Đủ tổng số cây không có nghĩa từng hố đã nhận đúng cây. Danh sách lô cây tại từng vị trí cùng ảnh ở hố giúp bên mua xác nhận phần đạt, giữ riêng sai lệch và theo dõi cây thay mà không trộn hồ sơ của nhiều nguồn.
Khi cây từ nhiều nguồn được đưa vào một chung cư, nghiệm thu không thể chỉ dựa trên tổng số. Tại từng hố, người kiểm xác định cây thực tế rồi đối chiếu mã lô, mẫu đã duyệt và biên nhận của cây hoặc nhóm cây đó. Nguồn giao trễ, lô bị thay hoặc thẻ nhận diện hỏng đều phải được ghi ở đúng cây liên quan. Cách kiểm từ hố về lô giúp nhận phần đạt mà không lấy hồ sơ của một nơi giao để bù cho phần thiếu ở nơi khác.
Trước buổi kiểm, đội trồng bàn giao sơ đồ vị trí thực tế; bên giao cung cấp danh mục cây theo lô; ban quản lý xác nhận khu có thể tiếp cận. Người lập danh sách đối chiếu ba phần này để biết cây nào sẽ được xem tại hố nào. Cây chưa xác định được lô được để riêng cho tới khi có biên nhận hoặc ảnh nhận diện phù hợp, không gán theo tên gọi và hình dáng gần giống. Hai cây cùng loài và cùng cỡ chưa chắc cùng mẫu hoặc được phép thay nhau.
Lập danh sách kiểm từ cây đang có tại hố
Mỗi vị trí cần thấy mã hố, mã cây hoặc nhóm cây, mã lô, nguồn ghi trong giao dịch, mẫu đối chiếu, ngày giao và tình trạng thẻ nhận diện. Khi cây đổi hố, hồ sơ giữ vị trí dự kiến, vị trí thực và người chấp thuận. Khi cây thay đã vào hố, thông tin cây cũ vẫn còn để giải thích lần kiểm trước. Ảnh nghiệm thu phải có mốc vị trí và chi tiết liên quan đến tiêu chí; ảnh cả xe không xác định được cây nào đang ở sân trước hay khu tiện ích.
| Phần cần xác định | Giấy tờ hoặc hiện trạng cần xem | Cách xử lý khi chưa khớp |
|---|---|---|
| Nguồn và lô | Mã lô, danh mục thực giao, mẫu được chấp thuận | Tách riêng để xác minh; không suy theo tên cây |
| Cây tại hố | Mã cây hoặc nhóm cây, mã vị trí, ảnh tại chỗ | Khoanh vị trí chưa xác định được lô |
| Kết quả kiểm | Tiêu chí, phần đạt hoặc lệch, người kiểm và thời điểm | Mô tả đúng giới hạn quan sát |
| Quyết định xử lý | Giữ, chỉnh, thay, kiểm thêm; người có quyền duyệt | Không đổi cây hoặc lô bằng thỏa thuận miệng |
Tên nguồn trên danh sách chỉ giúp nhận biết cây thuộc giao dịch nào, không tự xác nhận xuất xứ thương mại hoặc lượng cây đang sẵn. Nếu dự án cần xác nhận xuất xứ, phải dùng chứng từ phù hợp của đúng lô. Nếu kế hoạch có nguồn dự phòng, người điều phối vẫn phải xác nhận lô cụ thể, mẫu và khả năng giao ở thời điểm cần thay. Không ghi nguồn dự phòng như một cam kết hàng chắc chắn có. Ranh giới này tránh khẳng định vượt quá giấy tờ hiện có và giữ cho biên bản nghiệm thu tập trung vào cây thực tế đã đến và đang ở vị trí nào.
Khoanh sai lệch đúng cây trước khi xem xét cả lô
Tại hố, người kiểm so quy cách đã chấp thuận, tình trạng bầu và phần trồng có thể quan sát. Nếu chỉ vài cây lệch, ghi đúng mã và vị trí trước khi quyết định có cần kiểm rộng hơn. Cây đạt, cây cần chỉnh, cây chưa tiếp cận được và cây chưa xác định được lô phải nằm ở các nhóm riêng. Nhiều sai lệch trong một lô là lý do xem thêm cây cùng lô, không phải căn cứ tự động loại toàn bộ. Một cây đạt cũng không chứng minh những cây còn lại đều đạt.
Ảnh sai lệch gắn mã hố và thời điểm. Nếu dấu hiệu đã xuất hiện trên biên nhận tại điểm giao, người kiểm dẫn lại mốc đó; nếu chỉ thấy sau vận chuyển nội bộ hoặc sau trồng, cần xem ảnh ở các lần bàn giao liên quan. Thiếu một mốc quan sát thì biên bản nêu giới hạn chứng cứ, không quy chắc nguyên nhân cho bên giao, đội trồng hay nơi chuẩn bị cây. Người được phân quyền theo hợp đồng quyết định giữ, chỉnh, thay hoặc chấp nhận ngoại lệ.
- Nhận phần đạt theo đúng mã cây và vị trí, không theo tổng số của cả nguồn.
- Giữ riêng cây sai mẫu, mất nhãn hoặc chưa xác định được lô để kiểm lại.
- Ghi mã cũ, mã mới và người duyệt khi thay cây hoặc thay lô.
- Giữ các lần kiểm của cùng vị trí trong một hồ sơ, không tạo thêm vị trí giả.
- Thông báo rõ khu cư dân nào đã nhận lại và khu nào còn cô lập để xử lý.
Nếu thay bằng lô khác, mẫu của lô mới phải được kiểm và chấp thuận theo quy trình của dự án trước khi cây vào hố. Biên nhận cây thay ghi mã mới, lô mới, thời điểm và người nhận; bảng vị trí giữ lý do cây cũ bị loại hoặc chuyển đi. Không mặc định cây cùng tên thương mại sẽ tương đương với mẫu ban đầu. Khi lô dự phòng khác quy cách, bên mua và đầu mối kỹ thuật phải quyết định có chấp thuận thay đổi hay điều chỉnh vị trí. Đội thi công không tự cắt tán, đổi bầu hoặc đổi hố để làm bảng số lượng trông đủ.
Nghiệm thu cây và bàn giao mặt bằng được ký riêng
Sau buổi kiểm, biên bản cây liệt kê vị trí đạt, cần chỉnh, chưa thể kết luận và quyết định về lô thay. Biên bản mặt bằng ghi rào, vật liệu, thiết bị cùng phần lối đã trả cho cư dân. Hai kết quả không thay nhau: cây đạt nhưng khu có thể chưa dọn xong; khu đã mở lại nhưng một hố vẫn được bảo vệ để chờ cây mới. Ban quản lý ký phần vận hành khu, người kiểm ký phần cây, bên giao và đội trồng ký đúng mốc họ thực hiện.
Bộ hồ sơ bàn giao gồm danh mục thực giao theo nguồn, danh sách phân bổ lô cây vào từng hố, ảnh tại vị trí, kết quả kiểm, quyết định thay và lịch xem lại. Nếu SADECX cung cấp một phần lô, SADECX có thể bàn giao mã lô, ảnh nhận diện và biên nhận của phần giao dịch đó; giấy tờ của chặng giao không thay kết luận tại hố. Người mua nhờ đó xử lý đúng cây có vấn đề mà không kéo mọi nguồn vào cùng một tranh luận.