Hồ sơ nguồn không cần dày nhưng phải cho người kiểm biết cây được mua từ đâu trong giao dịch, thuộc lô nào, được xác minh khi nào và đã tới vị trí nào. Tài liệu hoặc ảnh không chỉ được lô thực giao nên được bổ sung hoặc loại khỏi căn cứ nghiệm thu.
Bằng chứng nguồn trong hồ sơ nghiệm thu chỉ có ích khi nó nhận diện được lô thực giao, không phải khi nó mô tả chung một vườn hoặc một khả năng cung cấp. Người kiểm cần biết nguồn cung trong giao dịch, mã lô, cây hoặc nhóm cây, thời điểm xác minh và người xác nhận. Ảnh đối chiếu phải cho thấy dấu nhận diện hoặc bối cảnh đủ rõ để biết ảnh thuộc lô nào. Danh sách giao và biên nhận phải cho biết cây thực đã rời nguồn, qua mốc nào và được ai tiếp quản. Một ảnh toàn cảnh đẹp, một lời giới thiệu nguồn hoặc một xác nhận tồn cây không chỉ đúng lô thì không nên được dùng làm căn cứ cho nghiệm thu và thanh toán.
Giữ tài liệu chứng minh cây thật, không giữ lời khẳng định rộng
Một bộ hồ sơ nguồn thường bắt đầu bằng danh sách lô được mua, kết quả kiểm, ảnh, biên nhận tại nơi giao và danh sách cây thực tới công trình. Nếu bên mua yêu cầu giấy tờ về nguồn hoặc thông tin khác, phạm vi phải phù hợp với giao dịch và được kiểm theo quy định áp dụng. Không tự suy xuất xứ, quyền sở hữu hay năng lực thường xuyên của nơi cung cấp từ một phiếu giao cây. Tài liệu chỉ nói điều nó thực sự chứng minh. Khi một giấy tờ nêu nhiều lô, phần dùng cho hồ sơ phải chỉ ra lô nào liên quan. Nếu không xác định được, bên mua yêu cầu bổ sung nhận diện thay vì giữ tài liệu như vật trang trí cho bộ nghiệm thu.
| Loại bằng chứng | Cần thấy gì | Giới hạn |
|---|---|---|
| Danh sách lô | Nguồn giao dịch, mã lô, cây và số lượng | Không chứng minh cây đã giao |
| Ảnh tại nguồn | Cây hoặc nhóm cây có nhận diện và thời điểm | Không thay biên nhận |
| Biên nhận rời nguồn | Cây thực, bên giao, bên nhận và mốc bàn giao | Không thay nghiệm thu tại công trình |
| Danh sách nhận tại dự án | Cây, lô, vị trí và kết quả nhận | Không chứng minh tồn kho còn lại |
Ảnh có giá trị khi người khác đối chiếu được với danh sách. Ảnh toàn cây cần thấy mã hoặc dấu phân biệt; ảnh chi tiết cần chỉ rõ cây nào và đặc điểm gì; ảnh nhóm cần cho biết phạm vi số cây có thể nhận diện. Ngày chụp và người chụp đi cùng hồ sơ. Nếu ảnh được gửi lại từ một thời điểm khác, tài liệu phải nói rõ để người kiểm không hiểu đó là tình trạng trước chuyến đang nghiệm thu. Không chỉnh màu hoặc cắt bỏ phần nhận diện quan trọng. Nếu cây thay sau khi chụp, cây mới cần ảnh và kết quả riêng. Một cây giống ảnh về hình dáng nhưng khác mã lô chưa thể được coi là cùng đối tượng.
Danh sách tại nguồn cần khớp với cây được bàn giao bằng những thông tin bình thường: tên hạng mục, mã lô, số cây, dấu nhận diện và người giao. Khi cây đổi xe hoặc qua điểm tập kết, biên nhận sau ghi lại đúng cây và bên tiếp quản. Không cần một hệ thống ký hiệu phức tạp nếu các giấy tờ đang có đã đủ để nhận ra cây. Nếu nhãn bị thay, xác nhận nêu nhãn cũ, nhãn mới, cây thực và thời điểm. Nếu một cây mất nhãn, cây đó được tách riêng để xác minh; không chọn một mã chưa dùng rồi gắn vào. Cách xử lý này bảo vệ lô thực giao khỏi việc bị nhập nhầm với cây cùng tên.
Nghiệm thu tại công trình phải chỉ đúng cây và vị trí
- Đối chiếu cây nhận với danh sách và biên nhận của đúng lô.
- Ghi vị trí hoặc nhóm vị trí mà cây thực được bàn giao.
- Xác nhận quy cách và tình trạng trong phạm vi có thể kiểm.
- Tách cây thiếu nhận diện hoặc có sai lệch để xử lý riêng.
- Giữ quyết định thay cây, thay lô hoặc chấp thuận ngoại lệ nếu có.
Biên bản nghiệm thu không nên chỉ ghi tổng số và tên nơi cung cấp. Mỗi cây hoặc nhóm nhận diện được cần có mã lô, vị trí và kết quả. Nếu một lô giao cho nhiều khu, danh sách phân bổ nói rõ số cây tại từng khu. Nếu cây chuyển vị trí sau khi nhận, xác nhận bổ sung giữ cả vị trí ban đầu và vị trí mới. Cây bị thay cần mã cũ, mã mới cùng lý do. Phần chưa đủ nhận diện không được cộng vào số nghiệm thu, nhưng cũng không bị loại vô căn cứ; hồ sơ nêu việc cần bổ sung và người quyết định. Kết quả về cây đứng riêng với biên nhận mặt bằng hoặc thiết bị.
Điều kiện ven sông được chứng minh bằng xác nhận hiện trường riêng
Tên gọi công trình ven sông không tạo ra một tiêu chuẩn chung về nền, mép bờ hay khoảng tiếp cận. Ban quản lý và bên phụ trách công trình xác nhận khu vực theo hồ sơ cùng hiện trạng thuộc trách nhiệm của họ. Đơn vị vận hành đánh giá phương tiện. Ảnh hoặc sơ đồ phải gắn vị trí cùng thời điểm; chúng không tự chứng minh tải nền nếu thiếu người có trách nhiệm kết luận. Những xác nhận này được lưu với lần giao liên quan vì chúng giải thích cây đã được tiếp nhận thế nào. Tuy nhiên, chúng không chứng minh nguồn cây, cũng không thay kết quả nghiệm thu. Người kiểm hồ sơ cần thấy rõ giấy tờ nào nói về cây và giấy tờ nào nói về điều kiện thực hiện.
Khi một tài liệu nguồn không xác định được lô thực giao, có ba cách xử lý. Nếu thiếu một chi tiết có thể xác nhận, yêu cầu bổ sung bằng biên nhận, danh sách hoặc xác nhận của người chứng kiến phù hợp. Nếu tài liệu nói về lô khác, loại khỏi căn cứ của lần nghiệm thu này nhưng vẫn giữ ở hồ sơ liên quan nếu cần. Nếu tài liệu chỉ là thông tin tham khảo chung, ghi đúng vai trò và không dùng để chứng minh khối lượng. Không sửa ngày, mã hoặc tên lô trên giấy cũ để làm khớp. Một xác nhận bổ sung phải nói rõ căn cứ, người ký và sự việc thật, đồng thời giữ nguyên tài liệu ban đầu.
Thanh toán theo cây và phần việc đã có căn cứ
Đề nghị thanh toán có thể dẫn đơn hàng, danh sách giao, biên nhận, nghiệm thu và thay đổi đã duyệt. Bằng chứng nguồn giúp xác định đúng cây và lô trong phần được đề nghị, nhưng không tự xác định giá, thời điểm lập hóa đơn hay nghĩa vụ thuế. Người phụ trách hợp đồng đối chiếu phạm vi cùng điều khoản; bộ phận kế toán hoặc thuế xử lý chứng từ theo quy định áp dụng; người kỹ thuật xác nhận cây. Nếu một phần lô còn chờ nhận diện hoặc nghiệm thu, hồ sơ giới hạn ở phần đã đủ căn cứ theo thỏa thuận. Không dùng tổng giá để suy lô đã giao đủ, và không dùng ảnh nguồn để thay chữ ký nhận cây tại công trình.
Một phép kiểm đơn giản là chọn một cây trong đề nghị thanh toán và xác định lần lượt: cây thuộc hạng mục nào, đến từ lô nào, ảnh nào nhận ra cây, ai giao, ai nhận, cây ở vị trí nào và kết quả nghiệm thu ra sao. Sau đó chọn một mã lô trong hồ sơ nguồn và xác định những cây nào của lô đó thực sự đã giao. Nếu hai hướng đều trả lời được bằng giấy tờ hiện có, bộ hồ sơ có khả năng kiểm tra. Nếu chỉ trả lời bằng tổng số hoặc lời giải thích miệng, cần bổ sung trước khi xác nhận. Cách kiểm này tập trung vào cây thực thay vì độ dày của tập tài liệu.
Giới hạn xác nhận của SADECX theo giao dịch cụ thể
Khi SADECX là bên cung cấp hoặc giao cây trong một giao dịch cụ thể, SADECX có thể xác nhận lô, cây, ảnh và biên nhận do mình thực hiện. SADECX không nên khẳng định tồn kho, xuất xứ hoặc năng lực của nguồn vượt quá chứng từ cùng lần kiểm hiện có. Ban quản lý xác nhận điều kiện công trường; người mua quyết định lô được sử dụng; các đầu mối kỹ thuật nghiệm thu cây theo phạm vi được giao. Mỗi bên ký phần mình biết giúp hồ sơ có độ tin cậy thực tế. Một lời xác nhận rộng từ một bên không thay được chuỗi sự kiện đã diễn ra giữa nơi giao cây và vị trí nhận.
Bộ hồ sơ nguồn đủ dùng không nhất thiết nhiều giấy. Nó cần danh sách lô rõ, ảnh đúng cây, ngày và người xác nhận, biên nhận khi chuyển trách nhiệm, danh sách cây tới công trình, vị trí cùng kết quả nghiệm thu. Tài liệu thay đổi giữ cây cũ, cây mới và lý do. Xác nhận mặt bằng ven sông đứng ở phần hiện trường, không bị trộn thành lời bảo đảm về cây. Khi mọi giấy tờ nhận ra được lô thực giao, bên mua có thể yêu cầu bổ sung đúng chỗ hoặc loại một bằng chứng không liên quan mà không làm mất phần hồ sơ đã chắc chắn. Đó là tiêu chí quan trọng hơn số lượng ảnh hay con dấu trong tập tài liệu.