Mỗi khoản thanh toán phải chỉ rõ cây, phần cung cấp hoặc trồng, kết quả nghiệm thu và chứng từ của đúng bên. Việc lập hay điều chỉnh hóa đơn vẫn do bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy định áp dụng.
Hồ sơ thanh toán có thể đủ tên giấy tờ nhưng vẫn không dùng được nếu biên bản tại hố, bảng khối lượng và chứng từ nói về những phạm vi khác nhau. Mỗi khoản phải ghi đúng cây, mã vị trí, phần cung cấp, phần trồng, kết quả nghiệm thu và pháp nhân thực hiện. Căn cứ đó cho biết khoản nào đủ điều kiện ghi nhận, cần bổ sung hay phải điều chỉnh theo hợp đồng. Biên bản nghiệm thu không tự quyết định thời điểm hóa đơn; hóa đơn không thay bằng chứng cây đã giao, trồng hoặc kiểm.
| Giấy tờ | Điều cần xác nhận | Không thay cho |
|---|---|---|
| Giao nhận | Cây hoặc lô nào đến, điểm nào, ai nhận | Kết quả trồng hay nghiệm thu |
| Thi công | Vị trí và phần việc nào đã thực hiện | Quyết định thuế hoặc hóa đơn |
| Nghiệm thu | Tiêu chí, kết quả, sai lệch và người kiểm | Điều khoản thương mại chưa đối chiếu |
| Thương mại | Pháp nhân, hạng mục, giá trị và chứng từ nào | Bằng chứng hiện trường của cây thực tế |
Giữ một mã tham chiếu nhất quán cho từng vị trí
Mã tham chiếu có thể kết hợp mã hố, đợt giao và số biên bản, miễn được dùng nhất quán. Danh mục thực tế tách cây ở nơi tập kết khỏi cây đã trồng; hố chưa thể kiểm có lý do, người sắp lịch và ngày xem lại. Mỗi kết quả nghiệm thu chỉ đúng cây hoặc lô, tiêu chí, ảnh, sai lệch và người xác nhận. Khi thay cây, hồ sơ giữ lịch sử cây cũ, mã cây mới và quyết định thay. Lô có trên phiếu giao nhưng chưa xác định được vị trí phải được làm rõ trước khi ghi nhận.
Đã giao, đã trồng và đã nghiệm thu là ba mốc khác nhau. Nếu hợp đồng tách phần cung cấp với phần trồng, mỗi phần chỉ được xem xét bằng chứng từ của mình. Nếu dùng một mốc kết hợp, hồ sơ vẫn giữ ba mốc để giải thích việc chưa hoàn tất. Chung cư còn có việc bàn giao mặt bằng: cây có thể đạt khi lối vẫn còn vật liệu, hoặc khu đã mở lại trong khi cây cần kiểm thêm. Xác nhận mặt bằng và kết luận tại hố phải được ký riêng.
Giữ nguyên sai lệch và lần kiểm trước
Khi cây cần chỉnh, biên bản gốc giữ mã vị trí, ảnh và mô tả. Lần kiểm lại bổ sung mốc mới, không sửa kết quả cũ để hồ sơ chỉ còn một bản đẹp. Nếu phát sinh đổi vị trí, trung chuyển hoặc thay cây, hồ sơ ghi người yêu cầu, người duyệt, phạm vi và việc thực tế. Phát sinh không được nhập âm thầm vào khối lượng ban đầu. Một hố có thể xuất hiện trong nhiều biên bản, nhưng bản tổng hợp phải chỉ kết quả hiện hành và lý do thay đổi.
Nếu bên cung cấp và bên trồng là hai đơn vị, cây và công việc phải tách đúng pháp nhân, hạng mục cùng người xác nhận. Không dùng hóa đơn của bên cung cấp để chứng minh đội trồng hoàn tất, cũng không dùng chữ ký nghiệm thu thi công để suy chứng từ của bên bán đã đúng. Khi cây bị trả hoặc thay, hồ sơ nói rõ cây cũ, cây mới và giá trị liên quan theo thỏa thuận. Trường hợp chưa xác định trách nhiệm phải có người bổ sung căn cứ, không chuyển vội thành phát sinh chỉ để cân kỳ.
Không đồng nhất ngày nghiệm thu với ngày hóa đơn
Ngày giao, ngày trồng, ngày nghiệm thu, ngày đề nghị thanh toán và ngày hóa đơn có thể khác nhau. Quan hệ giữa các mốc phải đọc từ hợp đồng, hồ sơ giao dịch và quy định áp dụng. Người kiểm xác nhận cây; đầu mối thương mại kiểm điều kiện ghi nhận; bộ phận kế toán và thuế xử lý việc lập hoặc điều chỉnh chứng từ. Hóa đơn đã phát hành không làm sai lệch kỹ thuật biến mất, còn biên bản tại hố không tự quyết định mọi mốc thương mại.
Khi chứng từ cần điều chỉnh, yêu cầu phải chỉ đúng sự kiện: thay đổi số thực nhận, thay lô, trả cây, sửa phạm vi hoặc phát sinh đã được duyệt. Bảng đối soát nêu chênh lệch, phiên bản trước, căn cứ và người có thẩm quyền. Cách lập tài liệu điều chỉnh được người phụ trách thực hiện theo quy định và hồ sơ giao dịch, không do đội hiện trường tự chọn. Nếu chỉ thiếu ảnh hoặc biên bản, hồ sơ nên để lại để bổ sung; chưa có lý do thay giá trị hoặc thay chứng từ khi phần việc chưa được kết luận.
Đối chiếu cây thực tế với từng khoản thanh toán
Người phụ trách rà mã vị trí cùng ảnh, biên bản nghiệm thu, nhật ký trồng, phiếu giao và khoản đề nghị. Mỗi khoản sau đó được đặt cạnh cây cùng phần việc thực tế tương ứng. Chỗ chưa khớp phải có người xử lý, giấy tờ cần bổ sung và ngày xem lại. Việc đối chiếu này phát hiện cây giao chưa trồng, hố đã kiểm nhưng thiếu lô, phần trồng sai bên hoặc phát sinh chưa được duyệt.
- Đúng cây hoặc lô và đúng vị trí thực tế.
- Đúng phần cung cấp, phần trồng hoặc phần phát sinh.
- Đúng kết quả hiện hành và lịch sử sai lệch.
- Đúng pháp nhân, hạng mục và tham chiếu hợp đồng.
- Đúng người ký cho từng loại giấy tờ.
Trước khi bàn giao sang bước thương mại, hồ sơ cần nêu rõ khoản đủ điều kiện, khoản giữ lại và khoản phải điều chỉnh, kèm căn cứ của từng quyết định. Người phụ trách chứng từ kiểm pháp nhân, hạng mục, thời điểm và nội dung thuế theo quy định đang áp dụng. Không đưa nhận định thuế vào kết luận nghiệm thu, cũng không yêu cầu người kiểm cây ký thay bộ phận kế toán. Nếu cần thêm xác nhận, câu hỏi phải nêu chính xác giấy tờ hoặc quan hệ nào chưa rõ. Cách phân vai giúp hồ sơ được bổ sung đúng chỗ thay vì chuyền cả bộ qua nhiều người mà không ai biết quyết định đang chờ điều gì.
Bộ hồ sơ gồm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu giao, nhật ký vị trí, biên bản nghiệm thu, lịch sử sai lệch, phê duyệt phát sinh, bản đối soát và chứng từ liên quan. Các giấy tờ có thể dùng cùng mã tham chiếu, nhưng mỗi người vẫn ký đúng phần mình xác nhận. Nếu hợp đồng cho phép, phần đã đủ có thể xử lý trong kỳ này; vị trí thiếu giấy tờ được chuyển sang kỳ sau mà vẫn giữ mã đang dùng. Với mỗi khoản, người đối soát nêu cây và phần việc được tính; với mỗi cây, họ ghi nhận phần nào đã thanh toán, giữ lại hoặc điều chỉnh.
Hoàn tất đúng phần, không ký thay nhau
Kết quả hiện trường hoàn tất khi cây, phần việc và mặt bằng có xác nhận phù hợp. Phần thương mại hoàn tất khi hợp đồng, giá trị, pháp nhân và chứng từ được người có trách nhiệm đối chiếu. Hai mốc có thể gần nhau nhưng không thay nhau. Hồ sơ VAT đang xử lý không làm mất kết quả kỹ thuật; chứng từ đã hoàn tất cũng không xóa sai lệch tại vị trí. Mã tham chiếu giúp các bên phối hợp mà không biến hóa đơn thành biên bản nghiệm thu.