sự đã đến và đạt hay chưa. Hồ sơ thanh toán đối chiếu khối lượng thực cùng điều kiện hợp đồng. Ba mốc liên quan nhưng không thay nhau: lô được duyệt chưa có nghĩa đã giao; lô đã giao chưa có nghĩa đã nghiệm thu; kết quả đạt chưa tự quyết định cách thanh toán.
Nếu lô thay phát sinh vấn đề sau giao, yêu cầu được xem theo cây, vị trí, bản danh mục mới và biên nhận thực tế. Không dùng phiếu thay đổi như bằng chứng mọi cây trong lô đều đạt hoặc mọi trách nhiệm thuộc một nguồn. Phiếu chỉ ghi quyết định được cho phép tại thời điểm đó, căn cứ đã được xem và phạm vi tác động được chấp thuận.
Hoàn tất đề nghị khi lô thực đã tới đúng vị trí
Đề nghị hoàn tất khi các hạng mục thay có lô thực, bản mới đã tới đúng người và kết quả giao được ghi theo vị trí. Hố chưa có cây tiếp tục có người phụ trách; hạng mục bị rút có quyết định rút; cây giao theo bản cũ giữ lịch sử. Bản cuối không chỉ cộng tổng số mà cho thấy lô nào đang được áp dụng tại từng vị trí.
Nếu SADECX tham gia một phần cung cấp hoặc giao cây, mã lô, mẫu và biên nhận trong phạm vi giao dịch có thể hỗ trợ lập bảng đối chiếu. Việc duyệt thay danh mục, phân bổ vị trí, thay đổi lịch hoặc chấp thuận tác động thương mại vẫn thuộc các bên được phân quyền. Duyệt đúng lô thay thế giúp một vướng mắc ở một nguồn được xử lý gọn mà không làm mất lịch sử hoặc kéo các nguồn khác vào cùng một kết luận.