Mưa kéo dài có thể làm cây chờ ở điểm giữ, hố dang dở và đội phải quay lại nhiều lần. Hồ sơ theo từng vị trí giúp phân biệt việc đã làm, việc tiếp tục, phần làm lại và phát sinh trước khi lập kỳ thanh toán.
Sau mưa kéo dài, hồ sơ thanh toán dễ trộn cây đã giao, hố làm dở và lượt đội quay lại trong một số tổng. Người đối soát cần theo từng mã hố từ trước lúc dừng tới khi mở lại và kiểm kết quả. Công việc đã làm trước mưa vẫn được ghi nhận theo chứng cứ, nhưng phần chưa thực hiện không được coi là hoàn tất. Việc làm lại, chăm giữ hay điều động thêm chỉ có khoản riêng khi hợp đồng hoặc quyết định được duyệt cho phép và có biên nhận thực tế.
| Mốc | Câu hỏi cần trả lời | Chứng cứ |
|---|---|---|
| Giao | Cây nào đã vào khu, ở đâu, ai nhận | Biên nhận, mã lô, ảnh điểm nhận |
| Dừng | Đội đang làm tới đâu khi mưa buộc phải ngưng | Nhật ký, ảnh, mã hố, người xác nhận |
| Mở lại | Hố nào được phép làm tiếp và ai cho phép | Quyết định mở lại, điều kiện nền, giờ vào |
| Kiểm kết quả | Phần nào đạt, cần chỉnh hoặc phải làm lại | Biên bản tại hố, ảnh và xác nhận mặt bằng |
Biên bản giao cho biết cây nào đã vào chung cư, mã lô, điểm nhận và người ký. Cây đưa tới điểm giữ vì chưa thể trồng phải có nơi đặt, người phụ trách và các lần kiểm; việc đó chưa chứng minh phần trồng đã xong. Hố mở trước mưa cần ảnh, nhật ký thao tác và cách che chắn. Nếu vị trí thay đổi sau khi mở lại, giữ cả hố cũ, hố mới cùng người chấp thuận, không sửa ngày giao cho trùng ngày trồng.
Ghi rõ phần việc tại mốc hoãn
Nhật ký dừng việc phải trả lời đội đang làm gì khi phải ngưng: cây còn ở điểm giữ, hố vừa mở, cây đã đặt nhưng chưa hoàn thiện hay vị trí đã xong. Ảnh có mã hố, thời gian và người ghi cho biết khối lượng thực tế. Một câu 'dừng do mưa' không đủ. Nếu thiếu ảnh, có thể đối chiếu nhật ký, biên nhận vật liệu hoặc xác nhận của người có mặt; phần chưa đủ căn cứ được nêu rõ và giao người bổ sung, không phân bổ theo ước tính.
Quyền cho hoãn hoặc mở khu thuộc đầu mối được phân công theo phương án và điều kiện chung cư, không thuộc người lập bảng thanh toán. Khi mở lại, hồ sơ ghi hố được phép vào, mức độ ổn định của nền, cây, người phụ trách và giờ bắt đầu. Nếu chỉ một phần khu phù hợp, những hố khác tiếp tục hoãn. Ngày đội quay lại không chứng minh toàn bộ mặt bằng đã sẵn sàng. Việc trả lối cho cư dân và kết quả kỹ thuật của cây vẫn được xác nhận riêng.
| Nhóm | Ví dụ chứng cứ | Cách đối soát |
|---|---|---|
| Việc đã làm trước hoãn | Nhật ký, ảnh điểm dừng, người xác nhận | Giữ đúng phần công việc và điều kiện đã được xác nhận |
| Việc tiếp tục | Quyết định mở lại, nhật ký mới, kết quả tại vị trí | Ghi cùng mã hố, không tạo khối lượng trùng |
| Việc làm lại | Lý do, phạm vi, người duyệt và việc thực làm | Ghi riêng theo thỏa thuận |
| Việc chưa làm | Danh mục còn lại và lý do hoãn | Không đưa vào phần hoàn thành |
Lượt quay lại không mặc nhiên là một lần trồng mới
Nếu đội phải sửa hố, dựng lại rào hoặc chỉnh cây đã đặt, hồ sơ nêu thao tác cụ thể và công việc trước đó liên quan. Một lượt trở lại chung cư không đồng nghĩa một cây được trồng thêm lần nữa. Khi phần cũ bị hủy và phải làm lại, quyết định phải nêu lý do, phần được phép thực hiện lại và cách xử lý chi phí. Người đối soát dựa vào kết quả kiểm, nhật ký sự kiện, hợp đồng và phê duyệt; họ không tự phân trách nhiệm từ dấu hiệu sau mưa.
Việc giữ cây ở điểm trú, chăm tạm hoặc bảo vệ bầu trong thời gian hoãn cũng phải đọc theo phạm vi đã ký. Nếu đó là nghĩa vụ đã nằm trong phần giao hoặc trồng, không tạo thêm một khoản phát sinh trùng. Nếu các bên chấp thuận dịch vụ bổ sung, hồ sơ ghi yêu cầu, người duyệt, thời gian, người làm và biên nhận. Tình trạng cây sau mưa không đủ để xác nhận dịch vụ chăm giữ đã được thực hiện đến đâu; hồ sơ công việc và biên nhận mới là căn cứ đối soát. Bảng thanh toán chỉ phản ánh phần việc đã được chứng minh và cách xử lý đã được quyết định.
Tách kết quả cây khỏi bàn giao khu
Sau khi làm tiếp, biên bản tại từng hố nêu cây đạt, cần chỉnh, cần kiểm sau hoặc chưa thể tiếp cận. Ban quản lý xác nhận rào, vật liệu, nước đọng và lối cư dân được trả đến đâu. Hố có thể đạt kỹ thuật trong khi khu vẫn cô lập; khu có thể mở nhưng cây còn theo dõi. Hai việc được ghi riêng. Nếu buổi kiểm phải dời vì nền yếu, công việc đã làm vẫn được ghi, còn mốc đủ điều kiện thanh toán áp theo hợp đồng.
Trước khi chốt kỳ, rà từng hố qua cây đã giao, phần làm trước mốc hoãn, quyết định mở lại, việc tiếp tục hoặc làm lại, kết quả kiểm và mặt bằng. Sau đó rà từng khoản chi về đúng vị trí cùng quyết định. Phần cần bổ sung được chuyển sang kỳ sau bằng cùng mã hố, kèm người xử lý và tài liệu còn thiếu, thay vì một ghi chú chung. Cách này cho phép xem xét phần đã đủ điều kiện mà vẫn thấy cây chưa trồng, hố dở hoặc phát sinh chưa duyệt.
Không dùng ngày hóa đơn thay nhật ký hiện trường
Hóa đơn, quyết định phát sinh và bảng thanh toán cần cùng chỉ tới hợp đồng, vị trí và phần việc liên quan. Người phụ trách thương mại kiểm pháp nhân, hạng mục, thời điểm lập hoặc điều chỉnh chứng từ theo hồ sơ giao dịch và quy định áp dụng; người hiện trường cung cấp khối lượng cùng mốc thời gian. Ngày hóa đơn có thể khác ngày dừng, ngày làm lại hoặc ngày kiểm, nên không dùng nó để thay nhật ký. Khoản chưa đủ căn cứ được giữ riêng ở bước thanh toán mà không sửa kết quả kỹ thuật. Hồ sơ cuối cho thấy phần nào đã làm, phần nào làm lại và phần nào vẫn chưa thực hiện.