Ngày giao, ngày trồng và ngày nghiệm thu có thể khác nhau giữa các hố. Đối chiếu theo từng đợt giúp phát hiện cây còn ở nơi tập kết, vị trí cần chỉnh và khoản chưa có phê duyệt trước khi lập số tổng.
Đối soát hồ sơ thanh toán cho cây giao nhiều đợt phải bắt đầu từ phạm vi của từng lần giao, không từ tổng số trên hóa đơn. Mỗi đợt có danh mục thực tế, điểm nhận, phần trồng liên quan, kết quả kiểm, sai lệch và phát sinh riêng. Cây của đợt đầu có thể vẫn cần chỉnh khi đợt sau đã hoàn tất. Bảng đối soát vì thế phải cho phép chấp nhận phần đã khớp, giữ riêng phần cần bổ sung và nói rõ người phải xử lý, thay vì để số tổng che mất tình trạng của từng vị trí.
| Mốc | Căn cứ | Điểm cần xác nhận |
|---|---|---|
| Đơn hàng hoặc phụ lục | Danh mục, phạm vi, giá hoặc cách tính | Đợt nào và vị trí nào |
| Giao nhận | Biên nhận, mã lô, số thực nhận | Cây đã tới đâu |
| Trồng | Nhật ký vị trí, ảnh, người thực hiện | Cây giao nhưng chưa trồng hoặc khu chưa được bàn giao |
| Nghiệm thu | Kết quả nghiệm thu, khoản đề nghị, chứng từ và phát sinh | Phần nào đủ điều kiện |
| Điều chỉnh | Sai lệch, việc sửa, người duyệt | Có tạo khoản mới hay chỉ sửa việc cũ |
Xác nhận danh mục thực giao của từng đợt
Bên giao lập danh mục thực tế với mã cây hoặc lô, số lượng, giờ và điểm giao. Bên nhận ghi thiếu, thừa, sai quy cách, thay lô hoặc chuyển sang đợt khác ngay trên biên nhận hay phụ lục. Không lấy số dự kiến của đợt sau bù cho đợt hiện tại. Nếu cây giao ở đợt một nhưng trồng ở đợt hai, giữ ngày giao thật rồi bổ sung ngày trồng. Nhờ đó đề nghị thanh toán có thể dẫn đúng tới sự kiện đã xảy ra.
Trong chung cư đang sử dụng, mỗi đợt còn có ranh giới khu vực. Biên bản ghi nơi tập kết, lối được phép dùng, khu đã trả và khu tiếp tục cô lập. Xác nhận nhận lại mặt bằng không thay nghiệm thu cây; phiếu giao không thay nhật ký trồng. Khi lịch cư dân làm đổi phạm vi, hồ sơ chỉ đúng vị trí bị hoãn và người duyệt lịch mới. Không ước khối lượng bằng tỷ lệ chung cho phần chưa thể tiếp cận.
Ghi rõ mốc đã đạt của từng vị trí
Mỗi vị trí cần thể hiện mốc thực tế đã đạt: đã giao, đã trồng, đã nghiệm thu, cần chỉnh, chưa kiểm hoặc có phát sinh chờ duyệt. Những mốc này không thay điều kiện thanh toán của hợp đồng, nhưng giải thích vì sao một khoản được đề nghị hay giữ lại. Nếu hợp đồng tách phần cung cấp và phần trồng, mỗi phần theo chứng từ của mình. Nếu dùng một mốc kết hợp, hồ sơ vẫn giữ các mốc trước đó để tránh nhập cây chưa hoàn tất vào phần đã đạt.
Ảnh và biên bản phải gắn mã vị trí hoặc lô, không chỉ xếp theo ngày. Hố có cây thay giữ mã cũ, mã mới, quyết định thay và kết quả gần nhất. Lô có trên phiếu giao nhưng chưa thấy tại vị trí cần được giải thích bằng nơi tập kết, phần trả lại hoặc người đang giữ. Ngược lại, hố đã nghiệm thu nhưng chưa xác định được cây của lần giao nào phải được đối chiếu lại trước khi đưa vào kỳ. Không sửa giấy tờ cũ để các danh sách trông giống nhau.
Đợt sau sửa việc cũ nhưng không tạo khối lượng mới
Khi đợt sau sửa sai lệch của đợt trước, biên bản lần sửa ghi mã vị trí và số biên bản ban đầu. Không cộng thành một cây hay một khối lượng mới nếu thực tế chỉ là chỉnh sửa. Nếu đợt sau phát sinh việc mới, khoản đó nêu vị trí, lý do, người yêu cầu, người duyệt và chứng cứ thực hiện. Công việc sửa mặt bằng do thiết bị của đợt mới cũng tách khỏi kết quả cây. Lịch sử cũ được giữ nguyên để tránh tính hai lần.
Các khoản vận chuyển, nâng hạ hoặc trung chuyển cũng phải có phạm vi và biên nhận thực tế nếu được đưa vào hồ sơ của đợt. Việc phân tích chi phí do lối vào hạn chế thuộc phần đối soát tuyến và thiết bị riêng; bảng nhiều đợt chỉ ghi số tham chiếu để tránh tính trùng hoặc bỏ sót. Ca ngoài giờ hay mưa kéo dài chỉ giải thích vì sao lịch thay đổi hoặc công việc phải dừng, không phải lý do tự động chấp nhận mọi khoản phát sinh. Mỗi khoản cần quyết định đã được duyệt cho đúng sự kiện.
Chỉ cộng những khoản đã đối chiếu xong
Bản tổng hợp chỉ lấy các khoản có phạm vi và chứng từ rõ. Phần giữ lại vẫn được liệt kê để bên mua biết khối lượng đang chờ, nhưng không trộn vào đề nghị thanh toán. Người đối soát kiểm từng khoản với đơn hàng, biên nhận, vị trí và kết quả thực tế, rồi chọn một số cây tại hiện trường để chắc rằng chúng chỉ xuất hiện ở khoản tương ứng. Việc rà soát này phát hiện cây đã giao chưa trồng, cây đã trồng chưa kiểm hoặc công việc đã làm nhưng chưa được duyệt.
Hóa đơn và xử lý thuế được bộ phận có trách nhiệm kiểm theo pháp nhân, hạng mục, hợp đồng và quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện. Bảng đối soát chỉ cung cấp khối lượng đã xác nhận cùng căn cứ kèm theo, không tự quyết định thuế suất hay thời điểm lập hóa đơn. Nếu nhiều pháp nhân cùng tham gia các đợt, mỗi khoản phải chỉ đúng bên thực hiện và bên được quyền xác nhận; không dùng biên bản của đơn vị này để xác nhận công việc của đơn vị khác.
Bộ hồ sơ gồm đơn hàng hoặc phụ lục, danh mục thực giao từng đợt, biên bản nhận, sơ đồ vị trí, kết quả nghiệm thu, danh sách sai lệch, phê duyệt phát sinh và chứng từ liên quan. Nếu SADECX tham gia một phần cung cấp hoặc giao cây, mã lô và biên nhận của phần đó chỉ chứng minh phạm vi giao dịch tương ứng. Đội trồng, người kiểm và đầu mối thanh toán xác nhận phần của họ. Kiểm từng đợt trước khi cộng tổng giúp xử lý phần đã rõ mà vẫn nhìn thấy hố cần tiếp tục.