Mưa có thể làm ngày giao, ngày trồng và ngày nghiệm thu tách xa nhau. Người kiểm cần xác định cây nào còn ở nơi giữ, cây nào đã vào hố, phần nào đã bị che và khu vực nào ban quản lý cho phép tiếp cận.
Sau mưa kéo dài, buổi nghiệm thu nên bắt đầu bằng câu hỏi hố nào có thể tiếp cận và kiểm được, không phải tổng cộng bao nhiêu cây đã giao. Một cây có thể còn ở nơi giữ tạm, đã đặt vào hố nhưng chưa hoàn thiện, hoặc đã trồng trước lúc công việc phải hoãn. Người kiểm đối chiếu mã cây, mã hố, ảnh tại mốc hoãn, hiện trạng mới và người đang quản lý khu. Chỉ phần đã quan sát hoặc có chứng cứ ở mốc kiểm phù hợp mới được kết luận.
Xác định đúng vị trí có thể kiểm sau mưa
Danh mục buổi kiểm lấy từ cây thực giao và vị trí thực trồng, không sao nguyên đơn đặt hàng. Mỗi cây có mã lô, mã hố, ngày giao, ngày trồng nếu có, mốc hoãn và lần cập nhật gần nhất. Cây chuyển sang hố khác phải giữ cả vị trí ban đầu cùng người duyệt thay đổi. Cây vẫn ở điểm tập kết được ghi là chưa trồng và tách khỏi phần nghiệm thu tại hố. Nhờ vậy phiếu giao đủ số lượng không bị hiểu thành mọi công việc đã hoàn tất.
| Tình hình tại vị trí | Hồ sơ và hiện trạng cần xem | Việc cần quyết định |
|---|---|---|
| Cây còn ở điểm giữ | Biên nhận, ảnh khi nhận, nơi giữ và người theo dõi | Chưa kiểm tại hố; xác định điều kiện đưa cây vào |
| Hố đã mở nhưng chưa đặt cây | Ảnh lúc dừng, tình trạng hố và rào khu vực | Xem hố có thể tiếp tục hay vẫn phải hoãn |
| Cây đã đặt trước mưa | Ảnh lúc dừng, thao tác đã ghi và tình hình hiện tại | Kiểm phần nhìn thấy; nêu giới hạn phần bị che |
| Vị trí đã hoàn tất | Biên bản trước mưa, ảnh hiện tại và xác nhận tiếp cận | Kết luận theo tiêu chí hoặc kiểm lại phần đã thay đổi |
Ở chung cư đang sử dụng, ban quản lý xác nhận khu nào có thể mở, lối nào phải giữ cho cư dân và khoảng thời gian được cô lập. Người kiểm không đưa người hoặc thiết bị qua nền còn yếu chỉ để hoàn thành danh sách trong ngày. Hố chưa tiếp cận được ghi rõ lý do và đầu mối sắp lịch lại; đó chưa phải kết luận cây không đạt. Ngược lại, mặt sân đã khô cũng không chứng minh hố và bầu cây bên dưới đã phù hợp.
Phân biệt phần nhìn thấy và phần đã bị che
Tại hố, người kiểm đối chiếu mã cây, mã vị trí và tiêu chí đã thống nhất trước khi nhìn vào kết quả. Bầu, thân, tán, cao độ và phần hoàn thiện quanh gốc chỉ được kết luận trong phạm vi có thể quan sát hoặc đã có ảnh ở điểm dừng trước khi lấp. Nếu nước mưa làm thay đổi bề mặt đất, cần ghi điều thấy được ở thời điểm kiểm; không suy ngược rằng thao tác dưới đất chắc chắn đúng hoặc sai. Hồ sơ thi công trước mưa có giá trị giải thích cho phần bị che, nhưng thiếu hồ sơ phải được ghi là giới hạn chứng cứ chứ không được bù bằng một ảnh toàn cây.
Cây còn ở nơi giữ được so với ảnh và biên nhận lúc bàn giao. Người kiểm xem thẻ nhận diện, tình trạng bầu cây ở phần quan sát được, dấu nước tập trung và người đã nhận chăm coi. Chờ lâu không tự động có nghĩa cây hỏng; tán còn xanh cũng không chứng minh bầu hoàn toàn bình thường. Khi có khác biệt, ghi ảnh, thời điểm và cây liên quan rồi chuyển người có quyền quyết định giữ, chỉnh hay thay. Cây chưa được phân vào hố không được tính vào kết quả của hố đó.
- Đối chiếu mã cây, mã hố và vị trí thực trước khi ghi kết quả.
- Ghi rõ phần nhìn thấy, phần dựa trên ảnh điểm dừng và phần chưa đủ chứng cứ.
- Tách tình trạng cây khỏi tình trạng lối đi, rào và mặt bằng chung.
- Gắn sai lệch với ảnh, thời điểm, người nhận xử lý và lần kiểm tiếp theo.
- Giữ nguyên lịch sử mốc hoãn; không sửa đè để hồ sơ trông liền mạch hơn.
Kết luận từng hố, không bù trừ bằng tổng số cây
Kết quả nên có ba nhóm rõ: đủ điều kiện xác nhận theo tiêu chí, cần chỉnh rồi kiểm lại, và chưa thể kết luận. Một vị trí đạt không bù cho vị trí khác còn thiếu cây hoặc sai lệch; một khu chưa tiếp cận được cũng không làm mất kết quả của khu đã kiểm độc lập. Với cây cần chỉnh, biên bản nêu chi tiết cần xử lý, người chịu trách nhiệm và điều kiện kiểm lại. Với cây phải thay, giữ mã cũ, lý do, người duyệt và mã cây mới khi có. Người kiểm hiện trường ghi kết quả quan sát; quyền chấp nhận ngoại lệ hoặc thay đổi tiêu chí thuộc đầu mối được phân quyền theo hợp đồng.
Nếu mưa làm lùi buổi kiểm, ngày nghiệm thu và điều kiện ghi nhận khối lượng vẫn phải đi theo thỏa thuận cụ thể. Phiếu giao, nhật ký trồng và biên bản nghiệm thu trả lời ba việc khác nhau; không dùng ngày giao để lấp mốc kiểm bị hoãn. Trường hợp cần chứng từ thương mại, bộ phận có trách nhiệm đối chiếu pháp nhân, hạng mục, điều khoản và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý. Biên bản tại hố ghi lại tình hình thực tế cho bộ phận đó xem xét, không tự quyết định cách lập hóa đơn hay thời điểm thanh toán.
Rời buổi kiểm sau khi bàn giao rõ mặt bằng
Trước khi rời khu, đội hiện trường và ban quản lý kiểm rào, vật liệu, nước đọng, lối cư dân cùng những hố chưa xử lý xong. Cây có thể đạt tiêu chí nhưng khu vẫn chưa mở được vì nền yếu hoặc thiết bị chưa rút. Ngược lại, khu có thể trả cho cư dân trong khi một cây còn phải kiểm lại, nếu hố đã được bảo vệ đúng cách. Kết quả kỹ thuật và xác nhận mặt bằng được ký riêng để mỗi bên chịu trách nhiệm đúng phần đã xem.
Hồ sơ cuối của đợt kiểm gồm danh mục vị trí thực, ảnh trước hoãn và sau mưa, biên bản điểm dừng, kết quả từng hố, danh sách sai lệch và xác nhận khôi phục khu vực. Nếu SADECX tham gia cung cấp hoặc giao cây, mã lô và biên nhận thuộc phạm vi giao dịch giúp xác định cây đã giao đang ở vị trí nào; kết luận nghiệm thu và điều kiện mở lại khu vẫn do các đầu mối của dự án xác nhận theo vai trò. Nhìn theo từng mốc, bên mua biết hố nào đã xong, hố nào còn phải kiểm hoặc xử lý và ai đang phụ trách.