Khi cây tới qua nhiều đợt, một biên bản tổng dễ che cây thay, vị trí sai hoặc khu chưa thể vào. Biên bản của từng lần giao cần ghi danh mục thực tế, tiêu chí, ảnh, người kiểm và sai lệch riêng; hồ sơ cuối tổng hợp mà không xóa các lần trước.
Nghiệm thu cây giao nhiều đợt ở chung cư nên thực hiện theo những nhóm vị trí đã có cây và có thể tiếp cận, không chờ đến cuối dự án mới lập một biên bản tổng. Trước mỗi lần kiểm, đối chiếu danh sách thực giao với vị trí đã trồng và khu ban quản lý cho phép vào. Cây của đợt sau chưa tới không có trong kết quả lần này; cây đã tới nhưng khu chưa mở được ghi chưa kiểm. Cùng một mã vị trí được dùng xuyên suốt để tránh tính một cây hai lần.
Danh mục của buổi kiểm nêu mã cây hoặc lô, vị trí dự kiến, vị trí thực tế, tiêu chí áp dụng và ngày khu vực sẵn sàng. Nếu cây được thay giữa hai đợt, quyết định thay cùng mã cũ và mã mới phải có trước khi đi hiện trường. Bên giao xác nhận lô tại điểm nhận; đội trồng xác nhận phần làm tại hố. Người nghiệm thu xem cây đúng vị trí hoặc dùng chứng cứ tại mốc kiểm đã thỏa thuận cho phần bị che, không ký dựa trên lịch xe.
Chốt đúng những vị trí sẽ được kiểm trong lần này
Chung cư đang hoạt động thường chỉ cho mở từng sân hoặc tuyến đi bộ vào những giờ khác nhau. Ban quản lý xác nhận phạm vi có thể vào, giờ kiểm và lối phải giữ cho cư dân. Biên bản chỉ bao gồm phần người kiểm thực sự tiếp cận. Một hố chưa nhìn được vì khu còn rào được ghi 'chưa kiểm' cùng lý do và người sắp lịch, không bị coi là không đạt. Nếu đã quan sát thấy sai quy cách, sai lệch phải được ghi ngay, không đổi thành 'chưa kiểm' chỉ vì hết giờ.
Tại hố, người kiểm đối chiếu mã vị trí với cây thực có mặt, quy cách theo hồ sơ và tình trạng nhìn thấy. Ảnh toàn cây nên đi cùng ảnh chi tiết nơi phát hiện sai lệch, có mốc vị trí và thời điểm. Các thao tác bị che sau khi hoàn thiện cần hồ sơ của điểm dừng thi công nếu tiêu chí nghiệm thu đòi kiểm chúng. Kết quả ghi đạt, cần chỉnh hoặc chưa thể kết luận theo điều kiện tại lúc kiểm. Một cây đến đúng đợt nhưng sai hố vẫn phải được xử lý theo vị trí thực, không được đưa vào số đạt ở vị trí dự kiến.
Kết luận tại hố, không theo danh sách xe
Một lần kiểm có thể nhận một phần. Biên bản đếm các vị trí đạt, cần chỉnh và chưa kiểm theo mã, rồi mô tả sai lệch đủ cụ thể để đội xử lý biết phải làm gì. Khi thay cây, ghi ngày cây cũ ra khỏi khu và ngày cây mới được kiểm. Khi chỉnh tại chỗ, lần kiểm sau dẫn lại kết quả cũ, không phát sinh thêm một cây trên tổng số. Nhờ đó đợt sau không làm số cây đạt tăng giả do cùng một hố bị tính lại.
Danh sách tồn tại giúp lần kiểm sau tiếp tục đúng chỗ. Mỗi mục ghi mã vị trí, kết quả trước, ảnh liên quan, việc phải sửa, người nhận và ngày dự kiến kiểm lại. Trước khi xe của đợt mới vào, rà những vị trí cũ nằm trên tuyến vận chuyển hoặc gần điểm tập kết. Nếu cây từng đạt bị tác động, ghi hiện trạng trước và sau cùng thời điểm phát hiện; không quy ngay cho đội vừa vào khu khi chưa có căn cứ.
- Giữ kết quả và ảnh của lần kiểm trước theo mã vị trí.
- Ghi việc phải sửa, người nhận và ngày dự kiến kiểm lại.
- Chỉ cập nhật kết quả sau khi người kiểm xem đúng chi tiết còn thiếu.
Lần kiểm sau phải tiếp tục đúng sai lệch cũ
Khi hoạt động của cư dân làm buổi kiểm phải dời, biên bản giữ danh sách hố chưa xem và người trông coi khu vực. Nếu rào có thể tháo để mở lối nhưng một chi tiết kỹ thuật vẫn phải kiểm sau, ban quản lý và giám sát ghi hai việc riêng: điều kiện dùng lại khu và nội dung kỹ thuật còn phải xem. Xác nhận trả mặt bằng không phải là nghiệm thu cây; cây đạt cũng không cho phép để vật liệu cản lối.
Lúc chốt một đợt, người kiểm đi lại đúng các vị trí thuộc biên bản, xem tình trạng cây và mặt bằng tại thời điểm đó rồi đối chiếu với ảnh đã ghi. Nếu có ngoại lệ so với tiêu chí, người có quyền duyệt theo thỏa thuận phải ghi phạm vi và lý do; người chụp ảnh không tự tạo ngoại lệ. Mã lô và mã hố được ghi trong phụ lục để bên mua nhận ra cây nào đã được thay mà không phải xem lại toàn bộ giấy tờ vận chuyển. Mỗi chữ ký cần gắn với việc người đó đã xem: giao cây, trồng, kiểm cây hoặc nhận lại khu.
Bàn giao khu cư dân và nghiệm thu cây là hai việc
Bản tổng hợp cuối dự án là mục lục của các biên bản theo đợt, không thay thế chúng. Với mỗi mã vị trí, người mua nhìn được ngày giao, ngày trồng, các lần kiểm, kết quả gần nhất và sai lệch chưa xử lý. Khi một khu được kiểm hai lần, hồ sơ nói rõ phần nào chuyển sang lần sau. Cách tổng hợp này phân biệt vấn đề kéo dài từ đợt trước với việc mới phát sinh ở đợt cuối.
SADECX có thể bàn giao mã lô, biên nhận và giấy tờ thuộc phần cung cấp hoặc thực hiện công việc được giao trong dự án cụ thể, nhưng kết luận nghiệm thu thuộc người kiểm có thẩm quyền theo thỏa thuận. Ban quản lý chung cư xác nhận quyền tiếp cận và điều kiện dùng lại khu cư dân; đội trồng xác nhận phần chỉnh sửa đã thực hiện. Không coi việc SADECX giao đủ cây là bằng chứng mọi vị trí đã đạt. Khi vai trò được viết rõ trên biên bản theo đợt, phần cần sửa có đúng người nhận và phần đạt có thể được xác nhận mà không chờ toàn khu kết thúc.