Một tên cây có thể đi kèm nhiều ngày giao, mẫu và đơn vị thực hiện. Đối chiếu từ mã hố về biên nhận của đúng lô giúp xử lý đúng trách nhiệm mà không kéo những cây không liên quan vào cùng yêu cầu.
Trong một chung cư dùng cây từ nhiều nguồn, phản ánh 'nhóm cây này có vấn đề' chưa đủ để quyết định bảo hành. Người tiếp nhận cần mã hố, ảnh cây hiện tại, thời điểm phát hiện và người báo; từ đó đối chiếu mã cây, mã lô, mẫu đối chiếu cùng biên nhận của đúng phần giao dịch. Nếu vị trí từng thay cây, phải xác định cây đang đứng tại hố thay vì dừng ở danh mục nghiệm thu cũ. Tổng số đã giao hoặc tên cây giống nhau không cho biết yêu cầu thuộc lô nào và điều khoản nào.
- Mã vị trí nơi cây đang được theo dõi.
- Mã cây hoặc cách nhận diện đã được lưu tại hố.
- Mã lô, nguồn trong giao dịch và mẫu đã được chấp thuận.
- Biên nhận giao, ảnh khi trồng và kết quả kiểm gần nhất.
- Ngày phát hiện, dấu hiệu hiện tại và người đang giữ yêu cầu.
Khi thẻ nhận diện còn rõ, so nó với danh sách phân bổ lô và ảnh lúc trồng. Nếu thẻ mất, dùng biên nhận, ghi chép chuyển nội bộ, ảnh vị trí và lịch sử thay cây để xác minh; không đoán theo cây đứng cạnh hoặc trí nhớ của ca trước. Chưa xác định được lô thì yêu cầu vẫn được tiếp nhận, nhưng đầu mối phải nói rõ giấy tờ hoặc ảnh nào cần tìm và khi nào phản hồi. Không chọn tạm một nguồn chỉ để hồ sơ trông hoàn chỉnh.
Đối chiếu từ hố về đúng lô trước khi áp điều khoản
Mốc và phạm vi bảo hành được đọc từ hợp đồng cùng biên bản của cây hoặc phần việc đã xác định. Hai cây cùng loài nhưng thuộc hai lô có thể khác ngày giao, mẫu duyệt hoặc bên thực hiện; không dùng mốc của lô này cho lô khác. Người kiểm mô tả dấu hiệu và so với ảnh của đúng cây. Nếu một vết đã có lúc giao, phải dẫn lại mốc đó; nếu chỉ xuất hiện sau trồng hoặc chăm giữ, cần xem thêm những lần bàn giao liên quan. Chỗ thiếu ảnh được ghi là giới hạn chứng cứ.
Tên nguồn trên bảng chỉ phục vụ truy nguyên giao dịch. Nó không tự xác nhận xuất xứ thương mại hay tình trạng sẵn hàng. Khi cần xác nhận xuất xứ, phải có chứng từ phù hợp của đúng lô. Khi cần cây thay, danh sách nguồn dự phòng chỉ là phương án; người điều phối phải xác nhận lô thực, mẫu và khả năng giao ở thời điểm đó. Không hẹn lịch thay với chung cư dựa trên một tên nguồn chưa gắn với lô cụ thể.
| Nhóm | Cách ghi | Quyết định tiếp |
|---|---|---|
| Đã xác định đúng lô, đủ chứng cứ | Mã hố, lô, ảnh, điều khoản và dấu hiệu | Xác định phần xử lý, người làm và lịch kiểm lại |
| Đã thấy cây, chưa xác định được lô | Ảnh hiện tại và phần hồ sơ chưa tìm thấy | Bổ sung giấy tờ, chưa áp điều khoản theo nguồn |
| Một phần lô có dấu hiệu | Danh sách vị trí cụ thể | Kiểm thêm nơi có căn cứ, không giữ cả lô mặc định |
| Cần lô thay | Mã cây cũ và mới, mẫu, người duyệt | Chốt việc giao, trồng và mốc kiểm sau thay theo thỏa thuận |
Khoanh yêu cầu đúng nhóm cây đã quan sát
Người kiểm tách cây đã quan sát, cây chưa tiếp cận được, cây có dấu hiệu và cây chưa xác định được lô. Nhiều cây cùng lô có biểu hiện giống nhau là lý do kiểm rộng hơn, chưa phải bằng chứng mọi cây của nguồn đều không đạt. Cây ở nhiều lô có cùng dấu hiệu cũng phải giữ mã riêng vì điều kiện trồng, vị trí và chăm giữ có thể khác. Phạm vi khảo sát mở theo bằng chứng tại hiện trường, không theo tên nguồn hoặc một tỷ lệ đặt trước.
Điều kiện loại trừ phải áp vào sự kiện của từng cây. Một ghi chú chung về chăm sóc không đủ nếu chưa rõ ai nhận việc, từ ngày nào và nhật ký thể hiện ra sao. Người kiểm đề xuất bước xử lý trên phần đã quan sát; người được phân quyền quyết định trong hay ngoài phạm vi theo hợp đồng. Kết quả gốc được giữ để lần kiểm sau biết cây nào đã thay đổi. Không sửa đè ảnh hoặc mã lô để làm cho quyết định mới trông như đã có từ đầu.
Dùng lô thay mà vẫn giữ lịch sử cây cũ
Khi quyết định thay, lịch sử của hố giữ mã cây cũ, lý do, người duyệt, tình trạng lúc tháo, mã cây mới và lô mới. Mẫu của lô mới được kiểm trước khi đưa vào vị trí. Nếu quy cách khác, bên mua và đầu mối kỹ thuật phải chấp thuận; đội hiện trường không tự chỉnh cây để làm cho hai mẫu trông giống nhau. Mốc áp dụng sau thay đi theo thỏa thuận liên quan, không mặc định bắt đầu lại hoặc nối tiếp như cũ.
Việc đưa cây mới vào khu cư dân cần biên nhận ở điểm giao, ghi nhận tại hố và xác nhận hoàn trả mặt bằng. Bên giao ký tình trạng lúc bàn giao; đội trồng ký cây thực đặt vào hố; người kiểm ký kết quả; ban quản lý nhận lại khu. Nếu tuyến vận chuyển làm phát sinh hư hại mặt bằng, phần đó được ghi riêng. Một quyết định thay cây không tự bao gồm mọi chi phí hoặc công việc ở khu chung; phạm vi phát sinh phải được chấp thuận theo hồ sơ.
Kết thúc từng vị trí, không chờ mọi nguồn
Bộ hồ sơ xử lý gồm thông tin tiếp nhận, danh sách cây của từng lô tại vị trí, ảnh hiện trạng, điều khoản áp dụng, quyết định, biên nhận lô thay và kết quả kiểm lại. Hố đã đủ căn cứ có thể hoàn tất trong khi hố khác còn chờ cây hoặc giấy tờ xác minh. Nếu SADECX cung cấp một phần, mã lô và biên nhận của phần đó giúp nhận đúng cây; chúng không thay kết luận tại hố hay hồ sơ của nguồn khác.
Cách truy đúng lô giúp phản hồi công bằng và nhanh hơn: bên mua không phải giữ cả danh mục vì một nhóm sai lệch, còn bên cung cấp không bị kéo vào cây ngoài phần giao dịch của mình. Quan trọng nhất, cây thay về sau vẫn có lịch sử rõ, để một phản ánh mới không quay lại tranh luận từ đầu về cây nào từng đứng ở vị trí đó.