Yêu cầu đổi số lượng, quy cách hoặc vị trí có thể chạm tới cây đã nhận, lô đang chuẩn bị và phần chưa đặt. Danh mục chênh lệch giúp người duyệt nhìn đúng ảnh hưởng về lịch, phạm vi và chi phí trước khi phát hành cho từng đội.
Một yêu cầu đổi danh mục giữa kế hoạch giao nhiều đợt phải trả lời ba việc: nội dung nào đổi, đợt có hiệu lực là đợt nào và phần nào vẫn giữ nguyên. Không sửa danh mục ban đầu rồi gửi lại như thể bản mới đã có từ đầu. Người phụ trách đặt yêu cầu gốc cạnh biên nhận của đợt đã diễn ra, danh mục đợt đang chuẩn bị và đề nghị mới để lập danh mục chênh lệch. Các đội chỉ chuyển sang phiên bản mới sau khi người có thẩm quyền duyệt tác động về phạm vi, lịch và chi phí.
Giữ nguyên danh mục đã được dùng cho các đợt trước
Danh mục đang áp dụng gồm loại cây, quy cách, số lượng, vị trí, phạm vi giao hoặc trồng và lịch chia đợt. Mỗi hạng mục cần biết đang thuộc đợt nào và đã được đặt, xác nhận lô, giao hay trồng. Khi có đề nghị đổi, bản cũ giữ nguyên ngày phát hành; bản mới chỉ nêu phần chênh. Cây giao ở đợt trước nhưng trồng ở đợt sau vẫn giữ lịch sử giao cũ, còn việc đổi vị trí được ghi là tác động mới.
| Tình hình thực tế | Cách xử lý hồ sơ | Quyết định cần có |
|---|---|---|
| Đã giao hoặc đã trồng | Giữ biên nhận và kết quả cũ; lập mục điều chỉnh có số tham chiếu | Thu hồi, chuyển vị trí hay giữ nguyên |
| Đang chuẩn bị | Dừng đúng hạng mục bị ảnh hưởng; kiểm lô, lịch và cam kết liên quan | Tiếp tục, thay hoặc tách khỏi đợt |
| Chưa triển khai | So đề nghị mới với danh mục đang áp dụng | Đưa vào đợt nào và áp phiên bản nào |
| Không bị ảnh hưởng | Ghi rõ phần giữ nguyên | Cho phép tiếp tục mà không chờ toàn bộ thay đổi |
Không nên dừng cả đợt chỉ vì một hạng mục đang được xem xét. Phiếu phải chỉ rõ phần không phụ thuộc để đội giao tiếp tục. Ngược lại, một thay đổi tên gọi có thể kéo theo quy cách, mã lô hoặc điểm nhận; trường hợp đó không phải sửa câu chữ đơn thuần. Người lập phiếu xác định đúng cây, lô, vị trí và phần việc bị ảnh hưởng trước khi đề xuất phạm vi tạm dừng.
Chọn mốc hiệu lực mà hiện trường hiểu được
Mốc hiệu lực không nên chỉ là một ngày chung. Phiếu cần nêu đợt, điểm cắt trong danh mục và cách xử lý phần đang chuyển tiếp. Nếu xe đang chạy khi quyết định được duyệt, phải nói lô đó đi tiếp tới đâu, dừng ở điểm nào hay quay lại; người điều phối không tự suy từ giờ gửi tin nhắn. Đợt đã nhận xong chỉ bị tác động khi có quyết định thu hồi, điều chuyển hoặc sửa vị trí được ghi riêng.
Mỗi phiếu thay đổi ghi số của yêu cầu gốc, phiên bản đang áp dụng, thời điểm phát hành, người duyệt và bản bị thay thế. Người nhận xác nhận đã có đúng bản trước khi điều xe, chọn cây hoặc mở khu trồng. Danh sách cũ vẫn được lưu để giải thích những biên nhận đã lập, nhưng không còn dùng cho phần việc tương lai sau mốc hiệu lực. Nhờ vậy, một lần giao trước đó vẫn được đọc theo quyết định có hiệu lực vào thời điểm giao.
- Hạng mục cũ và hạng mục mới, kèm lý do thay đổi.
- Đợt áp dụng, điểm cắt và phần giữ nguyên.
- Tác động tới lô, vị trí, phạm vi giao hoặc trồng.
- Tác động lịch và chi phí, nếu có, cùng căn cứ đối chiếu.
- Người duyệt, thời điểm duyệt và danh sách người phải nhận bản mới.
Tính tác động trước khi phát hành bản mới
Tác động lịch được tính từ công việc thật sự phải làm lại hoặc thời gian phải chờ, không theo tỷ lệ chung của hợp đồng. Tác động chi phí tách cây, vận chuyển, xử lý phần đã giao, công việc tại hố và mặt bằng nếu thuộc phạm vi khác nhau. Người kỹ thuật xác định thay đổi về cây; đầu mối thương mại đối chiếu điều khoản; ban quản lý xác nhận khả năng mở khu. Không một chữ ký đơn lẻ thay cho ba phần trách nhiệm đó.
Nếu đề nghị chưa đủ thông tin, phiếu nêu câu hỏi cụ thể, người phải trả lời và hạn phản hồi. Đội hiện trường tiếp tục theo phiên bản còn hiệu lực hoặc dừng đúng phần đã được chỉ định, không tự chọn phương án thuận tiện. Khi cần làm ngay để bảo vệ cây hoặc giữ khu vực an toàn, công việc tạm thời phải có người cho phép và giới hạn rõ; việc đó không đồng nghĩa toàn bộ thay đổi danh mục đã được chấp thuận.
Bộ phát hành cho một đợt gồm phiếu đã duyệt, danh mục của đợt, sơ đồ vị trí liên quan, hạng mục cũ và mới cùng hướng dẫn chuyển tiếp. Đội giao nhận phần về cây và điểm giao; đội trồng nhận vị trí cùng phạm vi; người kiểm nhận tiêu chí; ban quản lý nhận lịch và điều kiện tiếp cận. Mỗi bên xác nhận đúng phần cần thực hiện thay vì cùng ký một bản tổng nhưng không biết chi tiết nào đã đổi.
Tại điểm nhận, biên nhận ghi cây thực đến và phiên bản thi hành. Nếu cây vẫn theo bản cũ do được chấp thuận trong giai đoạn chuyển tiếp, ghi rõ ngoại lệ. Nếu cây không khớp cả bản cũ lẫn bản mới, lập biên nhận sai lệch và báo người có thẩm quyền xử lý; không sửa phiếu thay đổi sau khi giao để hợp thức hóa. Việc nhận cây và việc chấp thuận thay đổi là hai sự kiện khác nhau, dù có thể diễn ra gần nhau.
Hoàn tất thay đổi mà không xóa lịch sử
Một thay đổi hoàn tất khi các hạng mục bị tác động đã có quyết định, phiên bản thi hành tới đúng người và kết quả thực tế được ghi lại theo phiếu. Phần chưa triển khai theo bản mới; phần đã giao giữ biên nhận cũ; hạng mục bị hủy có người xác nhận và cách xử lý. Nếu đề nghị bị rút, quyết định rút phải có thời gian và người duyệt vì đội hiện trường có thể đã chuẩn bị hoặc tạm dừng công việc.
Nếu SADECX tham gia cung cấp hoặc giao một phần cây, mã lô và biên nhận của phần giao dịch giúp xác định hạng mục đã giao và hạng mục chưa thực hiện. Quyền duyệt thay đổi danh mục, lịch hoặc chi phí vẫn thuộc các đầu mối được phân quyền theo thỏa thuận. Quản lý phiên bản theo từng đợt giúp phần không đổi tiếp tục triển khai, còn phần thay đổi giữ được đầy đủ yêu cầu, quyết định và cây thực tế liên quan.