Hóa đơn đã phát hành không làm mất quyền kiểm tra một phản ánh hợp lệ, và biên bản kỹ thuật cũng không tự quyết định cách điều chỉnh chứng từ. Mã yêu cầu giúp hai phần cùng nhìn đúng cây mà vẫn giữ riêng thẩm quyền.
Một cây phát sinh vấn đề sau giao trong khi hóa đơn kỳ trước đã được phát hành vẫn phải được kiểm từ hiện trạng. Người tiếp nhận ghi mã vị trí, ảnh, ngày báo và đầu mối; sau đó tìm biên bản nghiệm thu, phạm vi công việc, mốc áp dụng và sai lệch trước đó của đúng cây. Kết quả kiểm cho biết cần theo dõi, chăm chỉnh, sửa phần trồng hay thay cây. Khi việc cần làm và người chịu trách nhiệm đã rõ, hồ sơ mới sang bước thương mại để đối chiếu hợp đồng cùng quy định áp dụng.
Tìm đúng biên bản của cây đang ở vị trí
Biên bản gốc phải cho thấy mã cây hoặc lô, mã vị trí, tiêu chí, kết quả, ngày giờ và người xác nhận. Nếu cây từng được thay, cần theo lịch sử đến cây hiện tại cùng lần kiểm gần nhất. Phiếu giao hoặc hóa đơn không chứng minh cây ở hố đã đạt; ảnh hiện trạng cũng chưa cho biết pháp nhân nào cung cấp, trồng hay chăm giữ. Người kiểm kết luận sự việc tại chỗ, còn người phụ trách thương mại dùng kết luận đó cùng hợp đồng để xử lý chứng từ.
Nếu các giấy tờ dùng mã khác nhau, lập một bảng quy đổi có người xác nhận thay vì sửa chứng từ cũ. Một hố có thể có mã cây cũ, mã cây thay và nhiều lần kiểm; hồ sơ phải chỉ kết quả nào đang có hiệu lực. Chưa tìm được biên bản gốc thì người phụ trách tiếp tục bổ sung, không loại yêu cầu chỉ vì kỳ hóa đơn đã kết thúc. Ngược lại, hóa đơn có đúng tên hạng mục cũng không đủ để hứa mọi thao tác sẽ được thực hiện miễn phí.
Quyết định công việc trước khi bàn cách ghi nhận
Tại hiện trường, người kiểm mô tả dấu hiệu, điều kiện chăm giữ, phần đã xem và giới hạn quan sát. Điều kiện loại trừ được áp theo điều khoản cùng sự kiện cụ thể. Người có thẩm quyền quyết định việc thuộc phạm vi đã ký, là phát sinh bên mua đề nghị thêm, hay cần kiểm tiếp. Ba trường hợp phải được nói rõ bằng lý do, không đẩy một việc chưa kết luận sang phát sinh cho kịp chứng từ và cũng không gọi mọi sửa chữa mặt bằng là bảo hành cây.
Nếu một yêu cầu gồm cả thay cây và sửa mặt lát do đội vào khu, hai việc cần được ghi riêng. Phần thay cây nêu biện pháp, cây cũ và cây mới cùng kết quả kiểm lại. Phần mặt bằng nêu vị trí hư hại, người yêu cầu, người duyệt và biên nhận hoàn trả. Gộp cả hai dưới một chữ 'bảo hành' sẽ làm mất ranh giới trách nhiệm và khiến bộ phận thương mại khó xác định điều khoản áp dụng. Hai phần vẫn dùng cùng mã yêu cầu để cho thấy chúng phát sinh trong cùng sự việc.
Ghi đúng việc đã làm, không sửa lịch sử nghiệm thu
Khi đội xử lý vào chung cư, ban quản lý xác nhận giờ, vùng cô lập và đầu mối nhận lại khu. Đội ghi công việc thực tế, vật tư hoặc cây thay, ảnh trước sau và việc phải tiếp tục. Người kiểm ghi kết quả sau xử lý cho đúng cây, đồng thời nêu số biên bản gốc. Sai lệch cũ và ngày nghiệm thu ban đầu không bị sửa để chứng từ mới trông liền mạch. Mỗi lần vào khu có thời điểm, người xác nhận và kết quả riêng.
Nếu cây được thay, mã cũ và mã mới cùng xuất hiện trên lịch sử vị trí. Mốc áp dụng sau thay được đọc từ thỏa thuận, không mặc định. Nếu yêu cầu được xác định ngoài phạm vi, quyết định nêu điều khoản, chứng cứ và cách thông báo; báo giá hoặc đề nghị phát sinh là bước tiếp theo, không phải kết quả kiểm cây. Nếu yêu cầu trong phạm vi, hồ sơ cho thấy việc đã thực hiện và kết quả kiểm lại, không chỉ một chứng từ điều chỉnh.
Chuyển sang bước thương mại khi phạm vi đã rõ
Thông tin pháp nhân, hạng mục, thời điểm lập hoặc điều chỉnh hóa đơn và nội dung thuế được bộ phận có trách nhiệm kiểm theo giao dịch cùng quy định áp dụng. Người kiểm hiện trường không chốt thuế suất từ việc cây đã được thay. Nếu phát sinh được duyệt, bộ chứng từ thương mại kèm quyết định phê duyệt và biên bản việc đã làm. Nếu công việc thuộc phạm vi đã ký, cách đối chiếu chứng từ gốc vẫn theo hợp đồng; không có một cách xử lý chung cho mọi trường hợp.
Trước khi chuyển hồ sơ, người phụ trách đặt mã vị trí cạnh biên bản gốc, quyết định phạm vi, biên bản xử lý và khoản đề nghị thanh toán. Thiếu giấy tờ nào thì ghi rõ người bổ sung giấy tờ đó. Một lần vào khu có thể xử lý nhiều hố, nhưng kết quả và chứng cứ vẫn phải ghi riêng cho từng vị trí. Bảng tổng hợp chỉ cộng các khoản có cùng phạm vi và cùng điều kiện ghi nhận; không dùng một số tổng để che vị trí còn chờ kiểm hoặc phát sinh chưa duyệt.
Kết quả kỹ thuật và chứng từ có hai mốc hoàn tất
Yêu cầu kỹ thuật hoàn tất khi công việc đã làm được kiểm và mặt bằng được bàn giao. Phần thương mại hoàn tất khi người có trách nhiệm đối chiếu xong hợp đồng, giá trị và chứng từ. Hai mốc có thể gần nhau nhưng không thay nhau. Hồ sơ VAT đang xử lý không ngăn cây được kiểm xong; chứng từ đã xong cũng không ngăn một phản ánh hợp lệ được xem xét. Dùng chung mã yêu cầu giúp hai bên tra đúng sự việc mà không trộn thẩm quyền.
Nếu SADECX tham gia phần cung cấp hoặc giao cây, mã lô và biên nhận trong phạm vi giao dịch giúp xác định cây cùng phần việc liên quan. Quyết định bảo hành, phát sinh và chứng từ vẫn được các bên có trách nhiệm xác nhận theo hợp đồng. Một bộ hồ sơ rõ ràng cho phép đối chiếu cây tại hố với quyết định xử lý, đồng thời kiểm từng khoản chứng từ bằng công việc thực tế đã làm.