Xung đột có thể nằm ở xe, thiết bị nâng, điểm bàn giao, kích thước cây khi bó gọn hoặc quy cách cuối tại hố. Tách từng phần giúp giữ yêu cầu sử dụng và chỉ thay đổi danh mục khi có người đủ thẩm quyền chấp thuận.
Khi khảo sát cho thấy cây hoặc thiết bị theo phương án ban đầu không tới được điểm dự kiến, quyết định đầu tiên không phải đổi cây. Người phụ trách đặt cạnh nhau yêu cầu tại vị trí, kích thước cây sau khi trồng, giới hạn tuyến và phạm vi giao của từng bên. Từ đó mới xem đổi xe, cách nâng hạ, điểm bàn giao, thêm chặng trung chuyển hay đề nghị quy cách thay thế. Chỉ những vị trí thật sự xung đột được đưa vào phiếu; phần không bị ảnh hưởng tiếp tục theo danh mục đã duyệt.
Sơ đồ, số đo, mặt bằng, giờ tiếp cận và biên nhận theo chặng cho biết cây hoặc thiết bị bị vướng ở đâu. Người kỹ thuật so giới hạn đó với kích thước cây khi bó gọn để vận chuyển, cách bảo vệ bầu và cấu hình thiết bị dự kiến. Các thông tin khảo sát giúp người có thẩm quyền lựa chọn, nhưng chưa tự cho phép đổi danh mục. Không dùng một câu 'cổng hẹp' để đổi đồng loạt cây ở nhiều hố, và cũng không lấy việc một xe không vào được để kết luận mọi phương án khác đều bất khả thi.
Xem hết phương án logistics trước khi đổi quy cách
Nếu yêu cầu tại hố vẫn phù hợp, nhóm dự án xem khả năng đổi phương tiện, thêm chặng, thay cách nâng hạ hoặc điều chỉnh trình tự đưa cây. Mỗi lựa chọn phải có người chịu trách nhiệm, điểm nhận, cách ghi tình trạng cây và điều kiện trả mặt bằng. Một phương án đi lọt về kích thước nhưng không có nơi đặt thiết bị, không cô lập được khu hoặc không đủ thời gian thu dọn vẫn chưa thể dùng. Kết luận phải dựa trên tuyến đã khảo sát và khả năng thực hiện được các bên xác nhận.
Nếu đổi phương án logistics làm thay đổi chi phí, lịch hoặc ranh giới bàn giao, các tác động đó đi vào phiếu thay đổi ngay cả khi danh mục cây giữ nguyên. Đầu mối kỹ thuật mô tả phương án; ban quản lý chung cư xác nhận điều kiện dùng khu; đầu mối thương mại đối chiếu phạm vi và giá trị. Không gộp chi phí phát sinh vào giá cây để làm mất dấu nguyên nhân. Việc đối soát khoản thực tế diễn ra trên hồ sơ riêng sau đó; phiếu ở mốc này chỉ quyết định phương án mới có được đưa vào thực hiện hay không.
Đổi điểm bàn giao khi phải chia lại trách nhiệm
Có trường hợp xe tới được bãi nhận nhưng không đi tiếp tới hố. Khi đó các bên xem lại điểm kết thúc giao và đơn vị phụ trách đoạn nội bộ. Phiếu ghi cây được kiểm ở đâu, ai nhận tại điểm chuyển, ai chăm coi trong lúc chờ và ai đưa cây tới vị trí. Đổi điểm bàn giao không tự chuyển mọi rủi ro cho bên nhận; phạm vi mới chỉ có hiệu lực khi được chấp thuận và được ghi trong biên nhận từng chặng.
| Nhánh | Điều cần chứng minh | Kết quả trên phiếu |
|---|---|---|
| Giữ cây, đổi logistics | Có phương án khác đưa được cây và thiết bị qua tuyến | Thiết bị, chặng, lịch, người nhận và tác động |
| Giữ cây, đổi điểm giao | Có điểm chuyển phù hợp và bên nhận đoạn nội bộ | Điểm kết thúc giao cùng biên nhận chuyển tiếp |
| Đổi quy cách | Các cách giữ yêu cầu cũ không khả thi hoặc không được duyệt | Hạng mục cũ và mới, vị trí, mẫu cùng tiêu chí tại hố |
| Chưa đủ căn cứ | Thiếu xác nhận tuyến, thiết bị hoặc thẩm quyền | Người bổ sung thông tin và ngày xem lại |
Chỉ đề nghị đổi quy cách sau khi nói rõ yêu cầu nào phải giữ và phần nào có thể điều chỉnh. Kích thước cây lúc bó gọn để vận chuyển không được đánh đồng với quy cách cuối tại hố. Nếu cần bó tán, đổi chậu hoặc xử lý bầu, biện pháp phải do người có chuyên môn xác nhận và không làm sai quy cách cuối đã duyệt. Đội hiện trường không tự cắt tán, phá bầu hoặc đổi cây để qua cổng rồi báo lại sau.
Gắn thay đổi vào đúng vị trí bị ảnh hưởng
Một loài cây có thể xuất hiện ở nhiều hố nhưng chỉ vài vị trí đi qua đoạn hạn chế. Danh mục chênh lệch cần có mã vị trí, cây hoặc lô, quy cách cũ, phương án mới và lý do. Nếu thay mẫu, hồ sơ giữ mẫu đã chấp thuận cùng quy cách thay thế đề nghị. Nếu chỉ đổi cách bó gọn hoặc thiết bị vận chuyển mà cây tại hố giữ nguyên, phải ghi đúng như vậy để người kiểm không hiểu nhầm yêu cầu cuối bị hạ xuống.
Ngày hiệu lực gắn với lô hoặc lần giao cụ thể. Cây đã đến điểm nhận theo phương án cũ giữ nguyên biên nhận; cây chưa điều đi theo phiên bản mới. Nếu một lô đang trên đường, người điều phối cần quyết định bằng văn bản nó đi tiếp, dừng ở đâu hay quay lại. Tin nhắn báo tuyến khó không đủ để đội tự đổi điểm giao. Bản phát hành tới bên giao, đội trung chuyển, đội trồng và ban quản lý phải cùng một mã thay đổi nhưng chỉ rõ nhiệm vụ của từng bên.
Kiểm cây tại hố theo quy cách cuối đã duyệt
Sau khi thực hiện phương án mới, biên nhận từng chặng ghi cây và tình trạng quan sát; kết quả tại hố đối chiếu với quy cách cuối đã duyệt. Cây đi qua được tuyến không chứng minh nó đạt tại vị trí. Cây đạt ở hố cũng không xóa chi phí phát sinh hoặc hư hại mặt bằng trên đường đi. Biên bản của phương án mới ghi riêng phần đã làm và việc còn phải xử lý để bên mua kiểm tra.
Nếu phương án không còn dùng, người có thẩm quyền rút hoặc thay phiên bản và báo các đội trước lần điều cây tiếp theo. Không để hai bản cùng hiệu lực. Hồ sơ gồm yêu cầu gốc, số đo tuyến, các phương án đã xem, quyết định, bản phát hành và biên nhận. Chi tiết chưa xác nhận phải có người phụ trách và ngày trả lời, không mặc nhiên biến thành quyết định đổi cây.
Giữ đúng ranh giới phần cây của SADECX
Khi SADECX cung cấp hoặc giao cây trong giao dịch cụ thể, mã lô, quy cách và biên nhận hỗ trợ so phần cũ với phần mới. Tuyến, thiết bị, điểm bàn giao, thay đổi thiết kế hoặc phân bổ chi phí vẫn cần các bên có thẩm quyền xác nhận theo phạm vi đã ký. Phân biệt kích thước cây khi vận chuyển với quy cách cây tại hố giúp hạn chế lối vào được xử lý đúng chỗ, thay vì trở thành lý do đổi toàn bộ danh mục.