Ca ngoài giờ dễ làm thời gian hiện diện bị nhầm với khối lượng. Đối chiếu theo lệnh ca, vị trí và kết quả kiểm giúp tách phần đã làm, việc cần kiểm lại và phát sinh được duyệt.
Một ca ngoài giờ chỉ cho thấy đội được phép vào chung cư trong khoảng thời gian nhất định; nó chưa cho biết cây nào đã trồng và hố nào đủ điều kiện ghi nhận. Người đối soát đặt lệnh ca, nhật ký cổng, biên bản nhận cây, ghi chép tại hố và kết quả kiểm cạnh nhau theo mã vị trí. Phần đã làm, phần phải dừng và phần cần kiểm sau được tách trước khi áp điều kiện thanh toán. Giờ có mặt chỉ trở thành căn cứ cho khoản tính theo ca khi hợp đồng thực sự quy định như vậy.
Lệnh ca nêu khu được vào, đầu mối trực, thiết bị được phép dùng, giờ ngừng thao tác và mốc trả mặt bằng. Nhật ký cổng ghi người, thiết bị vào-ra; nhật ký hiện trường ghi vị trí, công việc, thời điểm dừng và tình trạng khu. Nếu xe giao cây trong cùng ca, biên bản giao vẫn tách số cây đã nhận khỏi số cây đã trồng. Cây còn ở nơi tập kết khi hết giờ là cây đã giao, chưa phải khối lượng trồng hoàn tất.
Dùng lệnh ca để đối chiếu thời gian với vị trí
Bản đối chiếu đặt mã ca cạnh mã hố hoặc nhóm vị trí. Mỗi khoản nêu việc dự kiến, việc thực làm, người xác nhận, ảnh và kết quả cuối ca. Hố được xử lý qua hai ca phải cho thấy ca đầu làm đến đâu và ca sau hoàn tất phần nào, không nhân đôi cùng một hố. Khoản chi đi theo đơn vị tính đã thỏa thuận: khối lượng, ca, thiết bị hoặc cách kết hợp trong hợp đồng. Người lập hồ sơ không đổi đơn vị để khớp giấy tờ sẵn có.
- Giờ vào–ra: xác nhận sự hiện diện của người và thiết bị.
- Việc tại hố: xác nhận thao tác thực tế gắn với mã vị trí.
- Kết quả kiểm: xác nhận phần đủ điều kiện và phần cần xem lại.
- Bàn giao khu: xác nhận rào, vật liệu và lối cư dân đã được xử lý.
- Phát sinh: xác nhận lý do, người duyệt và phần việc ngoài phạm vi gốc.
Ánh sáng hạn chế có thể khiến một số tiêu chí phải xem lại vào thời điểm phù hợp. Biên bản ca ghi phần đã thấy, chi tiết chưa kết luận và người sắp lịch bổ sung. Người đối soát không đánh dấu đạt để kịp kỳ, nhưng cũng không xóa công việc thực tế. Nếu hợp đồng chỉ ghi nhận sau nghiệm thu, khoản đó chưa được đề nghị; nếu hợp đồng có hạng mục riêng cho việc đã làm, đối chiếu đúng điều kiện của hạng mục. Xác nhận mở lại lối cư dân không thay kết luận về cây.
Xem việc dừng ca như một sự kiện cụ thể
Ca có thể dừng vì mất sáng, nền trơn, tiếng ồn, cư dân đi vào vùng rào hoặc không còn đủ thời gian thu dọn. Nhật ký nêu thời điểm, điều quan sát được, ai quyết định dừng, cây và hố được giữ ra sao. Khi xem ca rút ngắn, người duyệt đặt sự kiện cạnh lệnh ca và điều khoản. Không loại toàn bộ ca chỉ vì kết thúc sớm, cũng không tính trọn thời lượng hoặc khối lượng dự kiến như đã thực hiện.
| Kết quả ghi nhận | Chứng cứ chính | Xử lý đối soát |
|---|---|---|
| Hoàn tất và đã kiểm | Nhật ký vị trí, ảnh, kết quả và bàn giao khu | Xem xét theo điều kiện hợp đồng |
| Đã làm, chờ kiểm | Việc thực tế, giới hạn quan sát, lịch kiểm lại | Giữ riêng phần chưa đủ điều kiện |
| Dừng giữa chừng | Mốc dừng, lý do, phần đã làm và cách giữ khu | Tách phần thực hiện khỏi phần dự kiến |
| Phát sinh | Yêu cầu, người duyệt, việc thực làm | Ghi riêng, không nhập vào phạm vi gốc |
Thêm người, thêm thiết bị hoặc thêm ca chỉ được đưa vào đối soát khi có lý do, người có thẩm quyền chấp thuận và biên nhận phần đã làm. Một yêu cầu miệng sau ca không đủ để biến phần vượt phạm vi thành khoản đã chấp thuận. Trường hợp khẩn cấp được xử lý theo cơ chế đã thỏa thuận thì biên bản phải ghi sự kiện và phạm vi được duyệt. Việc đổi ca cần được quyết định trước hoặc trong lúc thực hiện; bảng thanh toán chỉ kiểm phần nào đã xảy ra. Ranh giới này ngăn bảng giờ công trở thành nơi hợp thức hóa lịch hoặc thiết bị mà các bên chưa thống nhất.
Ở chung cư đang sử dụng, ban quản lý xác nhận giờ, khu và tình trạng nhận lại mặt bằng; bảo vệ ghi vào–ra theo nhiệm vụ; đội trồng xác nhận thao tác; người kiểm xác nhận kết quả; bên mua áp điều kiện hợp đồng. Chữ ký của một đầu mối không thay phần thuộc người khác. Nếu người trực không có mặt ở mốc bàn giao, biên bản ghi cách xác nhận thay thế đã được thống nhất thay vì để đội hiện trường tự ký cả hai phía. Khi trách nhiệm được tách, khoản chờ bổ sung có thể nêu đúng tài liệu thiếu mà không phủ nhận phần việc đã có chứng cứ.
Chốt kỳ mà vẫn giữ phần cần bổ sung
Trước khi lập đề nghị, chọn từng mã vị trí rồi xem biên bản giao, ca thực hiện, ảnh và kết quả kiểm. Sau đó chọn một khoản tính theo ca để xác định nó liên quan những vị trí nào. Chỗ chưa khớp được giao người bổ sung thay vì phân bổ theo tỷ lệ. Khi ca sau hoàn tất việc cũ, cùng mã vị trí cho thấy phần đã ghi nhận và phần còn thiếu, giúp tránh tính hai lần một hố hoặc trả cho thời gian không có công việc tương ứng.
Bàn giao hồ sơ đã đối chiếu cho bộ phận thương mại
Bộ hồ sơ kỳ gồm lệnh ca, nhật ký vào-ra, biên bản giao nếu có, nhật ký vị trí, ảnh, kết quả kiểm, quyết định phát sinh và xác nhận bàn giao khu. Bản tổng hợp nêu ca thuộc kỳ, khoản đủ điều kiện, khoản giữ lại cùng người xử lý tiếp. Hóa đơn, pháp nhân, nội dung thuế và thời điểm phát hành do bộ phận có trách nhiệm kiểm theo hợp đồng cùng quy định áp dụng. Ngày hóa đơn không được dùng để suy ngày cây được trồng hoặc ngày hố đạt.